Bargeldgeschäfte: nicht nur sauber, sondern rein
Unternehmer sind verpflichtet, hohe Barzahlungen ihrer Kunden zu dokumentieren. Das soll Geldwäsche verhindern. Bei Verstößen drohen empfindliche Bußgelder. Der Steuerberater hilft beim Aufbau eines durchdachten Präventionssystems.
Text: Eva-Maria
euthingerAn den letzten Besuch der Bezirksregierung kann sich Klaus-Dieter Heppner gut erinnern: „Die Beamten kamen, um unsere Kassenbücher zu kontrollieren und zu sehen, wie wir mit hohen Bargeldzahlungen im Verkauf umgehen.“ Dass sie keine Hinweise auf Fehler fanden, hatte der Geschäftsführer der Wahl-Group, mit 700 Mitarbeitern zweitgrößter Renault-Händler im Bundesgebiet, erwartet. „Der sorgfältige Umgang mit Bargeldzahlungen hat für uns einen hohen Stellenwert“, sagt Heppner. „Wir schulen unsere Mitarbeiter und unterweisen sie schriftlich gemäß den gesetzlichen Vorgaben.“ Standortübergreifend stehen Leitfäden, Formulare, Kontaktdaten des Geldwäschebeauftragten und Risikoanalysen zum Download bereit. Außerdem werden alle relevanten Geschäftsvorgänge nach den rechtlichen Vorgaben dokumentiert. So lassen sich die hohen Standards in jeder Filiale einhalten, was aber seinen Preis hat: „Der bürokratische Aufwand ist enorm“, sagt Heppner.
Dieser Aufwand trifft viele Unternehmen. Vom Autohaus über den Juwelier bis zum Antiquitätenhändler stehen unterschiedlichste Betriebe vor dem Problem, bei hohen Bargeldzahlungen ihrer Kunden strenge Regeln einhalten zu müssen. Das soll den Kampf gegen Geldwäsche erleichtern. Wie bei der Wahl-Group werden die Bemühungen von den Behörden zunehmend überprüft. 2013 fanden bundesweit rund 1.600 Kontrollen statt. 2014 waren es allein in Nordrhein-Westfalen 912 schriftliche Anfragen und 72 Besuche vor Ort. Wer als betroffener Firmenchef nicht kooperiert, dem drohen Bußgelder von bis zu 100.000 Euro. Deshalb muss die Geldwäscheprävention ernst genommen werden.
Den Personalausweis kopieren Wie mit Barzahlungen umzugehen ist, regelt das Geldwäschegesetz. Speziell betroffen sind gewerbliche Güterhändler, aber auch Finanzunternehmer, Versicherungsvermittler, Immobilienmakler oder Rechtsanwälte. Das oberste Gebot lautet: „Kenne deinen Kunden.“ Unternehmer müssen ihre Geschäftsbeziehungen überwachen sowie interne Sicherungsmaßnahmen treffen, um Geldwäsche rechtzeitig zu bemerken. „Das ist für viele Firmenchefs ein Problem“, berichtet Wolfgang Wawro vom Deutschen Steuerberaterverband in Berlin aus der Praxis. „Denn das Personal ist entsprechend einzuweisen und braucht klare Handlungsvorgaben.“ Erster Ansprechpartner bei Fragen zum Aufbau eines wirksamen Kontrollsystems sollte der steuerliche Berater sein, der auch bei der Umsetzung helfen kann.
Besondere Vorsicht gilt bei Bargeldbeträgen ab 15.000 Euro. Wer mit Gütern handelt, muss bei diesen Zahlungen beispielsweise den Personalausweis oder Pass des Kunden kopieren und den Geschäftsvorgang dokumentieren. Unterlagen sind fünf Jahre aufzubewahren. Wawro rät den Betroffenen, vor dem Aufbau ihres Systems zur Geldwäscheprävention zunächst eine geschäfts- und kundenbezogene Risikoanalyse vorzunehmen. Auf der Basis ihrer Ergebnisse können dann die einzelnen Maßnahmen mit dem Steuerberater besprochen werden.
Wichtig sind neben einer umfassenden Information und Schulung der Mitarbeiter Stichproben, ob die Vorgaben eingehalten werden. Geldwäscheprävention verursacht viel Arbeit, wie auch die ordnungsgemäße Kassenführung (siehe links). „Verpflichtete müssen auf Verlangen den zuständigen Behörden darlegen können, dass der Umfang der von ihnen getroffenen Maßnahmen mit Blick auf die Risiken der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung als angemessen anzusehen ist“, betont Wawro.
Stets auf die Lesbarkeit achten Bei Verstößen gegen das Geldwäschegesetz droht mindestens eine Abmahnung. Das kann schon passieren, wenn vergessen wird, auch die Rückseite der Papiere zu archivieren, oder Duplikate nicht lesbar sind. „Bislang haben die Bezirksregierungen in der Regel von Bußgeldern abgesehen, da es primär darum ging, die Verpflichteten zu sensibilisieren“, erklärte Marie Vörckel vom Wirtschaftsministerium in NRW auf Anfrage von TRIALOG und fügte gleich eine Warnung hinzu: „Die Aufsichtsbehörden werden aber nach und nach dazu übergehen, Bußgelder festzusetzen.“ Die Beamten kündigen ihren Besuch an. Im ersten Schritt nehmen sie sich die Kassenbücher der vergangenen drei Jahre vor und gehen alle Beträge über 15.000 Euro durch. Dann werden Geschäfte unter dieser Grenze überprüft, falls jemand mehrfach kurz hintereinander für einige Tausend Euro eingekauft hat. Firmenchefs sollten Kunden, die öfter so hohe Rechnungen bar bezahlen, also prinzipiell identifizieren und dies dokumentieren.
Mit der Dokumentation allein ist es aber nicht getan. Jeder nach dem Geldwäschegesetz Verpflichtete muss dem Bundeskriminalamt sowie dem Landeskriminalamt Sachverhalte melden, bei denen der Verdacht auf Geldwäsche oder auf Terrorismusfinanzierung besteht. Gut 19.000 Hinweise gingen 2013 vonseiten der Wirtschaft bei den Behörden ein – 33 Prozent mehr als im Vorjahr. Gehandelt werden sollte schon bei kleinsten Auffälligkeiten. Denn wer die meldet, muss nicht gleich handfeste Beweise mitliefern. Wer aber zu lange mit einer Verdachtsmeldung zögert, kann im Ernstfall dafür ins Gefängnis gehen – für eine Straftat, nämlich die Beteiligung an der Geldwäsche.
Mit Plastikgeld zahlen lassen Juwelier Stephan Lindner kennt solche Probleme zum Glück nur vom Hörensagen. „Wir führen zwar teilweise ein hochpreisiges Sortiment, doch bei uns kommt es sehr selten vor, dass jemand einen Betrag von mehreren Tausend Euro bar zahlt“, so der Geschäftsführer der J. B. Fridrich GmbH & Co. KG in München. In der Regel begleichen seine Kunden ihre Rechnungen per Giro- oder Kreditkarte. „Das ist uns auch lieber“, meint Lindner. Denn den Aufwand der Dokumentation für Bargeschäfte möchte er vermeiden.
Bargeld
Stärkere Kontrolle der Kassen
ELEKTRONISCHE KASSEN Der Fiskus stellt höhere Anforderungen an die ordnungsgemäße Kassenführung und verlangt den Einsatz manipulationssicherer elektronischer Registrierkassen. Jährlich soll durch Veränderungen an Kassen ein Schaden von zehn Milliarden Euro entstehen, weil Bareinnahmen nicht dokumentiert oder Daten gelöscht werden. Unternehmer müssen daher alle Z- oder Tagesendsummenbons archivieren – mit Datum und Uhrzeit des Ausdrucks, Namen der Firma, laufender Nummer und Hinweisen zu Korrekturen wie Stornos. Veraltete Anlagen müssen bis Ende 2016 aufgerüstet oder ausgetauscht sein.
EU-RICHTLINIE Die 4. EU-Geldwäscherichtlinie intensiviert die Geldwäscheprävention. Innerhalb
der nächsten zwei Jahre soll sie umgesetzt werden. Die Identifikationsschwelle sinkt von 15.000 Euro auf 10.000 Euro.
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Quelle: TRIALOG, Das Unternehmermagazin Ihrer Berater und der DATEV, Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 04/2015
