Opti­males Zeit­ma­na­ge­ment ist für al­le Fir­men­chefs wich­tig, denn sie müs­sen sich um vie­le The­men küm­mern. Die rich­ti­ge Me­tho­de hilft, Pri­o­ri­tä­ten zu set­zen. Nur wer Wich­ti­ges schnell ent­schei­det und Un­wich­ti­ges gleich de­le­giert, kann sei­nen Be­trieb souverän führen.

Text: Frank Wiercks

ermut­lich kennt jeder Unter­nehmer diese nagenden Zweifel: Habe ich wirk­lich alles gemacht, damit das Konzept oder Angebot ankommt? Oder das dumpfe Gefühl der Unsi­cher­heit: War heute nicht noch etwas anderes zu erle­digen? Oder allge­mein diese aufkom­mende Panik ange­sichts noch anste­hender Aufgaben: Wie soll ich das bloß schaffen? Berech­tigte Fragen, die leicht exis­ten­zi­ellen Charakter annehmen. Schließ­lich ist der Firmen­chef, Selbst­stän­dige oder Frei­be­rufler persön­lich dafür verant­wort­lich, dass sein Laden läuft. Und er muss bei Problemen höchst­selbst die wirt­schaft­li­chen Konse­quenzen tragen. Deshalb bloggen Betrof­fene über das Risiko von Depres­sionen und Burn-out. Oder haben regel­recht Angst davor, Urlaub zu machen. Erklärbar ist dies mit folgenden Zahlen: Im Schnitt arbeitet der deut­sche Voll­zeit­er­werbs­tä­tige laut Statis­ti­schem Bundesamt 41 Stunden pro Woche. Bei jedem zweiten Selbst­stän­digen sind es aber über 48 Stunden. Dies erklärt, warum Zeit­ma­nage­ment für Selbst­stän­dige eine beson­ders wich­tige Diszi­plin ist.

Zeitmana­ge­ment lässt sich ler­nen und op­ti­mieren

Die gute Nach­richt: Zeit­ma­nage­ment lässt sich lernen und mit bestimmten Methoden sowie Tech­niken opti­mieren. Die weniger gute: Es gibt kein Patent­re­zept. Jeder Unter­nehmer muss für sich heraus­finden, auf welche Art er sein Zeit­ma­nage­ment wirk­lich nach­haltig verbes­sern kann. Das ist leichter gesagt als getan: Experten spre­chen von rund 70 verschie­denen Methoden oder Tipps für Zeit­ma­nage­ment, mit denen man ganze Arbeits­tage oder auch nur kleine Teil­auf­gaben struk­tu­rieren kann. Aber niemand sollte sich von einer ausufernden Über­sicht wie dieser abschre­cken lassen. Man muss kein Zeit­ma­nage­ment-Profi werden, um seine Tage, Stunden und Minuten sinn­voller einzu­teilen. Als Einstieg ins Thema reicht ein Grund­ver­ständnis dafür, dass bewusst mit der wert­vollen Ressource Zeit umzu­gehen ist. Perfek­tio­nismus kann viel Schaden anrichten, denn zum Zeit­ma­nage­ment gehört ein Gefühl für das gesunde Verhältnis von Aufwand und Ergebnis. Folgendes sollten Unter­nehmer deshalb kennen und verstehen.

Jeder kann sein Zeit­ma­na­ge­ment wei­ter verbes­sern

Nicht jeder Unter­nehmer hat große Schwä­chen beim Zeit­ma­nage­ment. Im Gegen­teil: Wer sich lang­fristig auf eigene Rech­nung im Wett­be­werb behauptet, dürfte ziem­lich viel bei der Selbst­or­ga­ni­sa­tion richtig machen. Zahl­reiche Firmen­chefs, Selbst­stän­dige oder Frei­be­rufler sind in dieser Diszi­plin schon gut. Aber beim Zeit­ma­nage­ment gilt das Sprich­wort „Klein­vieh macht auch Mist“ ebenso wie in anderen Berei­chen. Wer an kleinen Stell­schrauben dreht und die Zeit besser einteilt sowie nutzt, macht per Saldo erheb­liche Fort­schritte. Deshalb sollten sich Unter­nehmer mit der Frage beschäf­tigen, wie sie in dieser Diszi­plin noch besser werden. Das gilt vor allem bei typi­schen Symp­tomen für Zeit­ma­nage­ment-Probleme. Dazu gehört, zu Hause nicht abschalten zu können. Oft in Gedanken abwe­send zu sein. Keine Zeit für wich­tige Projekte zu haben. Tage als chao­tisch zu empfinden. Vorhaben nicht konzen­triert zu Ende zu bringen. Oder Schlaf­lo­sig­keit. Wer das spürt, sollte zumin­dest ein Zeit­ma­nage­ment-Selbst­stu­dium starten, am besten aber Experten für das Thema um Rat fragen.

Wich­tige Grund­sät­ze im Zeit­ma­na­gement

Selbst­er­kenntnis ist der erste Schritt zur Besse­rung. Deshalb sollten Unter­nehmer verstehen, dass Zeit­ma­nage­ment keine reine Frage der Technik ist. Es geht viel­mehr um umfas­sendes Selbst­ma­nage­ment, bei dem private und beruf­liche Ziele betrachtet sowie Prio­ri­täten im geschäft­li­chen oder gesund­heit­li­chen Bereich gesetzt werden. Dazu gehören Themen wie das Dele­gieren von Aufgaben, das Verbes­sern von Prozessen oder Inves­ti­tionen in neue nütz­liche Technik. Damit besseres Zeit­ma­nage­ment als Teil eines bewussten Selbst­ma­nage­ments seine posi­tive Wirkung entfalten kann, braucht es dann natür­lich die passenden Methoden. Um die zu iden­ti­fi­zieren, gehört zur Selbst­er­kenntnis aber auch, dass Stress und Zeit­druck eigent­lich etwas Normales sind. Und dass jeder Mensch anders auf Belas­tungen reagiert. Wichtig ist daher die Frage nach dem Grund der Zeitnot: Ist es die eigene inef­fi­zi­ente Arbeits­weise, perma­nente Fremd­be­stimmt­heit oder ein ungüns­tiges Arbeits­um­feld? Klare Antworten darauf helfen mehr als die unre­flek­tierte Anwen­dung vermeint­li­cher Patent­re­zepte. Wird Zeit­ma­nage­ment so bewusst betrieben, kann es Unter­nehmer erfolg­rei­cher machen.

Die größten Zeit­fres­ser im Bü­ro­alltag

Wer sein Zeit­ma­nage­ment verbes­sern will, muss vor allem die größten Zeit­fresser kennen. Für Büro­ar­beiter nennt die „Karrie­re­bibel“ sieben Bedro­hungen für effi­zi­entes Arbeiten, mit denen vermut­lich schon jeder so seine Erfah­rungen gemacht hat.

• E-Mails: Im Schnitt verbringen Berufs­tä­tige 3,2 Stunden pro Tag mit dem Checken beruf­li­cher Nach­richten.

• Meetings: Rein statis­tisch sitzen manche Chefs und Mitar­beiter bis zu 19 Stunden pro Woche in Meetings.

• Small­talk: Durch­schnitt­lich dauern Klatsch und Tratsch im Büro jeden Tag bis zu einer Stunde, bei jedem fünften Menschen noch länger.

• Smart­phone: Eben­falls bis zu einer Stunde kann der wieder­holte Blick auf den Bild­schirm inklu­sive Reak­tion nach Push-Mittei­lungen kosten.

• Internet: 80 Prozent surfen bis zu zwei Stunden am Tag ohne Bezug zur Arbeit von Nach­richt zu Video zu Social-Media-Kanal.

• Helfer­syn­drom: Wer ständig jemandem anderem hilft, kommt kaum noch zu seiner eigenen Arbeit.

• Perfek­tio­nismus: Wer sich in Details verliert, verschwendet auf der Suche nach der voll­kom­menen Lösung viel Zeit.

Zeit­fresser schla­gen auch nach der Arbeit zu

Bei genauer Betrach­tung und unter Einbe­zie­hung des Privat­le­bens lässt sich die Liste noch verlän­gern: Um wieder­holte Tele­fon­stö­rungen, das Aufschieben unan­ge­nehmer Aufgaben, plan­loses Arbeiten, Unord­nung, unvor­be­rei­tete Konfe­renzen oder den unbe­zähm­baren Drang, alles selbst zu erle­digen. Und abends zu Hause kommt dann der Griff zur Fern­be­die­nung, um vor dem Fern­seher etwas abzu­schalten. Dabei wäre es viel­leicht besser, das TV-Gerät abzu­schalten und die Zeit zu nutzen, um konkret den nächsten Tag oder allge­mein sein Zeit­ma­nage­ment besser zu planen. Tipps dafür gibt es genug.

Die bekann­tes­ten Me­tho­den für Zeit­ma­nagement

Rund 70 verschie­dene Methoden oder Tipps für Zeit­ma­nage­ment sind eine ganze Menge. Einsteiger in das Thema können sich aber zunächst auch auf die wich­tigsten Ansätze konzen­trieren. Dazu zählen das Pareto-Prinzip, die ABC-Analyse, die ALPEN-Methode, das Eisen­hower-Prinzip, die Kanban-Tafel oder die Pomo­doro-Technik. Was ihm am besten weiter­hilft, muss jeder Unter­nehmer für sich entscheiden. Dabei gilt für alle Methoden: Man sollte sie verstehen, ernst nehmen, verin­ner­li­chen und im Alltag möglichst konse­quent anwenden. Wer sein Zeit­ma­nage­ment mit einer Heran­ge­hens­weise verbes­sern will, die ihm eigent­lich gar nicht liegt, betreibt Zeit­ver­schwen­dung auf hohem Niveau.

Prio­ri­sieren mit dem Pareto-Prinzip

Dem auf verschie­denste Themen ange­wen­deten Pareto-Prinzip liegt folgende Annahme zugrunde: 80 Prozent des über­haupt mögli­chen Erfolgs lassen sich mit 20 Prozent des Gesamt­auf­wands errei­chen. Von 80 auf 100 Prozent Erfolg zu kommen, erfor­dert die rest­li­chen 80 Prozent an Aufwand. Das ist – betreibt man nicht gerade ein Atom­kraft­werk, wo nur Null-Fehler-Tole­ranz das Über­leben sichert – unwirt­schaft­lich. Will sagen: Perfek­tio­nie­rung ist Zeit­ver­schwen­dung. Wer Zeit sinn­voll nutzen will, setzt Prio­ri­täten und erle­digt die grund­le­genden, wich­tigen, großen Dinge, statt sich in Klei­nig­keiten zu verlieren. Beispiel E-Mail: Drin­gende Nach­richten beant­wortet man sofort. Weniger wich­tige schickt man zur Weiter­be­ar­bei­tung an einen Vertreter oder erle­digt sie später. Unwich­tige kommen in den Papier­korb. Keines­falls rechnet es sich, durch­dachte Abla­ge­sys­teme für unwich­tige Mails für den Fall zu schaffen, dass man sie später braucht. Sie sind entweder wichtig oder weniger wichtig – also persön­lich oder von einem Vertreter bear­beitet worden. Das perfekte Aufbe­wahren unwich­tiger Nach­richten ist ein Para­de­bei­spiel für Zeit­ver­schwen­dung.

Perfek­tio­nismus sa­bo­tiert ef­fi­zien­tes Zeit­management

Prin­zi­piell lässt sich das Pareto-Prinzip auch im Zeit­ma­nage­ment umsetzen. Aller­dings ist es psycho­lo­gisch anspruchs­voll, sich gerade als Unter­nehmer darauf einzu­lassen, dass Dinge nicht hundert­pro­zentig gemacht werden. Zwin­gend ist eine Defi­ni­tion, was wich­tige Aufgaben sind, die es als Erste zu erle­digen gilt, welche Aspekte eines Themas nicht voll ausge­ar­beitet werden müssen oder an wen der Firmen­chef weniger wich­tige Themen dele­giert. Dazu empfehlen sich die durch­dachte Vertei­lung von Aufga­ben­be­rei­chen – für das Dele­gieren – sowie prio­ri­sierte To-do-Listen – zum konkreten Bear­beiten. Aus den Prio­ri­täten inner­halb einer Aufgabe und der Abstu­fung verschie­dener Aufgaben nach Wich­tig­keit ergibt sich auto­ma­tisch der Tages­plan zum sinn­vollen Zeit­ein­satz. Zur Kontrolle sollte schrift­lich fest­ge­halten werden, wie lange etwa eine Bespre­chung oder Ange­bots­er­stel­lung gedauert hat. Das hilft nicht nur bei der Kosten­kal­ku­la­tion, sondern mittel­fristig auch bei der Tages­pla­nung. Dauert eine Bespre­chung immer länger als gedacht, muss sie kürzer werden – oder länger einge­plant.

Dele­gieren ler­nen mit der ABC-Analyse

Die ABC-Analyse unter­scheidet zwischen sehr wich­tigen, wich­tigen und weniger wich­tigen Aufgaben. Dabei unter­teilen sich die Kate­go­rien wie folgt:

• A-Aufgaben muss in der Regel der Unter­nehmer selbst erle­digen. Er sollte maximal zwei bis drei solcher Themen pro Tag einplanen und dafür höchs­tens die Hälfte seiner Arbeits­zeit vorsehen. Diese Aufgaben sind wichtig und drin­gend.

• B-Aufgaben haben eine durch­schnitt­liche Bedeu­tung und lassen sich zumin­dest teil­weise dele­gieren. Hier sollten eben­falls maximal drei Themen am Tag geplant werden, mit einem gesamten Zeit­auf­wand von etwa einer Stunde. Diese Aufgaben lassen sich auch zu einem späteren Zeit­punkt bear­beiten.

• C-Aufgaben sind alle Tätig­keiten, die nicht sehr wichtig sind. Solche Routi­ne­ar­beiten verur­sa­chen den weitaus größten Anteil der anfal­lenden Arbeit, lassen sich aber weitest­ge­hend dele­gieren.

Anhand der einzelnen Buch­staben erhalten die einzelnen Aufgaben nun eine Reihen­folge. Grund­sätz­lich kommen die C-Aufgaben zum Schluss.

Wich­tige Auf­ga­ben in leis­tungs­star­ke Zei­ten legen

Sinn­voll ist, bei der ABC-Analyse ein durch­dachtes System aufzu­bauen und es durch die Kette der Betei­ligten zu denken. Was muss der Chef selbst machen, was kann er an wen dele­gieren? Und was muss sein Stell­ver­treter machen, was kann dieser dele­gieren? Dass der Unter­nehmer beispiels­weise keine Doku­mente selbst kopiert, sollte klar sein. Ohne sensi­blen Inhalt gibt es aber auch keinen Grund, warum immer seine Sekre­tärin kopieren sollte. Oft könnte dies einem Auszu­bil­denden oder Prak­ti­kanten über­lassen werden. So wird das Zeit­ma­nage­ment durch die Hier­ar­chie­ebenen opti­miert. Wer mit der ABC-Analyse zurecht­kommt, kann durch präzise Zeit­an­gaben sein Zeit­ma­nage­ment weiter verbes­sern. Wann wird etwas erle­digt und wie lange darf es dauern? Wichtig ist dabei, für A-Aufgaben nicht nur genug Zeit einzu­planen, sondern sie auch in jene Zeit­räume zu legen, in denen man am
leis­tungs­fä­higsten ist.

Den nächsten Tag pla­nen mit der ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode stammt vom Zeit­ma­nage­ment-Experten Lothar Seiwert. Sie kann helfen, den Arbeitstag zu planen sowie die eigene Arbeits­weise zu opti­mieren. Der Unter­nehmer soll dafür am Vorabend die nächsten 24 Stunden so struk­tu­rieren, dass sich alle notwen­digen Aufgaben ohne Zeit­druck erle­digen lassen. Das erfor­dere kaum Zeit und sei besser, als erst morgens den Tag zu planen. Dann lenken oft schon beim ersten Schritt ins Büro so viele Dinge den Chef ab, dass er gar nicht mehr zum Planen kommt. Zwar lassen sich so nur Tage und keine Wochen oder Monate planen – dafür passiert zu viel Uner­war­tetes. Trotzdem ist die ALPEN-Methode sinn­voll: Sie bietet einen leichten Einstieg ins Zeit­ma­nage­ment. „Manche Menschen wollen sich nicht fest­legen, spontan und flexibel bleiben“, meint Seiwert. „Aber wir sollten unsere Arbeits­zeit planen, so wie wir Auto­fahrten planen: Wir fahren nicht einfach drauflos und merken auf halber Strecke: Mist, falsche Rich­tung. Wir planen vorher eine Route.“

Verschie­dene Me­tho­den mit­ein­an­der kombi­nieren

Die Abkür­zung ALPEN steht für

• Aufgaben aufschreiben. In die To-do-Liste gehört alles, was am nächsten Tag zu tun ist – inklu­sive Mittag­essen und dem, was am abge­lau­fenen Tag nicht erle­digt wurde.

• Länge schätzen. Für jede Aufgabe ist fest­zu­halten, wie lange sie erfah­rungs­gemäß dauert. So entsteht ein realis­ti­scher Plan, in dem die Stunde nicht 120 Minuten hat.

• Puffer­zeit einplanen. Laut Seiwert sollte die Hälfte der verfüg­baren Zeit fest verplant werden. Der Rest wird für Unvor­her­ge­se­henes und soziale Akti­vi­täten gebraucht.

• Entschei­dungen treffen. Zur Planung gehört Prio­ri­sie­rung: Was muss morgen sein, was lässt sich auf nächste Woche verschieben. Hier helfen Pareto oder ABC-Analyse.

• Nach­kon­trolle. Verschieben heißt nicht auf die lange Bank schieben. Darum ist zu kontrol­lieren, ob vom Vortag über­tra­gene Aufgaben noch aktuell sind oder gestri­chen werden können. Falls nicht, gilt es, die Prio­ri­täten zu über­prüfen.

Wich­tig­keit und Dring­lich­keit nach dem Ei­sen­hower-Prinzip

Als Klas­siker des Zeit­ma­nage­ments gilt das Eisen­hower-Prinzip, benannt nach dem US-Präsi­denten. Es handelt sich um eine Vier-Felder-Matrix mit den Dimen­sionen „Wich­tig­keit“ und „Dring­lich­keit“. Eine Aufgabe gilt dann als wichtig, wenn sie der Ziel­er­rei­chung dient. Und sie ist dann dring­lich, wenn sie an einem bestimmten Termin in der nahen Zukunft erle­digt sein muss. Daraus ergeben sich vier Kate­go­rien:

• Wichtig und dring­lich: Was zur Errei­chung von Zielen von höchstem Wert ist, wird sofort selbst erle­digt. Nur wer sich selbst um diese Aufgaben kümmert, ist sicher, dass sie wirk­lich erle­digt wurden.

• Wichtig, aber nicht dring­lich: Auch darum kümmert sich der Chef selbst. Es reicht aber, einen genauen Zeit­punkt für die Erle­di­gung dieser Aufgaben zu setzen.

• Dring­lich, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben sollen zeitnah erle­digt werden, können aber an Mitar­beiter dele­giert werden.

• Weder wichtig noch dring­lich: Was weder der Ziel­er­rei­chung dient noch in einem bestimmten Zeit­raum erle­digt sein muss, bleibt bei Über­las­tung einfach liegen.

Zeit im Team pla­nen mit der Kanban-Tafel

Die Kanban-Tafel stammt ursprüng­lich aus der Auto­in­dus­trie: Toyota hat damit die Lager­be­stände redu­ziert und den Produk­ti­ons­ab­lauf opti­miert. Mit der Methode lassen sich aber gene­rell zahl­reiche, oft parallel ablau­fende Arbeits­schritte über­wa­chen bezie­hungs­weise Fort­schritte doku­men­tieren. Die Kanban-Tafel zeigt sehr über­sicht­lich, in welchem Stadium sich ein Prozess gerade befindet. In der Ferti­gung ist der Vorteil, dass sich mögliche Engpässe früh­zeitig erkennen und beheben lassen. Aber auch das Zeit­ma­nage­ment profi­tiert von dieser Art der Visua­li­sie­rung. Dafür wird die Kanban-Tafel in die drei Spalten „Zu erle­digen“, „In Arbeit“ und „Erle­digt“ unter­teilt. In der jewei­ligen Spalte kleben Haft­no­tizen mit Aufgaben. Wer das System verfei­nern will, kann den Aufgaben verschie­dene Farben geben, die die jewei­lige Dring­lich­keit symbo­li­sieren. So ist etwa auf einen Blick zu erkennen, ob wich­tige Dinge noch uner­le­digt sind, während bereits an weniger wich­tigen gear­beitet wird. Die Kanban-Tafel erleich­tert vor allem das Prio­ri­täten- und Zeit­ma­nage­ment in Teams.

Persön­li­ches Arbeiten op­ti­mie­ren mit der Po­mo­­do­ro-Technik

Neben diesen über­grei­fenden Heran­ge­hens­weisen ans umfas­sende Zeit­ma­nage­ment gibt es auch zahl­reiche Methoden, wie sich einzelne Aufgaben effi­zi­enter erle­digen lassen. Dazu zählt etwa die soge­nannte Pomo­doro-Technik. Hierbei wird der Aufwand zur Bear­bei­tung von Aufgaben mit ganz einfa­chen tech­ni­schen Hilfs­mit­teln erfasst und doku­men­tiert, was wiederum die weitere Planung und durch häufi­gere Pausen zugleich die geis­tige Beweg­lich­keit verbes­sern soll. Die Aufgabe wird in Arbeits­schritte von jeweils 25 Minuten unter­teilt – wenn der Wecker klin­gelt, folgt zwin­gend eine fünf­mi­nü­tige Pause. Nach vier Abschnitten folgt eine längere Pause von 20 Minuten. In der Planungs­phase wird eine prio­ri­sierte Aufga­ben­liste für den Tag erstellt. Ist eine Aufgabe erle­digt, fliegt sie von der Liste, was ein Erfolgs­ge­fühl gibt. Die zur Dauer der Bear­bei­tung erfassten Daten helfen, künftig den Zeit­auf­wand besser zu planen. Wichtig ist, keine Ablen­kung zuzu­lassen, sondern etwa Anrufer auf die Mailbox zu lenken und erst später zurück­zu­rufen – das erhöht die Qualität der Arbeit und der erfassten Daten.

Tech­ni­sche Hilfs­mit­tel für Zeit­ma­na­gement

• Klas­si­sche Zeit­pla­nung auf Papier; diverse Anbieter vertreiben immer noch Arbeits­hilfen und Check­listen, mit denen sich der Tag orga­ni­sieren lässt.

• Allge­mein für diese Aufgabe entwi­ckelte Soft­ware, die oft aus den Vorlagen der papier­ba­sierten Lösungen entstanden ist und sie um weitere Funk­tionen ergänzt.

• Lösungen, die auf einzelnen Ansätzen zum Zeit­ma­nage­ment basieren und deren Heran­ge­hens­weise etwa in Form von Kalender und To-do-Listen abbilden.

• Umfas­sende Lösungen, bei denen verschie­dene Methoden oder Tech­niken zum Zeit­ma­nage­ment inte­griert sind und sich neben Pareto auch Mind­map­ping findet.

• Cloud-Lösungen, die selbst nur Termine verwalten, aber mit ausge­feil­teren Soft­ware­pa­keten gekop­pelt werden können und so stets nutzbar sind.

Gene­rell werden viele Ideen zum besseren Zeit­ma­nage­ment wie etwa Pomo­doro in Apps verpackt. Ob man damit zurecht­kommt und die Funk­tionen wirk­lich helfen, muss aber jeder selbst auspro­bieren – nicht zuletzt mit Blick auf die tech­ni­sche Umge­bung und die Frage, ob weitere Nutzer einge­bunden werden sollen.

Bei Fragen spre­chen Sie uns gerne an.

Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Heraus­geber: DATEV eG, Nürn­berg