Neues Lohnnachweisverfahren ab 2017
Mit dem 5. SGB-IV-Änderungsgesetz wird das elektronische Verfahren zur Erstellung des Lohnnachweises für die Unfallversicherung zum 1. Januar 2017 neu gestaltet.
Seit 2009 sind die beschäftigtenbezogenen Unfallversicherungsdaten in den SV-Meldungen enthalten. Zusätzlich ist der Lohnnachweis als Grundlage des Beitragsbescheids der Unfallversicherung jährlich von den Unternehmern auszufüllen und als Papierformular an die Unfallversicherungsträger zu übersenden.
Dieses Vorgehen wird als aufwendig und auch fehleranfällig bewertet. Die Qualität im elektronischen Lohnnachweisverfahren wird daher vielfach als nicht ausreichend beschrieben. Beispielsweise müsse bei unterjährigen Unterbrechungsmeldungen ein anteiliges Unfallversicherungs-Entgelt fingiert werden.
Neu ab 2017: Abkoppelung der Unfallversicherungsdaten von den Entgeltmeldungen
Um die Qualitätsprobleme zu beheben, wird das Lohnnachweisverfahren ab 2017 neu gestaltet. Ab dem 1. Januar 2016 haben Arbeitgeber die Unfallversicherung-Jahresentgelte in einer Unfallversicherung-Jahresmeldung anzugeben. Die Unfallversicherung-Entgelte eines Arbeitnehmers sind damit nicht mehr in jeder Entgeltmeldung anzugeben. Ab dem Jahr 2017 ist dann zusätzlich zur neuen Unfallversicherung-Jahresmeldung ein neuer elektronischer Lohnnachweis an die Unfallversicherung zu übermitteln.
Die Übermittlung wird parallel zum Papierlohnnachweis erfolgen
Das neue Direktlohnnachweis-Verfahren sieht vor, dass ein Lohnnachweis für das Kalenderjahr einer Beitragspflicht bis zum 16. Februar des Folgejahres aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder einer systemgeprüften Ausfüllhilfe durch elektronische Datenübertragung durch den Unternehmer an die Unfallversicherung zu übermitteln ist. Fehlerhafte Meldungen sind zu stornieren und neu zu melden.
Der Inhalt des elektronischen Lohnnachweises wird aus vier wesentlichen Bestandteilen bestehen:
- die Mitgliedsnummer des Unternehmers,
- die Betriebsnummer der die Abrechnung durchführenden Stelle und eine Liste der dazugehörigen Beschäftigungsbetriebe,
- die Betriebsnummer des zuständigen Unfallversicherungsträgers sowie
- das in der Unfallversicherung beitragspflichtige Arbeitsentgelt, die geleisteten Arbeitsstunden und die Anzahl der zu meldenden Versicherten, bezogen auf die anzuwendenden Gefahrtarifstellen.
Im Falle einer Insolvenz, der Einstellung des Unternehmens oder der Beendigung aller Beschäftigungsverhältnisse ist der elektronische Lohnnachweis mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen, abzugeben.
Stammdatendienst
Um die Vollständigkeit von Teillohnnachweisen und die damit verbundene korrekte Beitragsberechnung zu gewährleisten, werden die Unfallversicherungsträger eine Stammdatendatei errichten und pflegen. Darin werden der zuständige Unfallversicherungsträger, die Mitgliedsnummer des Unternehmers, die anzuwendenden Gefahrtarifstellen, die dazugehörigen Betriebsnummern der die Abrechnung durchführenden Stellen und der durch diese Stellen abgerechneten Beschäftigungsbetriebe und gegebenenfalls weitere erforderliche Identifikationsmerkmale gespeichert.
Fazit
Ob das neue elektronische Lohnnachweisverfahren bessere Ergebnisse liefert als das bisherige, lässt sich noch nicht beurteilen. Als deutliche Verbesserung wird sich ergeben, dass es dem Arbeitgeber künftig ermöglicht wird, den Lohnnachweis aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder einer systemgeprüften Ausfüllhilfe selbst zu erstellen und zu kontrollieren.
Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.
