Die Märkte werden globaler, die Kalku­la­ti­ons­an­for­de­rungen höher. Das zwingt nicht nur inter­na­tional agie­rende Unter­nehmen zu lupen­reinem Reporting. Zwei Finanz­ex­perten erklären, warum sich der Einsatz einer Kosten­rech­nung lohnt.

Autor: Wolf­gang Betten und Kathrin Fieder­ling

Mit ihrer „bergi­schen Kalku­la­tion“ ist die Carl Walter Schraub­werk­zeug-Fabrik GmbH & Co. KG in Wuppertal eine lange Zeit ganz gut gefahren. Wenn am Ende etwas hängen blieb, waren Manage­ment und Mitar­beiter zufrieden. Diese Pi-mal-Daumen-Methode hatte durchaus System, denn bei einem Angebot von gut 13.000 Schrau­ben­schlüs­seln, Zangen, Hydraulik-werk­zeugen, Prüf­ge­räten und Sonder­an­fer­ti­gungen ist es schwer, kalku­la­to­risch jeder­zeit den Über­blick zu behalten. Mit selbst gestrickten Excel-Listen stieß Andreas Knopp hier rasch an Grenzen. Deshalb ergriff der kauf­män­ni­sche Leiter im Jahr 2009 bei der Anschaf­fung einer neuen ERP-Lösung die Chance, das Thema Kosten­rech­nung struk­tu­riert anzu­gehen. Als Erstes entwi­ckelte Knopp damals zusammen mit seinem Steuer­berater und DATEV ein Konzept mit einer zu dem Betrieb passenden Struktur: „Wir wollten auf einfa­chem Weg an all jene Daten kommen, die für eine präzise Kalku­la­tion nötig sind.“ Von den Maschi­nen­plan­stunden, den kalku­la­to­ri­schen Abschrei­bungen und Zinsen sowie der Vertei­lung der Lohn- und Ener­gie­kosten bis hin zu den Maschinen- und Lohn­kos­ten­sätzen wurden alle Anfor­de­rungen berück­sich­tigt.

Aussa­ge­kräf­ti­gere Zahlen. „Auf diese Weise haben wir mit dem Projekt eine wirk­liche Kosten­trans­pa­renz geschaffen und können nun korrekte Kalku­la­ti­ons­größen ableiten“, freut sich Knopp. „Die teil­weise verblüf­fenden Erkennt­nisse, welche Kosten auf einer Kosten­stelle tatsäch­lich verur­sacht
werden, haben uns manchmal ziem­lich über­rascht.“ DATEV Kosten­rech­nung liefert bei der Carl Walter Schraub­werk­zeug-Fabrik auf einfa­chem Weg die benö­tigten Auswer­tungen und Kenn­zahlen. Und zwar für jeden Nutzer die genau zu seinem Zweck passenden Details, betont Knopp: „Unsere Kauf­leute beispiels­weise inter­es­sieren die Kosten für Verwal­tung und Vertrieb.“ Außerdem
erhalten sie auf Knopf­druck aussa­ge­kräf­tige Maschinen- oder Abtei­lungs­kos­ten­sätze. Inzwi­schen mag sich bei dem mittel­stän­di­schen Unter­nehmen niemand mehr ein Arbeiten ohne die Kosten­rech­nung vorstellen. Durch die Verzah­nung mit dem ERP-System hat das Unter­nehmen einen struk­tu­rierten Über­blick über alle rele­vanten Zahlen und kann auf dieser Basis stra­te­gi­sche Entschei­dungen treffen. Der Wunsch nach gut struk­tu­rierten Zahlen brachte auch Edenred in München dazu, eine Kosten­rech­nung einzu­führen. Der fran­zö­si­sche Mutter­kon­zern des Anbie­ters von Moti­va­ti­ons­lö­sungen in den Berei­chen Personal, Marke­ting und Vertrieb wollte ein regel­mä­ßiges, zeit­lich eng kalku­liertes Reporting auf Basis des Konzern‑
konten­rah­mens.

Viel schnel­lere Prozesse. „Für das Reporting haben wir Zahlen aus fünf Buch­hal­tungen manuell aufbe­reitet, was aufwendig war und etwa fünf Tage dauerte“, sagt Agathe Siever­ding, Leiterin der Finanz­ab­tei­lung. „Uns war klar, an den Prozessen muss sich etwas ändern.“ Die Lösung: Erst wurden die Buch­hal­tungen mit dem Steuer­berater und DATEV auf Basis des neu konfi­gu­rierten Konzern­kon­ten­rah­mens verschmolzen. Dann folgte nach dem vom Mutter­kon­zern vorlie­genden Schema die Konzep­tion des Reportings in der DATEV Kosten­rech­nung. Jetzt sind die Prozesse straffer und schneller. Der Aufwand zum Erstellen der Bericht­erstat­tung redu­zierte sich auf einen Tag. „Weil die KOST-BAB-Zeile die fran­zö­si­sche nume­ri­sche Berichts­po­si­tion und Bezeich­nung zeigt, liefern uns die Zahlen eins zu eins den Wert für die finale Version“, lobt Siever­ding. „Bei dem engen Zeit­kor­ridor zum Erstellen des Reports ist DATEV Kosten­rech­nung mit seinen inte­grierten Prüf­me­cha­nismen und Export­funk­tionen eine wert­volle Hilfe.“ Die Erstel­lung der Berichte ist einfach. Die Chef­über­sicht wird nach Excel expor­tiert. Die Werte werden in ein spezi­elles Excel-Sheet kopiert und sind danach mit den eigent­li­chen Report­ing­ta­bellen verlinkt.

Direkter Zugriff auf Belege. Die Kosten­rech­nung liefert daneben weitere infor­ma­tive Auswer­tungen wie Kosten­nach­weise auf Einzel­bu­chungs­satz­ebene bis hin zum Beleg. Die Konten­sal­den­liste zeigt die Konten je Kosten­stelle, glie­dert diese auf Knopf­druck nach dem Reportings­chema und dient damit zugleich als ein Kontroll­in­stru­ment für fehler­hafte Kontie­rungen. „Heute wird die Konzern­bi­lanz nach IFRS mithilfe einer indi­vi­du­ellen BWA abge­bildet, in der zusätz­lich spezi­elle Konzern­kenn­zahlen berechnet werden“, erläu­tert Siever­ding den Nutzen und die Möglich­keit des Erstel­lens indi­vi­du­eller Auswer­tungen. „Aber am wich­tigsten ist uns der Zugriff auf die digi­ta­li­sierten Belege im Kosten­nach­weis, weil man nur so jeden einzelnen Beleg analy­sieren und jeden Geschäfts­vor­fall nach­voll­ziehen kann.“ Ob die Leiterin der Finanz­ab­tei­lung bei Edenred in München auch anderen Unter­nehmen zur Einfüh­rung einer Kosten­rech­nung rät? Agathe Siever­ding sagt über­zeugt: „Eine Kosten­rech­nung ist immer sinn­voll und empfeh­lens­wert, denn sie bildet die Grund­lage für Manage­men­tent­schei­dungen.“ Und die sollten nicht nur aus dem Bauch getroffen werden.

Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürn­berg, Ausgabe 01/2013