Notfallordner: Erste Hilfe im Betrieb
Fällt der Unternehmer etwa durch Krankheit aus, gefährdet das oft die Existenz seiner Firma. Damit der Betrieb weiterläuft, brauchen die Vertreter dann Zugriff auf wichtige Unterlagen sowie Vollmachten für anstehende Entscheidungen.
Autor: Eva-Maria Neuthinger
Claus Rüberg fühlt sich fit und arbeitet viel. Betrieblich wie privat läuft es für den Unternehmer im baden-württembergischen Elzach gut. Vor einem Jahr hat er mit Peter Braßeler die Drechslerwerkstatt Feninger übernommen. „Wir sind gut gestartet“, freut sich der 42-Jährige. Eigentlich hat er keinen Grund, sich Sorgen zu machen. Trotzdem will Rüberg möglichst schnell einen Notfallplan ausarbeiten, damit der Betrieb, falls nötig, ohne Chefs läuft. Die Bedeutung des Themas ist den beiden klar geworden, als sie im Sommer gleichzeitig Urlaub nahmen: „Zwar lief alles gut, zumal wir telefonisch für die Mitarbeiter erreichbar waren und es keine schwerwiegenden Störungen gab“, so Rüberg. Aber dann skizziert er ein mögliches Krisenszenario mit weitreichenden Konsequenzen: „Wir müssen nur zusammen im Auto sitzen und einen Unfall haben.“ Mit anderen Unternehmern haben sie solche Fälle angesprochen und heftig diskutiert: „Auch unsere Kollegen sind sensibilisiert, aber nur wenige haben schon Vorsorge getroffen“, hat der Firmenchef dabei gelernt.
Für den Ernstfall planen. Als ersten Schritt wollen Rüberg und Braßeler einen Notfallordner anlegen. Er soll einen Fahrplan enthalten, was bei langer Krankheit oder Tod eines Partners zu tun ist. Dort sollen zum Beispiel auch Listen mit wichtigen Verträgen und Passwörtern sowie Vollmachten hinterlegt werden. „Sicherlich besprechen wir uns auch mit unseren Ehepartnern“, sagt Rüberg. So verantwortungsbewusst sind nicht viele Unternehmer. „Schätzungsweise weniger als zehn Prozent treffen Vorsorge“, meint Malcolm Schauf, Professor mit Spezialgebiet Mittelstand an der FOM Hochschule für Oekonomie & Management in Düsseldorf. „Unternehmer glauben, dass ihnen nie etwas passiert.“ Dabei ist das Risiko nicht zu unterschätzen: Statistisch betrachtet, werden gut 40 Prozent der heute 30- bis 40-jährigen Erwerbstätigen vor ihrer regulären Rentenzeit berufsunfähig. Diese Zahlen sollten auch Unternehmer veranlassen, frühzeitig vorzusorgen.
Passwörter hinterlegen, Schauf rät, Listen zu erstellen, wo welche Unterlagen im Betrieb zu finden sind. Auf jeden Fall gehört in den Notfallordner eine Aufstellung aller wichtigen Verträge, vom Mietvertrag über Leasingdokumente bis zu Arbeits- und Lieferantenverträgen. Auch betriebliche Konten sind mit allen Daten zu erfassen. Jeder Firmenchef sollte sicherstellen, dass eine Person seines Vertrauens auf diese Informationen zugreifen kann. Der Professor kennt Fälle, in denen selbst nahe Familienangehörige nichts von einzelnen Bankverbindungen wussten. „Entsprechende Vollmachten für den Notfall zu geben gehört ebenso zum Pflichtprogramm“, betont Schauf. Solche Dokumente können genauso wie sensible Geschäftszahlen oder Passwörter beispielsweise beim Steuerberater deponiert werden, der der Vertrauensperson im Ernstfall einen schnellen Zugang ermöglicht
Fällt der Chef aus, muss das Tagesgeschäft weiterlaufen. Darum sollte er auch hier als Vertrauensperson für die Familie sowie als Ansprechpartner für Kollegen, Lieferanten und gute Kunden einen Mitarbeiter benennen – in der Regel seine rechte Hand. „Je kleiner der Betrieb, desto mehr Informationen braucht diese Vertrauensperson“, erläutert Experte Schauf. In Klein- und Mittelbetrieben hat nicht selten allein der Inhaber die „Patentrezepte“ im Kopf. „Firmenwissen wird vielfach in der Person des Chefs gebündelt“, weiß Schauf. Größere Betriebe betreiben dagegen zumeist ein professionelles Wissens- und Dokumentationsmanagement. Entsprechend hängt deren Erfolg in der Regel nicht allein von der Geschäftsleitung ab.
An Interimsmanager denken. Für Mittelständler mit über einer Million Euro Jahresumsatz empfiehlt es sich deshalb, einen Beirat zu gründen. Dies bietet mehrere Vorteile: Zum einen hat der Unternehmer einen direkten Ansprechpartner, falls er eine kompetente Einschätzung braucht. Ein Beiratsmitglied, als das sich etwa der Steuerberater anbietet, dient dem Firmenchef in der strategischen Geschäftsführung langfristig als Sparringspartner. Zum anderen lässt sich, wenn der Unternehmer überraschend ausfällt, aus dem Kreis des Beirats manchmal ein Interimsmanager finden. Alternativ kann der Beirat mit seinem Netzwerk bei der Suche nach einem geeigneten Kandidaten helfen.
Früh ein Testament machen. Im Kreis der Mitarbeiter oder der Familie lässt sich kaum schnell ein Übernehmer finden. „Die Nachfolge im Mittelstand zu planen und vorzubereiten ist sehr schwierig“, so Professor Schauf, zumal auch erbrechtliche Fragen relevant werden. Daher sollte jeder Firmenchef bei der Vorsorgeplanung neben der Vorbereitung des Notfallordners auch sein Testament aufsetzen. Andernfalls tritt die gesetzliche Erbfolge ein, was für die Firma oft nicht gut ist, weil Kapitalanteile und Führung nicht kontrolliert an die nächste Generation gehen. Ein qualifizierter Berater kann bei der testamentarischen Lösung sowie bei der Notfallplanung insgesamt unterstützen. Das Thema Testament wird TRIALOG in einer der nächsten Ausgaben aufgreifen.
Claus Rüberg jedenfalls hat sich vorgenommen, das Thema Notfallplan schnell anzugehen: „Mein Partner und ich werden mit kühlem Kopf überlegen, welche Maßnahmen wir ergreifen wollen, um für alle Fälle abgesichert zu sein.“
Notfallordner
Die wichtigsten Inhalte
Passiert etwas, brauchen Familie und ausgewählte Mitarbeiter einen Überblick über die Situation im Betrieb. Aktualisieren Sie jedes Jahr den Notfallordner. Scannen Sie wichtige Originale, damit sie in der EDV sind. Speichern Sie die letzte Version und ermöglichen Sie Vertretern den Zugriff. Diese Unterlagen und Aufstellungen sind besonders wichtig:
Vertretungsplan: Wer soll im Ernstfall welche Aufgabe übernehmen?
Vertragsübersicht: Was findet sich wo – von Arbeitsverträgen über Lieferanten- und Kundenverträge bis zu Miet- und Versicherungsverträgen?
Kontenliste: Welche Bankkonten gibt es? Wichtig sind auch Vollmachten für die Konten für eine Person des Vertrauens.
Vermögensaufstellung: Welche Leasingobjekte, welches Anlage- und Kapitalvermögen, welche Verbindlichkeiten hat der Betrieb?
Zugriff: Wie lauten Passwörter oder Safekombinationen, wo sind wichtige Schlüssel?
Dokumente: Wo werden Testament, Patientenverfügung, Vollmachten und ein Vertragsmuster für Interimsmanager aufbewahrt?
Sonstiges: wichtige Ansprechpartner, wichtige Patente oder Rezepturen, Mitgliedschaften in Verbänden und Vereinen
Quelle: TRIALOG, Das Unternehmermagazin Ihrer Berater und der DATEV, Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 01/2013
