Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung
Der Gesetzgeber hat mit dem Vierten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze vom 22. Dezember 2011 (BGBl. I S. 3057) den gesetzlichen Rahmen für eine elektronisch unterstützte Betriebsprüfung durch die Rentenversicherungsträger geschaffen.
Nach dieser Vorschrift prüfen die Träger der Rentenversicherung bei den Arbeitgebern, ob diese ihre Meldepflichten und ihre sonstigen Pflichten nach dem SGB, die im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag (Beiträge zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung) und den Umlagebeiträgen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz stehen, ordnungsgemäß erfüllen; sie prüfen insbesondere die Richtigkeit der Beitragszahlungen und der Meldungen. Prüfungen erfolgen mindestens alle 4 Jahre. Die Rentenversicherungsträger prüfen außerdem auch die rechtzeitige und vollständige Entrichtung der Künstlersozialabgabe (seit 2007), die Zahlung der Insolvenzgeldumlage und den Insolvenzschutz von Wertguthaben (seit 2009) sowie die Zahlung der Beiträge zur Unfallversicherung (seit 2010).
Das Verfahren „elektronisch unterstützte Betriebsprüfung” (euBP).
Künftig erhalten die Arbeitgeber und Steuerberater im Rahmen des Verfahrens „elektronisch unterstützte Betriebsprüfung” (euBP) die Möglichkeit, die prüfungsrelevanten Daten elektronisch abzugeben. Die vom Arbeitgeber übermittelten Daten werden mithilfe einer Prüfsoftware analysiert und die daraus gewonnenen Ergebnisse als Hinweise für die Betriebsprüfung genutzt.
Mit § 9 Abs. 5 BVV hat der Gesetzgeber eine Regelung geschaffen, die es dem Arbeitgeber erlaubt, Entgeltunterlagen auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu führen. Hieraus ergibt sich für die Rentenversicherungsträger die Möglichkeit und das Recht, im Rahmen einer Betriebsprüfung digitale Entgeltunterlagen zu prüfen.
Die euBP in der Praxis. Das Verfahren euBP wird allen Arbeitgebern und Steuerberatern offenstehen, ist jedoch nicht verpflichtend. Eine Teilnahme wird optional zur bisher praktizierten Form der Betriebsprüfung durch die Rentenversicherungsträger angeboten. Die Rentenversicherungsträger können im Einvernehmen mit dem Arbeitgeber verlangen, dass die Übermittlung der erforderlichen Daten zum Zweck der Betriebsprüfung in einer einheitlich vorgegebenen Struktur erfolgt. Ergeben sich bei der Auswertung der Abrechnungsdaten des Arbeitgebers und der gespeicherten Daten der Sozialversicherungsträger Hinweise, Unplausibilitäten oder die Notwendigkeit der Einsichtnahme einzelner Belege, kann dem bei der Prüfung vor Ort gezielt nachgegangen werden. Die Arbeitgeber werden insofern entlastet, als im Vorfeld der Betriebsprüfung keine Unterlagen mehr kopiert und zusammengestellt werden müssen. Sofern die Betriebsprüfung mit den gelieferten Daten abgeschlossen werden kann, entfällt eine weitere Einsichtnahme der Unterlagen vor Ort.
Einheitliche Schnittstelle (Dateiaufbau, Datensätze und -bausteine).Vor dem Hintergrund der Vielzahl an Abrechnungsprogrammen und der damit verbundenen heterogenen Datenstruktur wurde eine einheitliche Datensatzbeschreibung (Schnittstelle) für die Datenanlieferung vorgesehen. Die Schaffung einer einheitlichen und verbindlichen Schnittstelle, die konkrete Vorgabe der erforderlichen Daten und deren Struktur ermöglicht einen für alle Beteiligten nachvollziehbaren Export der prüfrelevanten Daten aus den Abrechnungssystemen. Im Rahmen der Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung werden regelmäßig die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung und das betriebliche Rechnungswesen als Gegenstand der Finanzbuchhaltung angesprochen. Daher setzt sich die Schnittstellenbeschreibung aus diesen beiden Bereichen zusammen. In der Praxis werden für die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung und das betriebliche Rechnungswesen oft verschiedene Abrechnungsprogramme genutzt. Folglich sind für die euBP die Daten (i. d. R. jeweils eine Datei) aus dem jeweiligen System bereitzustellen.
Die Erstellung der Datei orientiert sich an den bekannten Datenübermittlungsverfahren im Bereich der Sozialversicherung. Zwischen dem Vorlaufsatz (VOSZ) und dem Nachlaufsatz (NCSZ) werden die Kommunikationsinformationen und Produktivdaten eingebettet:
Der Datensatz Kommunikation enthält neben den Angaben zur Adressierung und zum Absender der Lieferung auch Informationen zur Produkt- und Modifikations-ID (PROD-ID/ MOD-ID). Anhand dieser ID kann das verwendete systemgeprüfte Abrechnungssystem identifiziert und auf die Zulassung zum Verfahren euBP geprüft werden. Im Bereich der Entgeltbuchhaltung werden diverse neue Datensätze (z. B. Stammdaten Arbeitnehmer) und, sofern zutreffend, die entsprechenden Datenbausteine (z. B. Knappschaft) geliefert. Die Daten der Finanzbuchhaltung werden mit dem Datensatz Kontenbuchungen (DSKB) übermittelt. Der DSKB enthält neben den einzelnen Buchungssätzen auch Informationen zum Vortrags-/Eröffnungswert des jeweiligen Kontos. Der DSKB ist für die im Prüfzeitraum bebuchten Konten zu erstellen; die Lieferung erfolgt inklusive Nullkonten pro Wirtschaftsjahr. Aus Gründen der Datensparsamkeit hat die Deutsche Rentenversicherung gemeinsam mit der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände, der Bundessteuerberaterkammer und der Arbeitsgemeinschaft der Personalabrechnungs-Software-Ersteller einen Mindestumfang der zunächst anzuliefernden Buchungsdaten erarbeitet.
Datenübermittlungsverfahren und Datenannahmestelle. Die Übersendung der Daten wird dem Unternehmen medienbruchfrei im Online-Verfahren unter Nutzung des eXTra- Standards (einheitliches XML-basiertes Transportverfahren) ermöglicht. Für das Verfahren euBP wird ausschließlich die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) als Datenannahmestelle tätig. Bei der DSRV wird wie auch im Verfahren bei Sofortmeldungen ein Kommunikationsserver eingerichtet. Die Dateiübertragung erfolgt über gesicherte und verschlüsselte Übertragungswege aus systemgeprüften Abrechnungsprogrammen. Die Anbindung maschineller Ausfüllhilfen (z. B. SV-net) ist nicht vorgesehen. Der Arbeitgeber kann für die Datenübermittlung das vorhandene ITSG-Zertifikat nutzen, sofern dieses von der ITSG für die euBP zugelassen wurde.
Systemuntersuchung.Zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebs werden ausschließlich zertifizierte Entgeltabrechnungssysteme unterstützt. In die „Gemeinsamen Grundsätze für die Untersuchung von Entgeltabrechnungsprogrammen und Ausfüllhilfen (Systemuntersuchung) und die Datenweiterleitung innerhalb der Sozialversicherung nach § 22 DEÜV” vom 27. Oktober 2011 in der vom 1. Januar 2012 an geltenden Fassung wurde die euBP als freiwilliges Zusatzmodul aufgenommen.
Datenschutz und Datensicherheit.Die Daten werden beim Unternehmen ausschließlich zum konkreten Zweck der Durchführung der einzelnen Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV übermittelt. Eine regelmäßig wiederkehrende Datenübermittlung oder eine Bevorratung der Arbeitgeberdaten erfolgt nicht. Über das Abrufverfahren im Rahmen des eXTra- Standards kann sich der Arbeitgeber jederzeit über den aktuellen Stand der Verarbeitung seiner Daten erkundigen. Nach Abschluss des Verfahrens beim Rentenversicherungsträger (Bestandskraft des Bescheids) werden die Daten automatisch gelöscht. Der Arbeitgeber kann ein Löschprotokoll im eXTra-Standard abrufen.
Pilotphase.Mit Inkrafttreten der gesetzlichen Grundlage hat die Pilotphase mit einzelnen Arbeitgebern begonnen. Eine Pilotierung in größerem Umfang ist ab Juli 2012 geplant. Der flächendeckende Einsatz wird am 1. Januar 2013 beginnen.
Quelle: SUMMA SUMMARUM Ausgabe 01/2012, Deutsche Rentenversicherung Bund, Ruhrstraße 2, 10709 Berlin.
