Digitale Fahrtenbücher
Das Fahrtenbuch hat wohl schon so manchem Steuerzahler mit Firmenwagen Kopfzerbrechen bereitet. In der Realität ist das Fahrtenbuchführen nämlich leichter gesagt als getan.
Es erfordert viel Disziplin, die notwendigen Informationen (Datum, Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt und im Falle betrieblicher Fahrten Anlass der Fahrt und aufgesuchte Geschäftspartner) nach jeder getätigten Fahrt handschriftlich zu notieren. Wird die Dokumentation einzelner Fahrten im Stress doch einmal vergessen, beginnt eine mühsame Rekonstruktion der Fahrten, um die notwendige Lückenlosigkeit nachträglich zu gewährleisten. Hinzu kommt, dass das Finanzamt bei Fahrtenbüchern sehr penibel ist. So weckt beispielsweise schon ein sehr einheitliches Schriftbild den Verdacht einer nachträglichen Manipulation. Schlimmstenfalls droht letztlich die meist kostspielige Versteuerung nach der pauschalen 1-%-Methode.
Schreiben war gestern
Gute Nachrichten gibt es für alle, die handschriftliche Varianten satt haben: Die Digitalisierung hat auch verschiedene Bereiche der Steuerbranche erreicht. In den letzten Jahren erobern digitale Lösungen allmählich den Markt und bieten eine Alternative gegenüber analogen Pendants und der pauschalen 1-%-Versteuerung. Die digitalen Helfer notieren die für das Finanzamt notwendigen Daten ganz automatisch und speichern sie auf einem Server. An das Fahrtenbuchschreiben muss man demnach nicht mehr denken. Nach Ende der Fahrt können die Fahrten dann verwaltet werden. Konkret werden sie durch den Nutzer in der App den Kategorien „Geschäftlich“, „Privat“ oder „Arbeitsweg“ zugeordnet, damit im Endeffekt der tatsächliche Privatanteil ermittelt werden kann. Die Lösungen gewisser Anbieter werden einem digitalen Helfer besonders gerecht: Sie bieten meist Erweiterungen, wie eine Software zur Fuhrparkverwaltung, Features zur Verkehrsanalyse, einen Fahrzeugfinder oder einen Spritspartrainer, um alle Themen rund um den Firmenwagen zu optimieren. Wenn schließlich die nächste Betriebsprüfung ansteht, kann ein digitales Fahrtenbuch exportiert und an den Steuerberater oder das zuständige Finanzamt weitergegeben werden.
Vorsicht ist besser als Nachsicht: rechtliche Anforderungen
Blind vertrauen sollte man digitalen Fahrtenbüchern nicht. Die rechtlichen Anforderungen sind die Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Steuerprüfung und durch das BMF-Schreiben vom 18.11.2009, BStBl. I 2009, S. 1326, Az. IV C 6 – S 2177/07/10004, geändert durch das BMF-Schreiben vom 15.11.2012, klar definiert: Zeitnah, manipulationssicher und lückenlos ist auch ein elektronisches Fahrtenbuch zu führen. Die Fahrten müssen einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in einem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden. Dazu muss die Fahrtenerfassung unbedingt automatisch starten, denn sonst entsteht wie auch bei handschriftlichen Varianten das Problem der Lückenhaftigkeit. Die Manipulationssicherheit wird sichergestellt, indem eine nachträgliche Veränderung ausgeschlossen ist. Einzig eine Ergänzung der Daten (beispielsweise Anlass der Fahrt, Geschäftspartner oder Gründe für einen Umweg) ist erlaubt. Damit die zeitnahe Dokumentation erfüllt ist, räumt das BMF dazu eine 7-Tage-Frist ein. Im selbigen Zeitraum müssen die Fahrten noch den eben genannten Kategorien zugeordnet werden. Im Gegensatz zum klassischen Fahrtenbuch genügt es also, die Fahrten erst in der Mittagspause, nach Feierabend oder am Wochenende zu kategorisieren, da die Daten selbst ja bereits unmittelbar nach der Fahrt erfasst wurden.
Sind alle digitalen Lösungen gleich?
Zu unterscheiden ist in einem ersten Schritt zwischen reinen App-Lösungen und Kombilösungen. Reine App-Lösungen sind vergleichsweise günstig. In den meisten Fällen ist davon aber abzuraten. Das Smartphone muss nämlich stets mitgeführt werden und es lässt sich nur schwer beweisen, dass die Strecke, die das Smartphone zurückgelegt hat, letztlich mit der des Fahrzeugs übereinstimmt.
Im Gegensatz dazu gibt es Kombilösungen aus Hard- und Software. Ältere Anbieter setzen dazu teilweise noch auf relativ sperrige Hardware, die im Rahmen eines Werkstattbesuchs vorab zwar fest im Innenraum montiert werden muss, ihren Zweck aber erfüllt. Der Trend der letzten Jahre geht zu „digitalen Werkzeugen” über, die auf Basis der On-Board-Diagnose-Schnittstelle des Fahrzeugs funktionieren. Meist unterhalb des Lenkrads lässt sich ein kleiner OBD-Stecker montieren, der die notwendigen Entfernungen direkt aus dem Bordcomputer ausliest. Am Smartphone oder PC können die Informationen dann verwaltet werden.
Dabei gibt es zum einen OBD-Lösungen, welche die Daten via Bluetooth in die Software übertragen. Ihre Aufzeichnung muss in der Regel manuell gestartet werden. Hinzu kommt, dass der Bluetooth-Empfang erfahrungsgemäß nicht immer zuverlässig ist. Insofern entstehen lückenhafte Bücher und folglich droht die Ablehnung des Fahrtenbuchs durch das Finanzamt.
Zum anderen kann auf OBD-Lösungen zurückgegriffen werden, die per GPS arbeiten und deren OBD-Stecker über eine integrierte SIM-Karte verfügt. Sie funktionieren mit Abstand am zuverlässigsten. Dabei muss das Smartphone nicht mitgeführt werden, um eine lückenlose Aufzeichnung zu gewährleisten. Die Erfassung jeder Fahrt beginnt automatisch. Bei fehlender Netzverbindung, z. B. in Tiefgaragen oder Tunneln, werden die Daten im OBD-Stecker gespeichert und bei Wiedererlangen der Konnektivität an das Rechenzentrum weitergeleitet. Es wird also tatsächlich jede einzelne Fahrt aufgezeichnet. Kritiker sehen in der OBD-Technologie die Gefahr, der Stecker könnte bei einzelnen Fahrten ausgesteckt werden. Hier kann aber Entwarnung gegeben werden, denn das Finanzamt würde schnell feststellen, dass der tatsächliche Kilometerstand nicht mit der Angabe im Export übereinstimmt, und misstrauisch werden.
Fazit
Viele Steuerberater und Firmenwagenfahrer trauen digitalen Varianten aktuell noch nicht, erfahrungsgemäß aufgrund von Misstrauen in die Technik, aus Angst vor Überwachung und zum Schutz der Privatsphäre. Dabei spricht – sofern die rechtlichen Voraussetzungen eingehalten werden – vieles für digitale Lösungen: Sie sind schneller und die Technik ist zuverlässiger, denn gerade handschriftliche Fahrtenbücher erfüllen die Anforderungen des Finanzamts, wie die Lückenlosigkeit, häufig nicht. Letztlich lohnt sich der finanzielle Aufwand, wenn man bedenkt, wie regelmäßig handschriftliche Varianten durch Ablehnung zur Steuerfalle werden.
Vimcar
Vimcar, ein Berliner Softwareanbieter aus dem Connected-Car-Bereich, hat gemeinsam mit Steuerberatern eine digitale Fahrtenbuchlösung entwickelt, deren Technologie auf beschriebener OBD-Schnittstelle basiert. Der Stecker kann mit einem Handgriff montiert werden und startet die Dokumentation der Fahrten selbstständig, sobald der Motor gestartet wird.
Nach eigenen Informationen erfüllt das Vimcar-Fahrtenbuch alle rechtlichen Anforderungen, sodass der Anerkennung durch das Finanzamt bei ordnungsgemäßer Nutzung nichts mehr im Weg steht. Über 4.000 kleine bis mittelgroße Unternehmen nutzen die Lösung von Vimcar bereits. Steuerberater können das Fahrtenbuch kostenfrei 30 Tage testen. Da Vimcar nicht nur mit dem Deutschen Steuerberaterverband und DATEV, sondern auch mit der HSP Kanzleigruppe kooperiert, profitieren alle HSP-Kanzleien sowie deren Mandanten von vergünstigten Partnerkonditionen auf das Vimcar-Fahrtenbuch.
Wenn ein Mandant noch unsicher ist, ob sich ein Fahrtenbuch im eigenen Fall finanziell lohnen würde, kann mit dem Vimcar-Firmenwagenrechner (vimcar.de/firmenwagenrechner) kostenlos und ohne Anmeldung die individuelle Ersparnis gegenüber der 1-%-Methode berechnen.
Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an. Gerne informieren wir Sie darüber, wie Sie den HSP-Rabatt von 15% bei VIMCAR nutzen können.
