Der Zugriff auf Kassendaten einer Einzelunternehmerin innerhalb einer Außenprüfung
Der Bundesfinanzhof hatte in einem aktuellen Fall zu entscheiden, ob das Finanzamt Zugriff auf die Kassendaten einer Einzelunternehmerin innerhalb einer Außenprüfung hat. Zu entscheiden war die Frage, ob die Daten zum Warenverkauf vom Datenzugriffsrecht des FA umfasst sind, da die Einzelunternehmerin nicht zur Einzelaufzeichnung verpflichtet war.
In dem Streitfall erzielte eine Einzelhändlerin gewerbliche Einkünfte aus dem Betrieb einer Apotheke. Sie war nach §§ 238 ff. des Handelsgesetzbuchs (HGB) buchführungspflichtig und verwendete ein speziell für Apotheken entwickeltes PC-gestütztes Erlöserfassungssystem mit integrierter Warenwirtschaftsverwaltung.
Die Tageseinnahmen wurden über modulare PC-Registrierkassen erfasst, dann durch Tagesendsummenbons mit anschließender Nullstellung ausgewertet und als Summe in ein manuell geführtes Kassenbuch eingetragen.
Das Finanzamt ordnete für die Streitjahre eine Außenprüfung bei der Einzelhändlerin an. Zusammen mit der Prüfungsanordnung bat es um die Vorlage der ggf. in elektronischer Form gefertigten Buchhaltung auf einem maschinell verwertbaren Datenträger.
Zur Prüfungsvorbereitung forderte der Prüfer zudem, bestimmte Daten aus dem Warenwirtschaftssystem – u. a. die „Einzeldaten der Registrierkasse (Journal der EDV-Kasse sowie Daten der Z-Bons)“ und die „Einzeldaten des Warenverkaufs“ – in elektronisch verwertbarer Form vorzulegen.
Die Einzelhändlerin übersandte daraufhin eine CD mit bereitgestellten Daten des Kassensystems. Die Datei mit der Einzeldokumentation der Verkäufe hatte sie zuvor entfernt, da sie der Ansicht war, das Finanzamt habe kein entsprechendes Zugriffsrecht.
Die Einzelunternehmerin war der Auffassung, dass das Finanzamt nicht berechtigt gewesen sei, Einsicht in die angeforderte Verkaufsdatei zu nehmen, weil sie nicht verpflichtet gewesen sei, die von ihr getätigten Verkäufe im Einzelnen manuell oder auf einem Datenträger aufzuzeichnen.
Die Entscheidung
Mit Urteil vom 16.12.2014 (Az. X R 42/13) hat der Bundesfinanzhof (BFH) entschieden, dass Einzelhändler nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung verpflichtet sind, im Rahmen der Zumutbarkeit sämtliche Geschäftsvorfälle einschließlich der über die Kasse bar vereinnahmten Umsätze einzeln aufzuzeichnen.
Anders als das Finanzgericht kam der BFH zu dem Ergebnis, dass die Einzelunternehmerin nach § 238 Abs. 1 Satz 1 des Handelsgesetzbuchs zur Aufzeichnung der einzelnen Geschäftsvorfälle verpflichtet war und die Kassendaten der Finanzbehörde in elektronisch verwertbarer Form überlassen musste.
Die Buchführung müsse stets einen zuverlässigen Einblick in den Ablauf aller Geschäfte geben. Dritten müsse es möglich sein, den Ablauf und den Inhalt aller Geschäfte zu überprüfen. Deshalb sei es nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung erforderlich, dass verdichtete Buchungen in Einzelpositionen aufgegliedert werden könnten.
Dies gelte auch für Bargeschäfte, sofern Einzelaufzeichnungen dem Steuerpflichtigen zumutbar seien. Er könne zwar frei entscheiden, wie er seine Warenverkäufe erfasse. Entscheide er sich aber für ein Kassensystem, das sämtliche Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufzeichne sowie diese speichere, könne er sich nicht auf die Unzumutbarkeit der Aufzeichnungsverpflichtung berufen und müsse seine Aufzeichnungen auch aufbewahren.
Die Finanzbehörde habe dann innerhalb einer Außenprüfung das Recht, die mithilfe des Datenverarbeitungssystems (PC-Kasse) erstellten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Prüfung anzufordern.
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