Mit zuneh­mender Digi­ta­li­sie­rung der Arbeits­welt sind wir täglich einer Flut von digi­talen Benach­rich­ti­gungen ausge­setzt. Was privat mögli­cher­weise will­kommen ist oder im schlimmsten Falle ledig­lich nervt, kann im geschäft­li­chen Bereich ein rich­tiger Zeit­fresser mit hand­festen Nach­teilen sein. Um die Produk­ti­vität nicht zu gefährden, bedarf es Stra­te­gien, die digi­tale Nach­rich­ten­flut zu zähmen.

Die digi­tale Nach­rich­ten­flut kann zwar einer­seits zu einer Erhö­hung der Produk­ti­vität führen, ande­rer­seits stellt sie auch eine Bedro­hung der Arbeits­ef­fi­zienz dar. Der Grad zwischen Produk­ti­vi­täts­stei­ge­rung und Effi­zi­enz­be­dro­hung ist schmal. Um sicher­zu­stellen, dass digi­tale Medien tatsäch­lich als Instru­mente der Produk­ti­vi­täts­stei­ge­rung einge­setzt werden, stellen Unter­nehmen idea­ler­weise gewisse Regeln auf, um ihr Personal beim Einsatz dieser Medien zu unter­stützen. Im Sinne von New Work sollten Unter­nehmen ihren Teams beim Thema des digi­talen Medi­en­ein­satzes ein grund­sätz­li­ches Vertrauen entge­gen­bringen.

Eine Studie der Wies­baden Busi­ness School aus dem Jahr 2013 zeigte eine Stei­ge­rung der Produk­ti­vität für 39 % der Teil­nehmer, wenn Social Media unter­neh­mens­in­tern genutzt wird. Jedoch werden die sozialen Platt­formen von vielen Firmen auch als größtes Risiko für einen produk­tiven Arbeits­alltag gesehen. Die Grenze zwischen geschäft­li­cher und privater Nutzung ist schmal, die Gefahr für Ablen­kungen groß. Soll Social Media andere Kommu­ni­ka­ti­ons­formen im Unter­nehmen ersetzen und jeder­zeit nutzbar sein, ist eine gute Selbst­or­ga­ni­sa­tion nötig. Daher sollten Unter­nehmen einen gemein­samen Weg mit ihren Beschäf­tigten finden, wie digi­tale Medien nicht zu Zeit­fres­sern, sondern zum Produk­ti­vi­täts­booster werden.

Sobald das Smart­phone morgens zur Hand genommen wird, warten zahl­reiche E-Mails, Kurz­nach­richten, Twitter- und Face­book-Posts darauf, gelesen zu werden. Berufs­tä­tige bekommen durch­schnitt­lich etwa 30 E-Mails pro Tag, die beant­wortet oder zumin­dest gelesen werden müssen. Dazu kommen oft über 50 WhatsApp-Nach­richten plus Face­book-, Insta­gram- und/oder Twitter-Beiträge, die ange­schaut und „gelikt“ werden sollen. Nicht wenige nutzen schon die Zeit am Früh­stücks­tisch dazu, sich auf den neusten Stand zu bringen. Inzwi­schen ist es fast unmög­lich geworden, der digi­talen Nach­rich­ten­flut zu entkommen. Für die Beschäf­ti­gung mit den Mittei­lungen werden nicht selten ein bis zwei Stunden täglich benö­tigt. Zeit, sich mental auf die eigent­liche Arbeit einzu­stellen, bleibt kaum. Auch im Büro werden oft die ersten zehn Minuten des Arbeits­tages damit verbracht, sich mit Neuig­keiten auf den Social-Media-Kanälen zu versorgen oder die Antworten auf die bereits versen­deten Nach­richten zu lesen.Digitale Zeit­schlu­cker sind ein Problem und viele Unter­nehmen konkur­rieren mit Social Media & Co. um die Energie und Konzen­tra­tion ihrer Beschäf­tigten – und damit um deren Produk­ti­vität. Sie sehen die Effi­zienz des Unter­neh­mens gefährdet. Verbote bringen jedoch nichts. Studien haben sogar gezeigt, dass sie die Produk­ti­vität hemmen, da die Zufrie­den­heit der Mitar­beiter deut­lich sinkt. Die Moti­va­tion für die Arbeit und die Iden­ti­fi­ka­tion mit dem Unter­nehmen leidet, wenn der Durst nach digi­taler Konnek­ti­vität nicht gestillt werden darf. Firmen machen sich für neue Mitar­beiter deut­lich attrak­tiver, wenn sie selbst auf Social-Media-Platt­formen aktiv sind und diese auch unter­neh­mens­in­tern für die Kommu­ni­ka­tion etablieren. Doch wie entgeht man der Ablen­kungs­falle und schafft es, die private Nutzung während der Arbeits­zeit gering zu halten?

Immer mehr Unter­nehmen inte­grieren Social Media in den Arbeits­alltag und erlauben kurz­zeitig private Inter­net­su­chen vorzu­nehmen, soziale Platt­formen zu konsul­tieren oder mit der Familie zu chatten. In der rich­tigen Dosis fördert dies die Zufrie­den­heit und die Produk­ti­vität. Zudem können Social-Media-Kanäle hilf­reich sein, um neue Kontakte zu knüpfen und Personal zu rekru­tieren. Führt die Social-Media-Nutzung jedoch häufig zu Ablen­kung, hat das nega­tive Auswir­kungen.

Eine Umfrage aus den USA hat ergeben, dass über 50 % der Arbeit­nehmer bis zu eine Stunde ihrer Arbeits­zeit für Social-Media-Akti­vi­täten nutzen. Alle zwölf Minuten greift der Mensch nach seinem Smart­phone, sagen Unter­su­chungen aus Groß­bri­tan­nien. Offenbar bieten Face­book, WhatsApp und YouTube das größte Ablen­kungs­po­ten­zial. Die Folge ist klar: Redu­ziert sich die Zeit, die für die Arbeit genutzt wird, sinkt auch die Produk­ti­vität. Weiterhin bemän­geln viele, dass die stän­dige Ablen­kung durch neue Nach­richten die Aufmerk­sam­keits­spanne, zu der ein Mensch fähig ist, konti­nu­ier­lich und dauer­haft vermin­dert. Aufgaben, die längere Konzen­tra­ti­ons­phasen erfor­dern, könnten in Zukunft Schwie­rig­keiten bereiten.

Interne Schu­lungen können helfen, die Probleme des Effi­zi­enz­ver­lusts anzu­gehen. Lehr­gänge zur Verbes­se­rung der Selbst­wahr­neh­mung können die Gefahr des Zeit­ver­lustes und der Produk­ti­vi­täts­sen­kung vermin­dern. Zeit­fallen, wenig ziel­füh­rende Aufgaben und Ablen­kungen werden schneller als solche erkannt und können bewusst vermieden werden. Nütz­lich ist auch, die wich­tigsten Produk­ti­vi­täts­hemmer zu iden­ti­fi­zieren und Lösungs­vor­schläge anzu­bieten oder diese gemeinsam zu erar­beiten. Schluckt zum Beispiel die Beant­wor­tung zahl­rei­cher E-Mails zu viel Zeit, können feste Zeit­fenster etabliert werden, in denen sich ausschließ­lich dieser Aufgabe gewidmet wird. Zusätz­lich sollte eine Eintei­lung nach Prio­rität erfolgen, sodass wich­tige Nach­richten zuerst abge­ar­beitet werden.

Nicht jede Methode des Zeit­ma­nage­ments und der Selbst­or­ga­ni­sa­tion ist für jeden gleich wert­voll. Zunächst sollte heraus­ge­funden werden, welche Methode der eigenen Arbeits­weise und Persön­lich­keit entge­gen­kommt. Manche Menschen arbeiten beispiels­weise hervor­ra­gend mit einem Timer, andere setzt die zeit­liche Frist zu sehr unter Druck und sie denken eher an den Count­down als an die Aufgabe, die es zu erle­digen gilt. Haben Sie die rich­tige Methode für sich entdeckt, werden Sie sehen, wie schnell Sie wieder zu mehr Produk­ti­vität gelangen.

Selbst­be­ob­ach­tung: der erste Schritt zu mehr Produk­ti­vität

Wer wissen möchte, welche Aufgabe täglich wie viel Zeit schluckt, kann eine Selbst­be­ob­ach­tung durch­führen. Dies ist oft der erste Schritt zu mehr Produk­ti­vität. Die Beob­ach­tung der eigenen Zeit­nut­zung sollte mindes­tens über zwei Tage, besser jedoch über eine Woche erfolgen. Dabei wird doku­men­tiert, wann mit einer Akti­vität begonnen wird und wann sie beendet ist. Die meisten Menschen sind über­rascht, wie viel Zeit sie täglich mit (unpro­duk­tiven) Social-Media-Akti­vi­täten oder dem Lesen von Werbe­mails verlieren. Etwa drei Stunden pro Tag sind der Durch­schnitt.

Feste Zeiten für die Nutzung von Social-Media-Kanälen einrichten

Profile auf sozialen Platt­formen auf einem aktu­ellen Stand zu halten und konti­nu­ier­lich Präsenz zu zeigen, um Follower zu halten, kostet Zeit. Hier hilft es, feste Zeiten einzu­richten, in denen die Updates geschrieben werden. Ob das zwei Stunden jeden Samstag sind oder täglich zwanzig Minuten nach der Arbeit macht im Prinzip keinen Unter­schied. Wichtig ist, dass der Zeit­rahmen einge­halten und effektiv genutzt wird. Profil­be­su­cher gewöhnen sich schnell an die neue Frequenz und werden akzep­tieren, dass die Erreich­bar­keit nicht jeder­zeit gegeben ist.

Freunde und Familie über Arbeits­zeiten infor­mieren

Wird man auch während der Arbeits­zeit konti­nu­ier­lich mit privaten WhatsApp-Nach­richten bombar­diert, kann es nötig werden, ein paar Regeln aufzu­stellen. Liegt das Smart­phone auf dem Schreib­tisch und blinkt ständig der Bild­schirm, weil eine neue Mittei­lung einge­gangen ist, schaut man sich diese übli­cher­weise auch an. Oft beant­wortet man sie sogar. Die Konzen­tra­tion wird gestört und die Arbeit ist unter­bro­chen. Wer dies vermeiden möchte, sollte Freunde und Verwandte über seine Arbeits­zeiten infor­mieren und sie bitten, in dieser Zeit nur in Notfällen Kontakt aufzu­nehmen.

App-Timer konfi­gu­rieren und nutzen

App-Timer sind sinn­volle Hilfs­mittel, um die Nutzung digi­taler Kanäle einzu­schränken. Wer für eine bestimmte Zeit konzen­triert arbeiten möchte, wählt sie, um Social-Media- oder Nach­richten-Apps für diesen Zeit­raum zu deak­ti­vieren. Schon allein das Wissen, dass solche Apps für einen fest­ge­legten Zeit­raum nicht nutzbar sind, hilft dabei, sich wieder auf arbeits­re­le­vante Aufgaben zu fokus­sieren.

Die Pomo­doro-Technik

Einige Studien haben gezeigt, dass kurze Ablen­kungen zwischen arbeits­in­ten­siven Phasen die Produk­ti­vität stei­gern und inno­va­tive Ideen fördern können. Menschen, die sich in einem solchen Schema wohl­fühlen, erfahren eine Effi­zi­enz­stei­ge­rung mit der Pomo­doro-Technik. Hierbei wird mit einer Stoppuhr gear­beitet. Es erfolgt ein konti­nu­ier­li­cher Wechsel zwischen 25-minü­tigen konzen­trierten Arbeits­phasen und fünf­mi­nü­tigen Pausen. Andere Menschen dagegen arbeiten effek­tiver, wenn sie in einen Flow-State geraten. Für sie wäre die stän­dige Unter­bre­chung der Konzen­tra­tion kontra­pro­duktiv.

E-Mail-Account aufräumen

Schnell passiert es, dass man sich für den einen oder anderen News­letter ange­meldet hat. Viele E-Mails bevöl­kern so täglich das Post­fach und ringen mit schlag­zei­len­ver­däch­tigen Betreff­zeilen um die Aufmerk­sam­keit. Stellen Sie fest, dass Sie regel­mäßig auf solche News­letter klicken, sollten Sie sich fragen, welche der Nach­richten rele­vante Infor­ma­tionen enthalten. Alle anderen News­letter dürfen abge­meldet werden. Wer auf bestimmte „Nach­rich­ten­briefe“ nicht verzichten möchte, kann sich verschie­dene Ordner einrichten. So werden auto­ma­tisch wich­tige von weniger wich­tigen Mittei­lungen getrennt.

Dass die Nutzung von Social Media zur Sucht werden kann, die unpro­duk­tives Verhalten nach sich zieht, ist bekannt. Schon das Öffnen einer Werbe­mail kann zu einer Dopamin-Ausschüt­tung führen, was ein Beloh­nungs­emp­finden auslöst. Das gute Gefühl lässt jedoch schnell nach und es wird nach der nächsten Mittei­lung gesucht. Wer zu häufig pro Tag nach dem Smart­phone greift, um sich zu versi­chern, dass auch keine Nach­richt verpasst wird, sollte sich fragen, ob viel­leicht eine Sucht dahin­ter­steckt und früh­zeitig eingreifen.