Die steuerrechtliche Reisekostenreform 2014
Die steuerrechtliche Reisekostenreform ist zum Jahresbeginn in Kraft getreten. Bereits vor genau einem Jahr haben wir die wesentlichen Züge an dieser Stelle vorgestellt. Wegen der hohen Praxisrelevanz werden die Änderungen hier detailliert unter Berücksichtigung des Anwendungsschreibens des Bundesfinanzministeriums vom 30. September 2013 dargestellt.
Erste Tätigkeitsstätte statt regelmäßiger Arbeitsstätte Zentraler Punkt der Reisekostenreform ist die Definition der ersten Tätigkeitsstätte, die künftig an die Stelle der regelmäßigen Arbeitsstätte tritt. Der Arbeitnehmer kann je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte, ggf. aber auch keine erste, sondern nur auswärtige Tätigkeitsstätten haben.
Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt vorrangig anhand der dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen durch den Arbeitgeber. Voraussetzung ist zudem, dass der Arbeitnehmer in einer ortsfesten Einrichtung dauerhaft tätig werden soll.
Definition der Tätigkeitsstätte Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Fahrzeuge, Flugzeuge, Schiffe oder Tätigkeitsgebiete ohne ortsfeste betriebliche Einrichtungen sind keine Tätigkeitsstätten. Das häusliche Arbeitszimmer des Arbeitnehmers ist keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers. Damit gilt es auch nicht als erste Tätigkeitsstätte.
Beispiel: Der Vertriebsmitarbeiter V für die Region A soll einmal wöchentlich an den Firmensitz nach B fahren, dem er zugeordnet ist. Dort soll er die anfallenden Bürotätigkeiten erledigen und an Dienstbesprechungen teilnehmen. B ist erste Tätigkeitsstätte aufgrund der arbeitsrechtlichen Zuordnung. Dabei ist unerheblich, dass V überwiegend in der Region A und nicht in B tätig werden soll.
Der Anwendungsbereich der ersten Tätigkeitsstätte wird weiter gefasst als der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte. Insbesondere für die Abordnungen innerhalb von Konzernen, für die Zeitarbeitnehmer und für Mitarbeiter, die dauerhaft bei einem Kunden eingesetzt sind, wollte der Gesetzgeber die steuerlichen Vorteile von Dienstreisen ausschließen.
Eine erste Tätigkeitsstätte kann daher eine ortsfeste Einrichtung des Arbeitgebers, die ortsfeste Einrichtung eines verbundenen Unternehmens nach § 15 AktG oder die ortsfeste Einrichtung eines Dritten, z. B. eines Kunden, Mandanten, einer Entleihfirma, sein.
Keine dauerhafte Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer betrieblichen Einrichtung Fehlt es an einer dauerhaften Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer betrieblichen Einrichtung durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung oder ist die getroffene Festlegung nicht eindeutig, ist von einer ersten Tätigkeitsstätte an der betrieblichen Einrichtung auszugehen, an der der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dauerhaft tätig werden soll.
Verpflegungsmehraufwendungen Das bisherige 3-stufige System der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen wird aufgegeben zugunsten eines 2-stufigen Systems. Der bisherige niedrigste Pauschbetrag in Höhe von 6 Euro für Abwesenheitszeiten von mindestens 8 Stunden bis maximal 14 Stunden entfällt vollständig.
Für eintägige auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung kann ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte eine Pauschale von 12 Euro berücksichtigt werden.
Dies gilt auch, wenn der Arbeitnehmer seine auswärtige berufliche Tätigkeit über Nacht (also an zwei Kalendertagen) ausübt – somit nicht übernachtet – und dadurch ebenfalls insgesamt mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Ist der Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrfach oder über Nacht (an zwei Kalendertagen ohne Übernachtung) auswärts tätig, sind die Abwesenheitszeiten dieser Tätigkeiten zusammenzurechnen.
Für die Kalendertage, an denen der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig ist (auswärtige berufliche Tätigkeit) und aus diesem Grund 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist, kann weiterhin eine Pauschale von 24 Euro als Werbungskosten geltend gemacht bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden.
Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung außerhalb der Wohnung kann ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit eine Pauschale von jeweils 12 Euro als Werbungskosten berücksichtigt bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Insoweit ist es unerheblich, ob der Arbeitnehmer die Reise von der Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte aus antritt.
Für Tätigkeiten im Ausland gibt es nur noch zwei Pauschalen in Höhe von 120 Prozent und 80 Prozent der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz unter den gleichen Voraussetzungen wie bei den inländischen Pauschalen. Die entsprechenden Beträge werden durch BMF-Schreiben bekannt gemacht. Im Hinblick auf die bei auswärtigen beruflichen Tätigkeiten im Ausland oftmals über Nacht oder mehrere Tage andauernden An- und Abreisen genügt es für die Qualifizierung als An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer unmittelbar nach der Anreise oder vor der Abreise auswärtig übernachtet.
Kürzung der Verpflegungsmehraufwendungen um gewährte Verpflegung Werden Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Dienstreise vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten verpflegt, müssen die steuerfreien Verpflegungsmehraufwendungen gekürzt werden.
Die vom Arbeitgeber während einer auswärtigen Tätigkeit im Inland gestellten Mahlzeiten werden wie bisher mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt, wenn der Wert jeder gestellten Mahlzeit 60 Euro nicht übersteigt. Eine wichtige Neuerung ist, dass wenn der Arbeitnehmer zusätzlich zur Mahlzeitengestellung eine Verpflegungspauschale erhält, nicht mehr der Sachbezugswert angesetzt wird. Stattdessen wird die Verpflegungspauschale typisierend um einen auf die Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit bezogenen Pauschalsatz gekürzt:
Für ein Frühstück werden 20 Prozent des maximalen Tagessatzes für eine 24-stündige Abwesenheit (in Deutschland 20 % von 24 Euro = 4,80 Euro) angerechnet. Für ein Mittag- oder Abendessen werden jeweils 40 Prozent des maximalen Tagessatzes für eine 24-stündige Abwesenheit (in Deutschland 40 Prozent von 24 Euro = 9,60 Euro) angerechnet.
Unterkunftskosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung Eine doppelte Haushaltsführung liegt vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb des Ortes seiner ersten Tätigkeitsstätte einen eigenen Haushalt unterhält und auch am Ort der ersten Tätigkeitsstätte wohnt. Die Anzahl der Übernachtungen ist dabei weiterhin unerheblich.
Als Unterkunftskosten für eine doppelte Haushaltsführung im Inland werden zukünftig die dem Arbeitnehmer tatsächlich entstandenen Aufwendungen für die Nutzung der Wohnung oder Unterkunft höchstens bis zu einem nachgewiesenen Betrag von 1.000 Euro im Monat anerkannt.
Die bisherige Prüfung der Notwendigkeit und Angemessenheit entfällt; auch auf die Zahl der Wohnungsbenutzer (Angehörige) kommt es nicht mehr an.
Unterkunftskosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit Als Werbungskosten abzugsfähig sind Unterkunftskosten bei einer Auswärtstätigkeit. Hierbei muss es sich um notwendige Mehraufwendungen eines Arbeitnehmers für beruflich veranlasste Übernachtungen an einer Tätigkeitsstätte handeln, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist.
Bei längerfristiger Auswärtstätigkeit wird eine neue Zeitbegrenzung eingeführt: Arbeitgeber können beruflich veranlasste Übernachtungs- bzw. Unterkunftskosten künftig nur noch im Zeitraum von 48 Monaten unbeschränkt erstatten. Danach sind monatlich nur noch bis maximal 1.000 Euro pro Monat steuerfrei möglich.
