Telefonkonferenzen: weit entfernt und doch so nah
Mehr Flexibilität, besserer Informationsaustausch, weniger Reisekosten – für Teams mit Experten in verschiedenen Regionen sind Telefonkonferenzen optimal, solange alle Teilnehmer klare Spielregeln beachten und an die Abhörsicherheit gedacht wird.
Autor: Daniel WolffKunden treffen, Konferenzen besuchen, Kooperationspartner auswählen – sogar Inhaber kleiner Betriebe sind heutzutage öfter, länger sowie mit einem größeren Radius unterwegs, um den Laden am Laufen zu halten. Und auch ihre Beschäftigten: Einkäufer informieren sich bei Zulieferern im Ausland, Monteure arbeiten tagelang auf entfernten Baustellen, Maschinenführer erhalten intensive Schulungen beim Hersteller. So bleibt leicht die Kommunikation im Team auf der Strecke und ohne diese interne Abstimmung auch schnell ein wichtiges Projekt.
Nikolaus Starzacher kann das nicht passieren. Zwar ist der Gründer der Discovergy GmbH viel unterwegs, um seinen innovativen Stromzähler zu vermarkten. Der Smart Meter informiert die Nutzer auf einem Internetportal über ihren Strombedarf – sie haben so die Kontrolle über Verbrauch und Kosten. Aber auch auf Reisen kümmert sich der Firmenchef um den Ausbau seiner Dienstleistungen, etwa in Form neuer Apps, mit denen Kunden ihre Werte aufs Handy holen können. Dafür greifen der Unternehmer und in wechselnder Besetzung zwölf Mitarbeiter an den Standorten Aachen und Heidelberg zum Hörer: „In Telefonkonferenzen bringen wir uns auf den neuesten Stand der Entwicklung.“
Auch im Verbundforschungsprojekt „Communicare“ koordiniert Starzacher die Arbeit ohne große Reisekosten. Alle 14 Tage erörtern circa zehn Experten der acht Partner in zwei Telkos technische und projektbezogene Aspekte der Frage, wie man über Daten zum Stromverbrauch herausfindet, ob ältere Menschen Hilfe brauchen. „Es geht darum, sich ein Update zu geben, was seit dem letzten Austausch passiert ist“, so der Unternehmer.
Mit dieser Kommunikationsstrategie liegt Discovergy im Trend. „Telefonkonferen-zen werden immer wichtiger“, so Tomas Bohinc, Projekt-Kompetenz-Betreuer der Steinbeis-Hochschule Berlin. „Das zeigt sich schon daran, dass die Zahl der Anbieter in dem Bereich in Deutschland auf gut 50 angewachsen ist.“ Doch ihre Dienste brauchen Mittelständler nicht unbedingt: Bei überschaubarer Teilnehmerzahl können Telkos vom Bürotelefon aus gestartet werden, und viele hauseigene TK-Anlagen erlauben auch Konferenzschaltungen. Ist diese Technik nicht verfügbar, lässt sich eine Einwahlnummer mieten, die die Teilnehmer zur vereinbarten Zeit anrufen. In diesem Fall zahlt jeder seine Leitung. Telefonkonferenzen lassen sich also je nach Anlass oder Teilnehmerzahl unterschiedlich aufbauen – so flexibel handhabt das auch Discovergy, sagt Starzacher: „Kleine Absprachen führen wir über die Mobilfunknetze, bei mehreren Teilnehmern nutzen wir den kostenlosen Service eines befreundeten Unternehmens.“
An die Abhörsicherheit denken Nicht vergessen werden sollte das Thema Abhörsicherheit. Seit dem NSA-Skandal ist klar, dass an Telefon- oder Videokonferenzen auch ungebetene Gäste teilnehmen könnten. Wer nur ein paar Details ohne hohe Projektrelevanz klären will, die bald veraltet sind, mag mit einer ad hoc aufgebauten Konferenzschaltung zufrieden sein. Wer große Vorhaben im Detail besprechen und technische oder kalkulatorische Interna klären möchte, sollte aber die Infrastruktur eines Dienstleisters buchen, der – etwa via TÜV-Zertifikat – einen hohen Sicherheitsstandard nachweist. Das kann Abhörversuche zumindest deutlich erschweren. Oder er investiert – nach Beratung durch einen Experten – in einen eigenen Server für sichere Unternehmenskommunikation, der zu seinen Bedürfnissen passt. Jedem Firmenchef sollte klar sein: Offene Konferenzsysteme wie Skype oder FaceTime mögen praktisch sein, sie können aber keine Abhörsicherheit bieten.
Das Gespräch gut strukturieren Produktive Gespräche erfordern auch eine gute Planung und klare Spielregeln, denn nur optimal vorbereitete Telkos bringen etwas. Am Anfang steht ein Termin, der allen ohne Zeitdruck und Parallelbelastung passt. Der Moderator braucht Kontaktdaten und Positionen der Beteiligten, damit er sie vorstellen kann. „Bei unserem Forschungsprojekt legen wir eine Agenda mit wichtigen Punkten fest, damit die Teilnehmer sich vorbereiten können“, sagt Starzacher zum Prozedere bei Discovergy. „Dann kommt jeder der Reihe nach zu Wort.“ Zu Beginn sollte vereinbart werden, wer das Ergebnisprotokoll schreibt. Festzuhalten gelten vor allem konkrete Aufgaben und Zeitpläne, damit jeder nach der Besprechung noch einmal schriftlich bekommt, was er bis wann zu tun hat.
Ganz wichtig ist der Moderator: Er erteilt das Wort, strukturiert den Austausch, gibt den Zeitrahmen vor. Und er achtet darauf, dass sich Neulinge auf die Besonderheiten einer Telko einstellen. „Gerade unerfahrene Teilnehmer sagen etwa ihren Namen nicht deutlich“, so Tomas Bohinc. „Schreitet der Moderator hier nicht sofort ein, bleiben sich Gesprächspartner fremd, da man später die Stimmen nicht mehr zuordnen kann.“ Der Moderator sollte daher alle Teilnehmer regelmäßig auffordern, aktiv zu werden. Und das noch aus einem anderen Grund: Wer sich wenig beteiligt, neigt dazu, nebenbei zu arbeiten oder Mails zu schreiben – und Wichtiges zu verpassen. Trotzdem geht für Bohinc auch im Mittelstand kein Weg an Telefonkonferenzen vorbei: „Immer mehr Menschen arbeiten heute teilweise in aller Welt verstreut in virtuellen Teams – für sie sind Telefonkonferenzen die einzige Möglichkeit für eine effiziente Zusammenarbeit.“
Checkliste
Das müssen Sie bei einer Telefonkonferenz beachten
Begrüßung: Der Moderator stellt alle Teilnehmer laut und deutlich mit Namen und Position vor.
Agenda: Anschließend geht er kurz die auf der Tagesordnung stehenden Themen durch, benennt den Protokollführer und gibt, falls nötig, Hinweise zu Spielregeln und Arbeitsweise.
Diskussion: Im Gespräch achtet der Moderator darauf, dass sachliche Lösungen gesucht werden. Die Kooperation fördert er, indem er jeden mindestens einmal zu Wort kommen lässt. Die Teilnehmer wiederum zeigen durch klare Antworten ihr Interesse an produktiver Zusammenarbeit.
Ergebnisse: Der Moderator oder ein dafür ausgewählter Teilnehmer fasst die Ergebnisse noch einmal transparent zusammen, damit nicht nachträglich Verwirrung oder Widerspruch entsteht.
Verabschiedung: Bevor die Konferenz beendet wird, verabschieden sich die Teilnehmer deutlich hörbar, damit sie sich positiv in Erinnerung bleiben, was für die weitere Kooperation wichtig ist.
Protokoll: Jeder Teilnehmer erhält ein Protokoll der Telefonkonferenz mit allen wesentlichen erarbeiteten Inhalten als Referenz.
Quelle: Tomas Bohinc: „Telefonkonferenzen erfolgreich führen: Vorbereitung – Durchführung – Nachbereitung“ (Linde Verlag/Wien, 2012)
Quelle: TRIALOG, Das Unternehmermagazin Ihrer Berater und der DATEV, Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 03/2014
