DATEV-Lösungen zum Auftragswesen: ein runder Prozess
Das Geld kommt nicht von selbst aufs Konto – erst müssen Rechnungen gestellt werden. Wer die richtige Software nutzt, hat durch abgestimmte Abläufe in der Auftragsbearbeitung vom Angebot bis zum Zahlungseingang weniger Arbeit.
Autor: Julia MattauschWer noch Microsoft Office oder ähnliche Software einsetzt, kennt das Problem: Die manuelle Erfassung jedes einzelnen Formulars, vom Angebot über den Lieferschein bis zur Rechnung, ist fehleranfällig und aufwendig. Aus Zeitmangel wird das Schreiben von Rechnungen deshalb immer wieder aufgeschoben – zulasten der Liquidität. Jetzt bietet DATEV zwei weitere Produkte zur Auftragsbearbeitung: Die Cloud-Lösung DATEV Auftragswesen online und die lokal installierbare Software DATEV Mittelstand compact pro. Sie erlauben Unternehmern, deren Buchführung der Steuerberater erstellt, durchgängiges prozessorientiertes Arbeiten. In beiden Lösungen sind die Belegvorlagen optisch an den Firmenauftritt anpassbar. Der Unternehmer bestimmt, wo sein Logo steht und wie der Beleg aufgebaut ist. Die Position von Adresse und Texten lässt sich genau festlegen. Ist die Belegart definiert, steht sie bei der Belegerfassung automatisch als Vorlage zur Verfügung, kann bei Bedarf aber jederzeit geändert werden.
Leichter Rechnungen stellen. Die Erfassung der Belege ist einfach. Kundenadresse, Artikelinformationen und die Textvorlagen sind im System hinterlegt. Auf diese Daten wird beim Schreiben des Belegs zugegriffen. Kunden sind in den Stammdaten hinterlegt, der Rechnungsempfänger wird bei der Belegerfassung gewählt. Artikel erfasst der Anwender im Belegformular. Neu erfasste Artikel lassen sich aus dem Beleg direkt in die Artikelstammdaten übernehmen. Einleitungs- und Abschlusstexte werden in den Textvorlagen hinterlegt und passend zum Belegtyp angezeigt. Erteilt der Kunde einen Auftrag, lässt sich das Angebot inklusive Artikel- und Adressdaten in den nächsten logischen Beleg übernehmen: Durch einen Klick auf die Funktion „Beleg weiterführen“ wählt der Anwender aus, ob die Auftragsbestätigung, der Lieferschein oder die Rechnung folgen soll. Durch einen Klick auf den Button „Verkauf“ zeigt die Belegübersicht, welche und wie viele Angebote angenommen wurden oder welche Rechnungen noch offen sind. Sie informiert über Belegart, Belegnummer, Kundennummer, Kundenbezeichnung, Belegdatum, Lieferdatum, Netto- und Bruttosumme sowie darüber, ob der Beleg bereits gedruckt und an den Steuerberater übergeben wurde. Außerdem zeigt sie den Status offen, erledigt oder abgelehnt an. Der Nutzer kann filtern, welche Belege die Übersicht zeigt. Selektiert wird zum Beispiel nach Status, Zeitraum und Belegart. Die Schnellsuche erleichtert das Finden von Belegen nach Belegnummer, Kundennummer oder Kundenname. So sieht der Unternehmer etwa gleich, bei wem Rechnungen offen sind. Im DATEV Auftragswesen online kann er auch noch zwischen der Listen- und der Galerieansicht wechseln. Die Galerieansicht zeigt Abbildungen der Belege, in denen er blättern kann.
Stets die Übersicht behalten.Eine Kontrolle der Absatz- und Umsatzzahlen erlauben die Auswertungen. Sie informieren über Kunden und Artikel nach Absatz- sowie nach Umsatzzahlen und für bestimmte Zeiträume. Einfach den Haken bei „Vergleichszeitraum“ setzen und das Datum eingeben. Der Anwender sieht so, ob ein bestimmter Artikel noch genauso gut oder schlecht läuft wie im Vorjahr. Optimiert ist die Bereitstellung der Belege für den Steuerberater. Sie werden entweder via Belegverwaltung in Unternehmen online als digitales Belegbild geliefert oder mit Buchungsinformationen zum Beleg über das Rechnungsausgangsbuch weitergegeben. So erhält die Kanzlei schnell die digitalen Ausgangsbelege zur Erstellung der Buchführung ihrer Mandanten. Es muss lediglich die gewünschte Variante eingestellt werden. Der Beleg ist mit einem Klick in Belegverwaltung und Rechnungsausgangsbuch hinterlegt. Mit DATEV Mittelstand compact pro ist auch die Übergabe der Rechnungen in Papierform möglich. In wenigen Schritten werden mit der DATEV-Software so Rechnungen geschrieben, archiviert, ausgewertet und an den Steuerberater weitergegeben.
Quelle: TRIALOG, Das Unternehmermagazin Ihrer Berater und der DATEV, Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 02/2012
