Online-Meetings gibt es schon viele Jahre, beson­ders durch Corona sind sie aber für viele zum beruf­li­chen Alltag geworden. Wie in der analogen Welt auch gibt es auch bei Online-Meetings einige Höflich­keits­re­geln, die das Leben erleich­tern.

Bei „echten“ Treffen sind wir es gewohnt, bestimmte Regeln zu beachten und einen guten Eindruck zu hinter­lassen. Bei Online-Meetings sind jedoch immer noch häufig Verhal­tens­weisen zu beob­achten, durch die schnell ein schlechter Eindruck entstehen kann. Dass dies nicht Absicht ist, ist klar. Häufig liegt der Grund in mangelndem Bewusst­sein und fehlender Übung.

Auf den ersten Blick klingt Technik nicht nach einer Höflich­keits­regel. Ist sie aber. Schlechte Technik verur­sacht viele Unter­bre­chungen und Störungen in Online-Meetings und stra­pa­ziert die Geduld und Nerven der Teil­nehmer. Daher ist es ein Ausdruck des Respekts gegen­über seinen Gesprächs­part­nern, sie nicht mit vermeid­baren tech­ni­schen Unzu­läng­lich­keiten zu konfron­tieren.

Grund­le­gend für die tech­ni­sche Ausstat­tung ist eine schnelle Inter­net­lei­tung. Natür­lich kann es zu tech­ni­schen Störungen des Anbie­ters kommen, auf die wir keinen Einfluss haben. Aber die grund­sätz­liche Band­breite sollte aktu­ellen Stan­dards entspre­chen.

Wich­tiger als das Bild ist bei Online-Meetings ein guter Ton. Es gibt kaum etwas Anstren­gen­deres, als Menschen mit schlechten Tonver­bin­dung zuzu­hören. Diese kann sich aus einer mangel­haften Leitung ergeben, aber auch durch schlechte Mikro­fon­technik. Sollte die Band­breite nicht ausrei­chend sein, ist zugunsten der Tonqua­lität das Video­bild abzu­schalten, um für den Ton eine höhere Daten­rate zu ermög­li­chen. Nutzen Sie für den Ton bitte unbe­dingt entweder sehr hoch­wer­tige Frei­sprech­an­lagen oder lieber gleich ein gutes Headset. Diese sorgen dafür, dass Ihre Stimme sauber und klar verständ­lich bei den anderen Teil­neh­mern ankommt.

Kaum etwas nervt in Online-Meetings mehr, als Teil­neh­mern dabei zuzu­sehen, wie sie mit der Technik im Meeting dilet­tieren. Dies fängt bei der Einwahl an und geht bis zur Suche nach Funk­tionen wie z. B. der Fens­ter­frei­gabe etc. Daher ist im Vorfeld eines Meetings sicher­zu­stellen, dass Ton und Video funk­tio­nieren und die benutzte Soft­ware bekannt ist. Sollten Sie in ein Meeting gehen, das auf einer Soft­ware basiert, die sie nicht kennen: Beschäf­tigen Sie sich bitte im Vorfeld einmal mit dem Programm und machen Sie sich mit den Funk­tionen vertraut, um nicht inner­halb des Meetings planlos zu wirken.

In der virtu­ellen Welt ist Pünkt­lich­keit genauso wichtig wie in der analogen. Sollte es zu Verzö­ge­rungen kommen, sind die anderen Teil­nehmer recht­zeitig zu infor­mieren. Auch Unpünkt­lich­keiten, die sich aus tech­ni­schen Problemen ergeben, sind zu vermeiden und keine Entschul­di­gung (s. Punkt 2).

Wie bereits erwähnt, ist der Ton in einem Online-Meeting der wich­tigste Faktor. Wir sollten also nicht nur darauf achten, gut verständ­lich zu sein, sondern auch darauf, keine Stör­ge­räu­sche ins Meeting zu senden. Dies können z. B. Raschel-, Klapper- und Atem­ge­räu­sche oder Stimmen im Hinter­grund sein. Diese erschweren dann die Verständ­lich­keit der Beiträge anderer Teil­nehmer. Achten Sie also darauf, möglichst in einer stillen Umge­bung zu sitzen. Ein guter Tipp ist: Wenn Sie nicht reden, stellen Sie einfach Ihr Mikro aus – damit ist sicher­ge­stellt, dass nichts Uner­wünschtes im Meeting ankommt. Vergessen Sie aber nicht, es wieder anzu­stellen, wenn Sie etwas sagen.

Ein häufiges Phänomen in Online-Meetings ist das Nach­lassen der Aufmerk­sam­keit. Es ist oft sehr einfach, während eines Meetings parallel etwas anderes zu machen – z. B. auf dem Handy Nach­richten zu lesen oder zu schreiben oder irgendwo im Internet zu surfen. Auch wenn man sich unbe­ob­achtet vorkommt: Es kann sein, dass andere Teil­nehmer dies merken. Oder, dass Sie auf eine uner­war­tete, konkret an Sie gerich­tete Frage nicht reagieren, weil Sie sie gar nicht mitbe­kommen.

Das Teilen des eigenen Bild­schirms bietet viele Fall­stricke für Pein­lich­keiten. Wer hier nicht aufpasst, kann im Online-Meeting schnell Dinge präsen­tieren, die unan­ge­nehm oder indis­kret sind. Achten Sie also darauf, dass z. B. Ihr Desktop aufge­räumt ist und dort keine Dateien liegen, die nicht für fremde Augen bestimmt sind. Glei­ches gilt für Benach­rich­ti­gungen, die durch andere Programme einge­blendet werden. Ebenso sollten Sie in Ihrem Browser darauf achten, welche Tabs geöffnet und beim Sharing für andere Teil­nehmer sichtbar sind. Schließen Sie einfach vor dem Meeting alle Programme und Tabs, die nicht zum Meeting­inhalt passen. Behalten Sie auch Ihren Brow­ser­ver­lauf im Auge: Sollten Sie während einer Bild­schirm­frei­gabe eine Inter­net­adresse eintippen, kann die Auto­ver­voll­stän­di­gung den anderen Teil­neh­mern manch amüsante Surf­ge­wohn­heit offen­baren.

Wenn Sie das Wort ergreifen, nennen Sie vorab immer kurz Ihren Namen. Gerade in Meetings mit mehreren Teil­neh­mern ist die Stimme nicht von allen gleich konkret einer Person zuzu­ordnen. Wenn Sie Gast­geber eines Meetings sind, stellen Sie am Anfang bitte alle Teil­nehmer einmal kurz vor.

Ebenso wie in der analogen Welt ist es auch in Online-Meetings eine Höflich­keits­regel, anderen nicht ins Wort zu fallen. Im Online-Meeting sorgt die Unter­bre­chung aber häufig für mehr Durch­ein­ander, da der Einwurf spontan schwerer zuzu­ordnen ist. Natür­lich gibt es endlose und lang­wei­lige Mono­loge – hier liegt es in der Verant­wor­tung des Mode­ra­tors, diese bei Bedarf zu unter­binden und zu unter­bre­chen.

Soweit Sie an einem Meeting per Webcam teil­nehmen, sollten Sie darauf achten, ein gutes Bild abzu­geben – und das nicht nur bei der rein tech­ni­schen Qualität des Bildes. Dies trägt erheb­lich dazu bei, welchen Eindruck Sie bei den Gesprächs­part­nern hinter­lassen und welche Kompe­tenz Ihren Worten beigemessen wird. Was das äußere Erschei­nungs­bild und die Klei­dung angeht, orien­tieren Sie sich einfach daran, wie Sie in ein persön­li­ches Meeting gehen würden. Achten Sie ebenso darauf, dass der Hinter­grund sauber und aufge­räumt aussieht. Vermeiden Sie dabei private oder unru­hige Acces­soires. Vermeiden Sie auch komi­sche Perspek­tiven: Die Kamera sollte nicht von zu weit unten oder zu weit oben kommen – am besten wirken Sie, wenn Sie frontal aufge­nommen werden. Wichtig ist es auch, dass Sie gut erkennbar sind: Behalten Sie die Licht­ver­hält­nisse im Blick und setzen Sie sich z. B. nicht vor ein helles Fenster, wodurch Sie selbst dann viel zu dunkel darge­stellt werden.

Wenn Sie unsi­cher sind, hilft eine einfache Faust­regel: Eigent­lich gilt in Fragen der Etikette in der virtu­ellen Welt all das, was auch in der echten Welt gilt. Etwas, dass Sie in der echten Welt nicht machen würden, sollten Sie in der virtu­ellen auch lassen.