Die Verpflich­tung, Jahres­ab­schlüsse zu veröf­fent­li­chen, besteht schon seit mehreren Jahr­zehnten. Die Vorschriften z. B. aus dem PublG wurden prak­tisch jedoch nicht umge­setzt. Es ist davon auszu­gehen, dass bis 2006 maximal fünf Prozent der Unter­nehmen ihren Offen­le­gungs­pflichten nach­ge­kommen sind.

Dies änderte sich mit den Geset­zes­än­de­rungen durch das Gesetz über elek­tro­ni­sche Handels­re­gister und Genos­sen­schafts­re­gister sowie das Unter­neh­mens­re­gister (EHUG). Demnach müssen die Jahres­ab­schlüsse der offen­le­gungs­pflich­tigen Unter­nehmen für nach dem 31. Dezember 2005 begin­nende Geschäfts­jahre beim Betreiber des elek­tro­ni­schen Bundes­an­zei­gers in elek­tro­ni­scher Form einge­reicht werden.

Der Betreiber des elek­tro­ni­schen Bundes­an­zei­gers prüft nun, ob die von den offen­le­gungs­pflich­tigen Gesell­schaften einzu­rei­chenden Unter­lagen frist­gemäß und voll­ständig einge­reicht worden sind. Stellt der Betreiber des elek­tro­ni­schen Bundes­an­zei­gers fest, dass die offen­zu­le­genden Unter­lagen nicht oder nur unvoll­ständig einge­reicht worden sind, unter­richtet er das Bundesamt für Justiz. Das Bundesamt für Justiz führt dann ein Ordnungs­geld­ver­fahren durch. Das Ordnungs­geld beträgt mindes­tens 2.500 Euro und höchs­tens 25.000 Euro. Ein Ordnungs­geld wird nicht unmit­telbar nach Fest­stel­lung eines Verstoßes fest­ge­setzt. Viel­mehr wird den offen­le­gungs­pflich­tigen Betei­ligten zunächst unter Andro­hung eines Ordnungs­geldes in einer bestimmten Höhe – in der Regel zunächst 2.500 Euro – aufge­geben, inner­halb einer Frist von sechs Wochen vom Zugang der Andro­hung an ihrer gesetz­li­chen Verpflich­tung nach­zu­kommen oder die Nicht­ein­hal­tung durch einen Einspruch gegen die Verfü­gung zu recht­fer­tigen. Erst wenn die Betei­ligten nicht spätes­tens sechs Wochen nach dem Zugang der Andro­hung der gesetz­li­chen Pflicht nach­ge­kommen sind oder die Unter­las­sung gerecht­fer­tigt haben, wird das Ordnungs­geld in der vorher – in der Andro­hung – bestimmten Höhe fest­ge­setzt. Zugleich wird die frühere Verfü­gung (Erfül­lung der gesetz­li­chen Verpflich­tungen oder Recht­fer­ti­gung der Unter­las­sung) unter Andro­hung eines erneuten (höheren) Ordnungs­geldes wieder­holt. Neben der Auffor­de­rung zur Einrei­chung der Unter­lagen sowie der Andro­hung des Ordnungs­geldes erlässt das Bundesamt für Justiz eine Kosten­rech­nung für das einge­lei­tete Verfahren in Höhe von 53,50 Euro. Die Praxis verdeut­licht, dass das Bundesamt für Justiz die Über­wa­chung der frist­ge­mäßen Einhal­tung der Offen­le­gungs­ver­pflich­tungen mitt­ler­weile sehr gut im Griff hat.

Während in den Anfangs­jahren der Schwer­punkt darin zu liegen schien, dass über­wacht wurde, ob die offen­le­gungs­pflich­tigen Gesell­schaften ihrer Veröf­fent­li­chungs­pflicht nach­kamen, erfolgt nun eine weitere Prüfung, ob die Unter­lagen voll­ständig einge­reicht wurden.

Zudem erfolgt eine inhalt­liche Kontrolle der Einhal­tung der handels­recht­li­chen Vorschriften zur Aufstel­lung des Jahres­ab­schlusses.

Voll­stän­dig­keit der Unter­lagen. Der Betreiber des elek­tro­ni­schen Bundes­an­zei­gers prüft, ob die einzu­rei­chenden Unter­lagen frist­gemäß und voll­ständig einge­reicht wurden. Ist dies nicht der Fall, unter­richtet der Betreiber des elek­tro­ni­schen Bundes­an­zei­gers das Bundesamt für Justiz. Kleine Unter­nehmen müssen – bei Inan­spruch­nahme der Erleich­te­rung des § 326 HGB – nur Bilanz und Anhang einrei­chen, wobei es im Anhang keiner Angaben zur Gewinn- und Verlust­rech­nung bedarf. Mittel­große Gesell­schaften müssen grund­sätz­lich die für große Gesell­schaften geltenden Anfor­de­rungen erfüllen, können aber von den Erleich­te­rungen nach § 327 HGB Gebrauch machen. Große Gesell­schaften (vgl. § 267 HGB) müssen grund­sätz­lich sämt­liche der in § 325 Abs. 1 HGB genannten Unter­lagen einrei­chen. Das sind:

• der Jahres­ab­schluss (Bilanz, Gewinn- und Verlust­rech­nung, Anhang) mit dem Bestä­ti­gungs-/ Versa­gungs­ver­merk des Abschluss­prü­fers oder der (IAS-)Einzelabschluss nach inter­na­tio­nalen Rech­nungs­le­gungs­stan­dards;
• der Lage­be­richt;
• der Bericht des Aufsichts­rats (soweit ein Aufsichtsrat besteht);
• der Ergeb­nis­ver­wen­dungs­vor­schlag und -beschluss;
• die Entspre­chens­er­klä­rung zum Corpo­rate Gover­nance Kodex nach § 161 AktG (börsen­no­tierte AG bzw. KGaA).

Entspre­chendes gilt für die Offen­le­gung eines Konzern­ab­schlusses und eines Konzern­la­ge­be­richtes. Dieser muss zusätz­lich eine Kapi­tal­fluss­rech­nung und einen Eigen­ka­pi­tal­spiegel umfassen. Zweig­nie­der­las­sungen bestimmter auslän­di­scher Kapi­tal­ge­sell­schaften müssen gemäß § 325a HGB die Unter­lagen der Rech­nungs­le­gung der Haupt­nie­der­las­sung, die nach dem für die Haupt­nie­der­las­sung maßgeb­li­chen Recht erstellt, geprüft und im Ausland offen­ge­legt worden sind, beim Betreiber des elek­tro­ni­schen Bundes­an­zei­gers offen­legen.

Inhalt­liche Kontrolle der Einhal­tung der handels­recht­li­chen Vorschriften zur Aufstel­lung des Jahres­ab­schlusses. Das Bundesamt für Justiz ist gemäß § 334 HGB auch zuständig für die Verfol­gung und Ahndung bußgeld­be­wehrter Pflicht­ver­stöße bei der Aufstel­lung, Fest­stel­lung oder Offen­le­gung des Jahres­ab­schlusses. Danach kann das Bundesamt für Justiz vorsätz­liche Zuwi­der­hand­lungen von Mitglie­dern des vertre­tungs­be­rech­tigten Organs oder des Aufsichts­rats einer Kapi­tal­ge­sell­schaft gegen die in § 334 Abs. 1 HGB im Einzelnen aufge­führten Vorschriften mit einer Geld­buße von bis zu 50.000 Euro ahnden. § 334 HGB schützt das Vertrauen in die Rich­tig­keit und Voll­stän­dig­keit der Angaben über die Verhält­nisse der Kapi­tal­ge­sell­schaft oder des Konzerns bzw. in die Rich­tig­keit und Voll­stän­dig­keit der Prüfung durch ein unab­hän­giges Kontroll­organ. Die Bußgeld­vor­schrift des § 334 HGB gilt nach § 335b HGB auch für offene Handels­ge­sell­schaften und Komman­dit­ge­sell­schaften im Sinne des § 264a Abs. 1 HGB, mithin für Perso­nen­han­dels­ge­sell­schaften ohne eine natür­liche Person als persön­lich haftenden Gesell­schafter. Das Bundesamt für Justiz führt auf dieser Grund­lage eine inhalt­liche Kontrolle der Einhal­tung der handels­recht­li­chen Vorschriften zur Aufstel­lung des Jahres­ab­schlusses durch. Bei Nicht­ein­hal­tung der Vorschriften wird ein Verfahren einge­leitet, dass der Einlei­tung eines förm­li­chen Bußgeld­ver­fah­rens vorge­la­gert ist. Werden inner­halb von drei Wochen nach Zugang der Bean­stan­dungen diese berich­tigt, erfolgt keine Einlei­tung des Bußgeld­ver­fah­rens. Dabei stehen insbe­son­dere folgende Punkte im Fokus des Bundes­amts für Justiz:

• Beach­tung der Glie­de­rungs­vor­schriften
• Angaben zum Vorjahr, auch Eröff­nungs­bi­lanz­werte sind umfasst
• Vermerk, dass ein Vermö­gens­ge­gen­stand oder eine Schuld unter mehrere Posten der Bilanz fällt (Mitzu­ge­hö­rig­keit zu anderen Posten)
• Zutref­fende Bilanz­ver­merke nach § 268 HGB
• Angabe der Haftungs­ver­hält­nisse
• Einhal­tung der Pflicht­an­gaben im Anhang nach § 285 HGB
• Unter­zeich­nung des Jahres­ab­schlusses mit Angabe des Datums
• Datum der Fest­stel­lung des Jahres­ab­schlusses

Ausblick.HSP STEUER unter­stützt seine Mandanten, ihren Pflichten nach dem EHUG nach­zu­kommen, und veran­lasst nach Auftrags­er­tei­lung die elek­tro­ni­sche Offen­le­gung. Dabei werden die erfor­der­li­chen Inhalte offen­ge­legt, aber auch nicht mehr. Bei einer kleinen GmbH werden z. B. nur verkürzte Formen der Bilanz und ein Anhang ohne Angaben zur Gewinn- und Verlust­rech­nung offen­ge­legt. Gemeinsam mit der DATEV wird das inter­na­tio­nale Stan­dard­format XBRL empfohlen, welches beim Bundes­an­zeiger mit den geringsten Gebühren verbunden ist.