Dienstwagen – mit Tempo in die Steuerfalle
Das Auto auf Firmenkosten wird leicht zum Streitobjekt, sei es zwischen Unternehmen und Fiskus oder zwischen dem Chef und seinem Mitarbeiter. Wer auf Nummer sicher gehen will, lässt sich von Experten zu möglichen Risiken beraten.
Text: Eva Müller-
auberNachhaltigkeit ist für die Byodo Naturkost GmbH in Mühldorf am Inn wichtig – auch beim Firmenwagen. Genutzt werden nur Mittelklassemodelle mit möglichst geringem Kraftstoffverbrauch und Schadstoffausstoß. „Die Autos müssen zur Firmenphilosophie, zum Unternehmen passen“, sagt Firmengründer Michael Moßbacher. Er will auf Elektroautos umstellen, sobald sie Strecken von 400 Kilometern am Stück bewältigen können. Die E-Tankstelle auf dem Betriebsgelände existiert bereits.
Ein-Prozent-Regelung nutzen
Konsequent sind bei Byodo auch die Vorgaben zum Einsatz der Firmenwagen. Zwei Pool-Fahrzeuge stehen allen Beschäftigten für Geschäftsfahrten zur Verfügung. Zehn sind jeweils einem Mitarbeiter zugeordnet und dürfen privat genutzt werden: Zwei Geschäftsführer, zwei Prokuristen sowie sechs Vertriebsmitarbeiter erhalten auf diesem Weg eine Zusatzvergütung und zahlen Lohnsteuer sowie Sozialversicherungsabgaben für den geldwerten Vorteil. Die Höhe der Abzüge ließe sich via Fahrtenbuch ermitteln. „Damit haben wir allerdings keine gute Erfahrung gemacht“, so Josef Stellner, kaufmännischer Leiter und Prokurist bei Byodo. Immer wieder mussten Kilometer nachgetragen und dem Finanzamt Belege nachgereicht werden. „Weil uns der Verwaltungsaufwand zu groß war, wenden wir nach Rücksprache mit dem Steuerberater seit rund drei Jahren alternativ die Ein-Prozent-Regelung an“, erklärt Stellner. Er setzt den geldwerten Vorteil pauschal mit einem Prozent des Brutto-Listenpreises plus 0,03 Prozent pro gefahrenen Kilometer zwischen Wohnort und Betrieb an. „Das ist nach allen Seiten hin transparent und gerecht“, unterstreicht Stellner, der sein eigenes Fahrzeug auch zu diesen Konditionen erhalten hat.
Angemessene Modelle wählen
Wer sich weniger intensiv mit dem Thema Dienstwagen beschäftigt als Byodo, riskiert wegen der Komplexität der Materie schnell Auseinandersetzungen mit dem Fiskus. „Damit die Ein-Prozent-Regelung überhaupt angewandt werden kann, muss glaubhaft gemacht werden, dass das Fahrzeug über 50 Prozent geschäftlich genutzt wird“, so Hartmut Schwab, Präsident der Steuerberaterkammer München. Bei mehreren Geschäftswagen hat jedes Auto dieses Kriterium zu erfüllen. „Und auch wenn der Fiskus mittlerweile sogar Autos der Oberklasse als Dienstwagen akzeptiert, sollten sie zum jeweiligen Berufsbild passen.“
Ein auf Nachhaltigkeit bedachtes Unternehmen wie Byodo hat also gute Chancen, auch teure Elektroautos als Dienstwagen anerkannt zu bekommen. Eng kann es dagegen für Firmenchefs werden, die sich ein Luxusauto leisten, ohne den rechtlichen Rahmen mit ihrem Steuerberater geklärt zu haben. Kürzlich musste der Bundesfinanzhof (BFH VIII R 20/12) entscheiden, ob für einen Ferrari über drei Jahre Kosten von rund 100.000 Euro steuerlich geltend gemacht werden dürfen. Die Fahrleistung lag zwischen 500 und 4.000 Kilometern im Jahr, meist zu Fortbildungsveranstaltungen. Die Richter ordneten den Sportwagen dem Betriebsvermögen zu, da er generell die Voraussetzungen eines Firmenwagens erfüllte. Man müsse aber von einer privat veranlassten Anschaffung ausgehen, wenn jemand eine Luxuskarosse erwirbt, bei der die jährlichen Kosten in keinem ausgewogenen Verhältnis zum Umfang der betrieblichen Nutzung stehen. Sie ließen als Betriebsausgaben nur die Kosten betrieblich veranlasster Fahrten zu – und nur in angemessener Höhe, hier zwei Euro pro gefahrenen Kilometer. Entscheidend sei, so der BFH, ob angesichts der erwarteten Vorteile und Kosten ein ordentlicher und gewissenhafter Unternehmer die Aufwendungen ebenfalls auf sich genommen hätte.
Akribisch Fahrtenbuch führen
Streit entfacht oft die Verknüpfung privater und betrieblicher Fahrten, etwa wenn dem Kongress in Hamburg sieben Urlaubstage an der Ostsee folgen. „Dann lassen die Kosten sich nur anteilig geltend machen“, sagt Schwab. Problematisch bleibe zudem das Fahrtenbuch. „Hierfür gelten strenge formale Anforderungen.“ Es ist lückenlos und zeitnah zu dokumentieren, wer wann von wo nach wo gefahren ist. Die Strecke muss nachvollziehbar genannt sein. Viele Firmenchefs, so Schwab, bevorzugten deshalb die Ein-Prozent-Regelung: „Auch wenn sie so steuerlich schlechter fahren, weil bei älteren Fahrzeugen die Kosten mitunter überkompensiert werden.“
Abhilfe versprechen elektronische Fahrtenbücher. „Die müssen aber nachweislich manipulationssicher sein“, warnt Professor Stefan Nägele, Sprecher der Kommission Recht beim Bundesverband mittelständische Wirtschaft (BVMW). Möglich sei etwa, dass sich die Mitarbeiter in einen Server beim Arbeitgeber einloggen. „So kann ein Betriebsprüfer anhand der Back-up-Historie nachvollziehen, ob alles seine Ordnung hat.“ Der Experte empfiehlt, sich zu einem Dienstwagen immer steuerlich wie arbeitsrechtlich beraten zu lassen – gerade beim Arbeitsrecht lauern ungeahnte Fallstricke. So gibt es oft Streit zwischen Arbeitgeber und -nehmer, wenn nicht klar ist, was bei Sonderfällen mit dem Firmenfahrzeug geschieht. Bei Byodo hat die Geschäftsleitung das im Blick. „Jeder, der einen Firmenwagen erhält, unterschreibt ein Fahrzeugüberlassungsprotokoll, das regelt, was passiert, wenn er etwa in Elternzeit geht, unbezahlten Urlaub nimmt oder den Betrieb verlässt“, erklärt Prokurist Stellner.
Bedingungen im Vertrag regeln
Natürlich lässt sich nicht jede Eventualität planen, weiß Nägele. „Aber oft fehlt eine grobe Strategie, die zeigt, warum ein Unternehmer jemandem einen Dienstwagen überlassen will.“ Möchte er ihn an den Betrieb binden? Ist es Bequemlichkeit, weil sich Hol- und Bringdienste so leicht übertragen lassen? Braucht der Mitarbeiter ein Auto, um den Job schneller zu erledigen? Daraus folgt die Antwort auf die Frage, ob der Firmenwagen privat genutzt werden darf. „Ist die Überlassung des Fahrzeugs im Arbeitsvertrag fixiert, kann ein Unternehmen sie nicht einfach einseitig widerrufen“, warnt der Experte. „Auch nicht als erzieherische Maßnahme, falls der Mitarbeiter die Leistung nicht mehr wie erhofft erbringt.“ Nur wer vor Vertragsunterschrift seine Intention sowie die Details mit Anwalt und Steuerberater bespricht, kann fundierte Entscheidungen fällen.
Sonderfall
Regeln für Geschäftsführer-Gesellschafter
Problem: Stellt die GmbH dem Geschäftsführer-Gesellschafter einen Firmenwagen, wittert der Fiskus oft eine verdeckte Gewinnausschüttung. Unternehmen sowie Geschäftsführer müssten dann mehr Steuern zahlen.
Lösung 1: Der Geschäftsführer wird wie ein normaler Arbeitnehmer behandelt, die private Nutzung des Firmenwagens in seinem Anstellungsvertrag eindeutig geregelt. Dies bedarf eines Beschlusses der Gesellschafterversammlung. Er versteuert die Privatfahrten wie jeder andere Mitarbeiter als zusätzlichen Lohn.
Lösung 2: Der Geschäftsführer fährt den Wagen nur geschäftlich, der Vertrag enthält ein ausdrückliches und korrekt formuliertes Privatnutzungsverbot. In diesem Fall darf die GmbH alle Pkw-Kosten steuerlich absetzen.
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Weitere Informationen finden Sie unter www.datev.de/reisekosten sowie im Fachbuch „Der Firmenwagen“, Art.-Nr. 35170.
Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.
Quelle: TRIALOG, Das Unternehmermagazin Ihrer Berater und der DATEV, Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 02/2017
