Möglichkeiten der Gewährung steuerfreier Arbeitgeberleistungen
Grundsätzlich unterliegen Zuwendungen an Arbeitnehmer der Lohnsteuerpflicht und dem Beitragsabzug der Sozialversicherung. Nachfolgend werden Möglichkeiten für Arbeitgeber in der Gewährung von steuerfreien Arbeitgeberleistungen – nicht abschließend – skizziert.
Zuwendungen an Arbeitnehmer in folgenden Bereichen können ein effizientes Instrument zur Senkung der Lohnnebenkosten sein: Arbeitsmittel, Aufmerksamkeiten, Auslagenersatz, Beihilfen für Notfälle, Betriebssport und Gesundheitsförderung, Betriebsveranstaltungen, Fahrtkostenersatz, Fortbildung, Freigrenze für Sachbezüge, Kindergartenzuschüsse, Kleidung, Mankogeld, Personalcomputer, Rabattfreibetrag, Reisekosten, Restaurantscheck, Sammelbeförderung, Telekommunikation, Umzugskosten, Vermögensbeteiligungen, Verpflegungsmehraufwand, Warengutscheine, Werkzeuggeld, Zinsvorteil bei Arbeitgeberdarlehen, Zukunftssicherung, Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit.
Arbeitsmittel Unentgeltlich zur beruflichen Nutzung überlassene Arbeitsmittel sind steuer- und sozialversicherungsfrei.
Aufmerksamkeiten Sachleistungen, die dem Arbeitnehmer aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewendet werden, sind steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn ihr Wert 40 EUR (inkl. Umsatzsteuer) nicht übersteigt. Bei Gutscheinen gilt diese Regelung jedoch nur dann, wenn der Gutschein als Sachzuwendung anzusehen ist. Geldzuwendungen sind hingegen immer steuerpflichtig. Die Aufmerksamkeiten umfassen ebenfalls Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber zum Verzehr verbilligt oder unentgeltlich überlässt.
Auslagenersatz Geldbeträge, die der Arbeitnehmer für den Arbeitgeber ausgegeben hat, sind steuer- und sozialversicherungsfrei (z. B. Parkgebühren oder Benzinkosten, wenn der Arbeitnehmer diese auf Rechnung des Arbeitsgebers getragen hat).
Beihilfen für Notfälle Beihilfen und Unterstützungen, die wegen Hilfsbedürftigkeit gewährt werden, sind bis zu einem Betrag von 600 EUR im Jahr steuerfrei, wenn die Unterstützungen dem Anlass nach gerechtfertigt sind, z. B. in Krankheits- und Unglücksfällen. In Ausnahmefällen können auch Leistungen von mehr als 600 EUR steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben. Zuwendungen für Heirat oder Geburt sind hingegen seit 01.01.2006 steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Betriebssport und Gesundheitsförderung Leistungen des Arbeitgebers zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustandes und der betrieblichen Gesundheitsförderung, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden, bleiben steuerfrei, soweit sie den Betrag von 500 EUR im Kalenderjahr nicht übersteigen. Hiervon erfasst werden z. B. Leistungen zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustandes und zur Vorbeugung und Reduzierung arbeitsbedingter Belastungen des Bewegungsapparates. Stellt der Arbeitgeber einen Fitnessraum unentgeltlich zur Verfügung, ist dies eine steuer- und sozialversicherungsfreie Leistung zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen im überwiegend betrieblichen Interesse. Dies gilt nicht für die Übernahme von Mitgliedsbeiträgen des Arbeitnehmers z. B. für ein Fitnessstudio. Dieses ist eine Barzuwendung, somit steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn! Ist der Arbeitgeber Vertragspartner des Leistungserbringers, liegt ein Sachbezug vor. Sachbezüge sind bis zu 44 EUR im Monat steuer- und sozialversicherungsfrei.
Betriebsveranstaltungen Steuer- und sozialversicherungsfrei sind bis zu zwei Betriebsveranstaltungen, z. B. Betriebsausflug oder Weihnachtsfeier, im Jahr, wenn die Ausgaben pro Veranstaltung höchstens 110 EUR pro Arbeitnehmer betragen.
Fahrtkostenersatz Benutzt der Arbeitnehmer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte seinen eigenen Pkw, kann der Arbeitgeber ihm mit 15 % pauschal besteuert 0,30 EUR pro Entfernungskilometer erstatten. Durch die steuerlich zulässige Pauschalbesteuerung unterliegt der Fahrtkostenzuschuss nicht der Sozialversicherungspflicht.
Fortbildung Berufliche Fort- und Weiterbildungsleistungen sind immer dann steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn die Maßnahmen im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers durchgeführt werden. Nach der neueren Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes können bei gemischt veranlassten Dienstreisen, also Reisen, die neben einem eindeutig beruflichen Teil auch private Freizeitelemente beinhalten, die Reisekosten in steuerpflichtige Sachzuwendungen und Zuwendungen im betrieblichen Interesse aufgeteilt werden.
Die Lohnsteuer kann entweder individuell nach den Merkmalen der Lohnsteuerkarte oder unter den gesetzlichen Voraussetzungen pauschal durch den Arbeitgeber erhoben werden. Die Pauschalbesteuerung hat jedoch keine Auswirkung für den Bereich der Sozialversicherung.
Freigrenze für Sachbezüge Sachbezüge sind steuerfrei, wenn der Vorteil für den Arbeitnehmer höchstens 44 EUR pro Kalendermonat beträgt. Dabei handelt es sich um eine Freigrenze. Wurde in einem Monat die Grenze von 44 EUR überschritten, sind die gesamten Bezüge lohnsteuerpflichtig. Umfasst ist z. B. die Überlassung monatlicher Fahrkarten des öffentlichen Nahverkehrs (Jobtickets).
Kindergartenzuschüsse Beiträge für Kindergärten und andere vergleichbare Einrichtungen, in denen nicht schulpflichtige Kinder tagsüber betreut und versorgt werden, können Arbeitgeber steuerfrei gewähren. Dies gilt sowohl für betriebliche als auch für außerbetriebliche Einrichtungen. Es muss sich dabei um zusätzlich zum Arbeitslohn erbrachte Leistungen handeln.
Kleidung Die Gestellung typischer Berufskleidung durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer ist grundsätzlich steuerfrei (z. B. Uniform von Bundeswehr-, Polizei- und Bahnbeschäftigten).
Mankogeld Arbeitnehmer, die im Kassen- und Zähldienst beschäftigt sind, erhalten von ihren Arbeitgebern vielfach eine besondere Entschädigung zum Ausgleich von Kassenverlusten, auch Fehlgeldentschädigungen, Zählgelder, Kassenverlustentschädigungen genannt. Pauschale Fehlgeldentschädigungen sind steuerfrei, soweit sie 16 EUR im Monat nicht übersteigen.
Personalcomputer Die private Nutzung eines betrieblichen Computers durch den Arbeitnehmer ist steuerfrei. Dies gilt auch, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Computer überlässt und schriftlich vereinbart wird, dass der Arbeitnehmer den Computer beruflich und privat nutzen darf. Zudem ist zu vereinbaren, dass das Gerät wieder an den Arbeitgeber zurückzugeben ist.
Rabattfreibetrag Überlässt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern eigene Waren oder Dienstleistungen unentgeltlich oder gewährt er hierauf einen Rabatt, so ergibt sich für den Arbeitnehmer ein steuer- und sozialversicherungspflichtiger geldwerter Vorteil. Dies gilt nicht, wenn der Rabattfreibetrag bis zu einer Höhe von 1.080 EUR im Jahr eingehalten wird. Umfasst sind solche Produkte und Dienstleistungen, mit denen der Arbeitgeber handelt. Maßgebend für die steuerliche Bewertung des eingeräumten Rabatts ist der um 4 % geminderte Endpreis, zu denen der Arbeitgeber die Waren oder Dienstleistungen fremden Endverbrauchern im allgemeinen Geschäftsverkehr anbietet.
Reisekosten Reisekosten, die der Arbeitnehmer wegen einer betrieblich veranlassten Dienstreise getragen hat, kann der Arbeitgeber steuerfrei ersetzen.
Sammelbeförderung Eine Sammelbeförderung von Arbeitnehmern zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit einem vom Arbeitgeber gestellten Beförderungsmittel ist steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn sie für den betrieblichen Einsatz der Arbeitnehmer notwendig ist. Das ist z. B. der Fall, wenn eine Beförderung mit öffentlichen Beförderungsmitteln aufgrund unverhältnismäßig hohen Zeitaufwands oder auch gar nicht (mangels Angebots) stattfinden könnte.
Restaurantscheck Die Mitarbeiterverpflegung ist für Unternehmen von 2010 an bis zu 1.298 EUR jährlich pro Arbeitnehmer abgabenfrei. Der Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern einen Essenszuschuss in Form eines Restaurantschecks zukommen lassen. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer sich aus seinem bereits versteuerten Nettoeinkommen ab 2010 in Höhe von 2,80 EUR beteiligt oder der Sachbezugswert pauschal mit 25 % versteuert wird, entweder vom Arbeitnehmer oder Arbeitgeber. Die Beteiligung von 2,80 EUR erhält der Mitarbeiter mit dem Restaurantscheck wieder zurück. Somit ergibt sich für 2010 ein maximaler Scheckwert pro Arbeitstag von 5,90 EUR. Übernimmt der Arbeitnehmer die Pauschalsteuer auf den Sachbezugswert von 2,80 EUR, kann der Arbeitgeber nicht nur bis zu 3,10 EUR, sondern jeden gewünschten Betrag bis maximal 5,90 EUR pro Restaurantscheck steuer- und sozialabgabenfrei an den Mitarbeiter ausgeben.
Telekommunikation Die private Nutzung von Telekommunikationsgeräten ist für den Arbeitnehmer steuerfrei. Für den steuerfreien Ersatz beruflich entstandener Telekommunikationskosten kann der Arbeitgeber die laut Einzelkostennachweis angefallenen tatsächlichen Aufwendungen ersetzen. Dabei reicht es aus, die Einzelkosten über einen Zeitraum von drei Monaten nachzuweisen und diesen repräsentativen Durchschnitt in der Folge anzusetzen.
Alternativ kann er pauschal ohne Einzelkostennachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrages, höchstens aber 20 EUR pro Monat ersetzen.
Umzugskosten Zieht der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen um, kann ihm der Arbeitgeber die Umzugskosten steuerfrei erstatten. Allerdings dürfen die Kosten nicht höher sein als im Bundesumzugskostengesetz angegeben. Außerdem müssen, sofern der Arbeitnehmer die Kosten per Einzelnachweis beziffert, einzelne Positionen herausgenommen werden, die nicht steuerfrei erstattet werden dürfen. Dazu gehören z. B. die Kosten für neu angeschaffte Möbel oder Vermögensverluste (z. B. Veräußerungskosten).
Vermögensbeteiligungen Erhalten Mitarbeiter die Chance, unentgeltlich oder verbilligt Vermögensbeteiligungen wie Aktien, GmbH-Anteile oder stille Beteiligungen zu erwerben, sind diese Bezüge lohnsteuerfrei, wenn sie nicht höher sind als der halbe Wert der Beteiligung und insgesamt 135 EUR im Kalenderjahr nicht übersteigen.
Zinsvorteil bei Arbeitgeberdarlehen Ein Arbeitgeberdarlehen ist die Überlassung von Geld durch den Arbeitgeber oder aufgrund des Dienstverhältnisses durch einen Dritten an den Arbeitnehmer, die auf dem Rechtsgrund eines Darlehensvertrags beruht. Gewährt der Unternehmer ein unverzinsliches oder zinsverbilligtes Arbeitgeberdarlehen, so stellen die Zinsersparnisse für den Arbeitnehmer grundsätzlich Arbeitslohn dar und sind lohnsteuerlich abzurechnen. Die Zinsersparnisse ergeben sich aus der Zinsdifferenz zwischen dem Zins aus dem gewährten Arbeitgeberdarlehen gegenüber dem marktüblichen Zins eines vergleichbaren Darlehens. Zur Ermittlung des marktüblichen Zinssatzes mit Hilfe der EWU-Zinsstatistik der Deutschen Bundesbank. Solange die Summe der noch nicht getilgten Darlehen am Ende des Lohnzahlungszeitraums 2.600 EUR (Nichtaufgriffsgrenze) nicht übersteigt, werden die Zinsersparnisse lohnsteuerlich nicht erfasst. Zudem findet die 44-EUR-Sachbezugsfreigrenze Anwendung.
Verpflegungsmehraufwand Wer sich mindestens 8 Stunden außerhalb der Wohnung bzw. der regelmäßigen Arbeitsstätte aufhält, kann vom Arbeitgeber eine Entschädigung für den Verpflegungsmehraufwand erhalten. Er beträgt bei einer Abwesenheit ab 24 Stunden 24 EUR, ab 14 bis 24 Stunden 12 EUR, ab 8 bis 14 Stunden 6 EUR .
Bei Auslandsreisen gelten spezielle pauschale Länder-Auslandstagegelder.
Warengutscheine Ein Warengutschein ist steuerfrei, wenn der Gutschein beim Arbeitgeber einzulösen ist. Der Gutschein stellt auch dann einen Sachbezug dar, wenn er auf einen Euro-Betrag lautet. Es ist die monatliche 44-EUR-Freigrenze oder der Rabattfreibetrag in Höhe von 1.080 EUR anzuwenden.
Die Warengutscheine, die der Arbeitnehmer bei einem Dritten einlösen kann, unterliegen strengeren Anforderungen. Auf dem Warengutschein muss eine bestimmte, der Art und Menge nach konkret bezeichnete Ware oder Dienstleistung ohne einen anzurechnenden Betrag angegeben sein. Begünstigte Sachzuwendungen liegen so z. B. vor, wenn der Gutschein nur die zu tankende Menge und die Treibstoffart ausweist.
Werkzeuggeld Für Werkzeuge, die betrieblich genutzt werden, kann der Arbeitgeber eine steuerfreie Erstattung an den Arbeitnehmer vornehmen. Die Steuerfreiheit für Werkzeuggeld gilt ausschließlich für Handwerkszeug, das zur leichteren Handhabung, Be- und Verarbeitung eines Gegenstandes dient.
Zukunftssicherung Seit 2005 können die Beiträge zu Direktversicherungen – wie bei Pensionskassen und Pensionsfonds – bis zu einer Höhe von 4 % der Beitragsbemessungsgrenze (2010 = 2.640 EUR) steuer- und sozialversicherungsfrei aus dem Bruttoeinkommen umgewandelt werden. Darüber hinaus ist bei Verträgen, die seit Anfang 2005 abgeschlossen wurden, eine weitere steuerfreie, aber sozialversicherungspflichtige Entgeltumwandlung bis zu 1.800 EUR pro Jahr möglich.
Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit
Zusätzlich zum Grundlohn können folgende Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit steuer- und sozialversicherungsfrei gezahlt werden. Die Zuschläge sind auf einen Grundlohn von höchstens 50 EUR beschränkt:
- Heimarbeit: 10 %
- Nachtarbeit von 20 bis 6 Uhr: 25 % bzw. von 0 bis 4 Uhr, wenn vor 0 Uhr begonnen: 40 %
- Sonntagsarbeit von 0 bis 24 Uhr: 50 %
- Gesetzliche Feiertage von 0 bis 24 Uhr: 125 %
- Silvester von 14 bis 24 Uhr: 125 %
- Weihnachtsfeiertage von 0 bis 24 Uhr: 150 %
- Heiligabend von 14 bis 24 Uhr: 150 %
- 1. Mai von 0 bis 24 Uhr 150 %
