Mitarbeitergespräch: Anschreien führt kaum zum Ziel
Der offene Austausch mit den Beschäftigten ist ein wichtiges Führungsinstrument. Wer sich dafür regelmäßig Zeit nimmt, löst viele Konflikte bereits im Vorfeld und kann so das Potenzial seiner Mitarbeiter optimal nutzen.
Autor: Pia WeberMan stelle sich vor, ein Mann kommt abends nach Hause. Seine wütende Ehefrau empfängt ihn mit den Worten: „Jahrelang habe ich mir ansehen müssen, wie du deine Socken überall rumliegen lässt. Aber jetzt reicht es mir. Ich gehe morgen zum Scheidungsanwalt.“ Die Vorstellung von einem derart unvermittelten und endgültigen Bruch klingt natürlich absurd. Genau daher nutzt Wilfried Braig das Beispiel. Der Experte für Personalthemen, der in Führungspositionen in verschiedenen Industriebetrieben seine Erfahrungen gemacht hat, will so verdeutlichen, wie mangelnde Kommunikation im ungünstigsten Falle ausgeht: „Im operativen Geschäft reden die Chefs zwar mit ihren Leuten, geben Anweisungen oder korrigieren etwas.“ Das sei aber nicht zu verwechseln mit einem systematischen Mitarbeitergespräch, für das ein Termin anberaumt und genug Zeit eingeplant werden muss. „Nur dabei können grundsätzliche Einschätzungen, Strategien oder eben auch Fehlentwicklungen in Ruhe erörtert werden.“
Oft genug zusammensetzen. Gut vorbereitete und intelligent geführte Mitarbeitergespräche sind deshalb wichtig, weil die deutsche Wirtschaft so hoch entwickelt ist. Die Organisationspsychologin Brigitte Winkler betrachtet diese intensive Art der Kommunikation mit den Beschäftigten als strategisches Führungsinstrument, da sich viele Mitarbeiter immer mehr zu Experten auf ihrem Gebiet entwickelten. Deren Arbeitsleistung könnten Vorgesetzte oft gar nicht mehr ganz überblicken. „Darum ist es wichtig, dass in gezielten Gesprächen zu erreichende Ziele, sich ändernde Faktoren und zu erwartende Ergebnisse besprochen werden“, sagt Brigitte Winkler. Nur so sei für alle im Betrieb ein koordiniertes Agieren möglich und Handlungssicherheit gegeben.
Bei der Adlon Datenverarbeitung Systems GmbH in Ravensburg mit rund 70 Mitarbeitern müssen die Teamleiter deshalb zweimal jährlich Mitarbeitergespräche führen. „Wollen wir uns mal in aller Ruhe zusammensetzen?“ ist bei dem IT-Systemhaus keine Frage, die Ärger signalisiert. Im Gegenteil. „Regelmäßige Mitarbeitergespräche drücken eine Wertschätzung gegenüber der Belegschaft aus und sind eine sichere Methode, um mögliche Fehlentwicklungen rechtzeitig zu korrigieren“, ist Geschäftsführer Andreas Richstätter sicher. Die Themen bei so einem Austausch sind breit gefächert und reichen von der Aufgabenverteilung innerhalb einer Arbeitsgruppe über die Wünsche nach einer neuen Aufgabe bis zum individuellen Qualifikationsbedarf. Einmal im Jahr steht auch das Gehalt auf der Agenda. „Wir warten gerade bei diesem sensiblen Thema nicht, bis vielleicht Unmut aufkommt, sondern gehen es aktiv an“, erläutert der Unternehmer.
Gespräch gut strukturieren. Vor dem Termin füllen Mitarbeiter und Vorgesetzter einen standardisierten Bogen aus, der den Gesprächsverlauf gliedert. Es geht immer um eine Istanalyse, die Zusammenarbeit mit Kollegen und anderen Bereichen oder Abteilungen und die Einschätzung der eigenen Kompetenz. Sie bildet auch die Grundlage für weitere Schritte zur Personalentwicklung. Außerdem werden Ziele und das Thema Gehalt erörtert. Anschließend fassen die Gesprächspartner die Ergebnisse schriftlich zusammen und beurteilen das Gespräch. „Sicher kostet das Zeit“, sagt Richstätter. „Aber selbst bei emotionalen Themen kommt es dann eben nicht zum großen Knall, da wir schon vorher reagieren können.“ Über das Gehalt etwa wurde vor vier Jahren stark diskutiert. „Wir haben deshalb eine Kienbaum-Gehaltsstudie als objektiven Vergleichsmaßstab heranzogen, um unsere Mitarbeiter zu überzeugen.“
Schnell über Lösungen reden. Der Firmenchef selbst wird aktiv, wenn keine Einigung möglich scheint – etwa bei der Wahl des Dienstwagens. Nicht jeder Mitarbeiter mag die infrage kommenden Marken. „Im persönlichen Gespräch verstehen sie aber, dass ich keine Ausnahme machen kann“, berichtet Richstätter. „Oft finden wir dann eine alternative Regelung.“ Auf Anraten des Steuerberaters bietet der Unternehmer etwa an, das gewünschte Auto selbst anzuschaffen. Dann vermietet es der Betreffende an die Firma, die es ihm als Geschäftswagen zur Verfügung stellt. „Spätestens mit diesem Vorschlag sind die Wogen geglättet und alle zufrieden“, erklärt Richstätter. Genau das zählt für den Unternehmer, um in einer Branche erfolgreich zu bleiben, die schon lange unter Expertenmangel leidet. Entscheidend aber ist das Timing. „Je später man ein Problem anspricht, umso länger dauert die Beseitigung“, weiß Experte Wilfried Braig. Jeder Vorgesetzte sollte die Eskalationsphasen kennen, in denen es Lösungsansätze gibt. So hätte die wütende Ehefrau ihrem Mann in einem Motivationsgespräch sagen können, dass sie das Sockenproblem stört. Sie hätte im Kritikgespräch mit Nachdruck ihre Unzufriedenheit erklären können. Und sie hätte im Konfliktgespräch die Möglichkeit nutzen können, „Es reicht“ zu sagen. Das hätte ihr vielleicht die Scheidung erspart.
Quelle: TRIALOG, Das Unternehmermagazin Ihrer Berater und der DATEV, Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 03/2012
