Internationales Controlling – Zahlen ohne Grenzen
Ausländische Tochtergesellschaften deutscher Unternehmen nutzen häufig ein nationales Buchführungsprogramm. Mit DATEV-Lösungen lassen sich Finanzdaten der Niederlassungen problemlos in die Software der Zentrale importieren.
Autor: Jürgen Rade
Schon Johann Christoph Friedrich Schiller wusste: „Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit.“ Sicher hat der deutsche Dramatiker und Lyriker nicht an die moderne Unternehmensführung gedacht, aber gerade hier kommt seine Erkenntnis regelmäßig zur Anwendung. Erfolgreiche Firmen investieren stetig in Innovationen und entwickeln ihr Geschäftsmodell weiter. Das gilt auch für die Hutzel Unternehmensgruppe, einen Familienbetrieb in dritter Generation.
Regeln im Ausland beachten. Firmengründer Gustav Hutzel startete 1948 in Stuttgart-Möhringen mit der Produktion hochwertiger Uhren für den regionalen Markt. 1965 übernahm Eberhard Hutzel die Geschäftsführung und erkannte das Potenzial der Automobilindustrie. Er forcierte die Konzentration auf Präzisionsdrehteile und machte das Unternehmen zum Marktführer für Zündkerzen-Entstörsätze. Mit dem Eintritt seiner Söhne Jochen und Jörg Hutzel wurde die Expansion mit neuen Dienstleistungen und Produkten auch für Maschinenbau sowie Medizintechnik vorangetrieben. Heute ist der Zulieferer mit 350 Mitarbeitern an sechs Standorten ein gefragter Partner mit den Kernkompetenzen Präzisionsdrehen, Medizintechnik sowie Automation.
Mit der Zeit ging Eberhard Hutzel auch bei der Internationalisierung. 2002 wagte er mit der Übernahme eines tschechischen Betriebs den ersten Schritt ins Ausland, 2003 gründete er dort die Firma Hutz-EL. So kann seine Gruppe kostengünstig intelligente Dienstleistungen im Bereich Drehtechnik und Einzelteilfertigung anbieten. Der Schritt über die Grenze erforderte aber Veränderungen im kaufmännischen Bereich, da jetzt mit Zahlen aus zwei Ländern gearbeitet werden muss. Die Daten laufen bei Nicole Jahn zusammen. Die Diplom-Betriebswirtin ist bei der Hutzel DrehTech GmbH für das zentrale Controlling der Unternehmensgruppe zuständig und versorgt das Management mit entsprechenden Informationen. Das lokale Buchführungsprogramm der tschechischen Firmentochter berücksichtigt nationale Gewohnheiten und Gesetze. Für konsolidierte betriebswirtschaftliche Auswertungen werden die Buchführungsdaten allerdings im DATEV Rechnungswesen gebraucht. „Das lief dann lange über das ACCESS-Programm, war aufwendig und fehleranfällig durch die händische Erfassung“, erinnert sich Nicole Jahn.
Daten in die Zentrale holen. Also suchte sie mit dem Steuerberater und einem DATEV-Experten andere Möglichkeiten. „Zunächst waren wir skeptisch, ob sich Daten, die auch noch nach einem eigenen Kontenrahmen verbucht wurden, so einfach aus einem anderen Buchführungsprogramm übertragen lassen würden“, schildert Jahn ihre anfänglichen Zweifel. Aber sie blieb optimistisch und definierte klare Anforderungen: Die Buchungsbestände sollten so übertragen werden, wie sie verbucht wurden, also nach tschechischer Gesetzgebung – und zwar auf der Ebene der monatlichen Umsätze auf den Konten oder auf der Ebene einzelner Buchungsvorgänge. Eine Berechnung der Mehrwertsteuer nach der Datenübernahme war nicht nötig, weil sie im nationalen Buchführungsprogramm aufgeführt wird. „Grundlage der automatischen Datenübernahme ist die Kontenüberleitungsdatei, in der jedem tschechischen Konto ein deutsches zugeordnet wird“, so Jahn.
Mutter- und Tochtergesellschaft einigten sich für alle Kosten, auf welches Konto sie zu verbuchen sind. Wichtig ist, dass beide Seiten wissen und sich daran halten, welche Inhalte ein Konto hat. Für die Büromiete etwa legten die Deutschen die Bezeichnung des Kontos nach SKR03 und SKR04 fest. Die Tschechen bezeichnen das Konto nach den nationalen Gewohnheiten. Eine Grundregel ist die Erhaltung des grundsätzlichen Charakters der Konten. Handelt es sich in der tschechischen Buchführung um ein Aufwandskonto, ist es das auch im SKR03 oder SKR04.
„Bei den grundsätzlichen Überlegungen dazu half uns natürlich unser Steuerberater“, berichtet Nicole Jahn. Bei der Umstellung des Systems, von der Definition der Export- und Importformate sowie der Qualität der übertragenen Daten bis zur Konvertierung – und auch bei der Schulung des Personals –, unterstützte ein DATEV-Experte. „Danach wurde ergänzend zur bestehenden Buchführungssoftware an unserem Standort in Tschechien das Programm DATEV-BALANCE installiert, das jetzt quasi als Datendrehscheibe fungiert und die Daten für den Import ins DATEV Rechnungswesen hier bei uns vorbereitet“, erklärt Jahn. „So können wir Summen und Salden, aber auch Einzelbuchungssätze einlesen.“
Kosten genauer berechnen. Eingegeben werden die Einzelbuchungssätze in der tschechischen Währung, weil sonst aufgrund der Datenmenge zu große Umrechnungsdifferenzen entstehen würden. Die Umrechnung der Daten erfolgt bei der Ausgabe der betriebswirtschaftlichen Auswertungen. „Entscheidend ist, dass wir mit den Einzelbuchungssätzen eine tschechische Kosten- und Leistungsrechnung erstellen können, die die Grundlage für Kalkulationen bildet“, ist Jahn zufrieden. Beim Einlesen von Summen und Salden werden Daten nach dem vorher eingegebenen Wechselkurs von Euro zu Tschechischer Krone umgerechnet und lassen sich wie gewohnt in betriebswirtschaftlichen Auswertungen ausweisen. „So ist die Konsolidierung der verschiedenen Standorte problemlos möglich“, freut sich Nicole Jahn, die bereits weiterdenkt. „Durch diese DATEV-Lösung stehen uns in kürzester Zeit alle Buchführungsdaten exakt zur Verfügung und können im Controlling weiterverarbeitet werden – daher ist sie auch für unsere neuen Standorte in der Türkei und Mexiko interessant.“
Quelle: TRIALOG, Das Unternehmermagazin Ihrer Berater und der DATEV, Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 03/2013
