Elektronische Aufzeichnungssysteme: Entwicklungen zu manipulierten Kassenaufzeichnungen
Zum 31. Dezember 2016 lief die Übergangsfrist des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften aus.
Ab dem 1. Januar 2017 müssen Unterlagen, die mittels elektronischer Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern erstellt worden sind, für die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.
Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen
Der Bundestag hat am 15.12.2016 ein Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen beschlossen. Damit sollen bisher bestehende technische Möglichkeiten zur Manipulation von digitalen Grundaufzeichnungen, wie z. B. bei elektronischen Kassen, verhindert werden. Die Zustimmung des Bundesrats erfolgte am 16.12.2016.
Das Gesetz sieht eine Einzelaufzeichnungspflicht vor. Die Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind, sodass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können.
Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung.
Kassen-Nachschau ab 2018
Ab dem 1. Januar 2018 wird die Möglichkeit der Kassen-Nachschau eingeführt. Dies ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte unter anderem im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen.
Die Kassen-Nachschau kann unangekündigt und während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten erfolgen. Eine Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung in Geschäftsräumen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind, ist ohne Pflicht zur Vorlage eines Ausweises zulässig. Dies gilt z. B. auch für Testkäufe.
Wichtig: Die Kassen-Nachschau bezieht sich nicht nur auf elektronische Kassenaufzeichnungssysteme, sondern gilt auch im Fall einer offenen Ladenkasse.
Sicherheitseinrichtung ab 2020
Elektronische Aufzeichnungssysteme wie computergestützte Kassensysteme oder andere Vorgänge (z. B. Tastendruck, Scanvorgang eines Barcodes, u. a. auch in Verbindung mit Stornierungen, erstellten Angeboten) müssen künftig über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese Sicherheitseinrichtung besteht aus drei Bestandteilen: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle.
Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können. Jede Transaktion hat
- den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns,
- eine eindeutige fortlaufende Transaktionsnummer (Einmalpasswort),
- die Art des Vorgangs (z. B. Storno, Rechnung),
- die Daten des Vorgangs,
- die Zahlungsart (bar oder unbar),
- den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung bzw. des Vorgangsabbruchs und
- einen Prüfwert (Signaturverfahren oder geeignete Online-Verfahren)
zu enthalten.
Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Die digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung, z. B. für Prüfungszwecke. Welche elektronischen Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen, wird u. a. durch eine Rechtsverordnung festgelegt. Diese Rechtsverordnung soll im Jahr 2017 erarbeitet werden.
Elektronische Belegausgabe ab 2020
Weiterhin ist ab dem 1. Januar 2020 die verpflichtende elektronische Belegausgabe bei elektronischen Aufzeichnungssystemen vorgesehen. Danach muss für den an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten ein Beleg erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden.
Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Mit der Belegausgabepflicht entsteht für den am Geschäftsvorfall Beteiligten aber keine Pflicht zur Mitnahme des Belegs. Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität besteht die Möglichkeit einer Befreiung von der Belegausgabepflicht.
Ab dem 1. Januar 2020 haben Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen. Diejenigen Steuerpflichtigen, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem vor dem 1. Januar 2020 angeschafft haben, haben diese Meldung bis zum 31. Januar 2020 zu erstatten.
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