Nach dem Sortieren der Steu­er­un­ter­lagen liegt es nah: mal wieder Belege ausmisten. Dabei gelten klare Aufbe­wah­rungs­fristen – und feine Unter­schiede zwischen privaten oder geschäft­li­chen Unter­lagen.

Text: Midia Nuri

er gerade die Unter­lagen für den Steuer­berater zusam­men­stellt oder zusam­men­ge­stellt hat und nicht mitten im Saison­ge­schäft steckt, sondern eher in einem Sommer­loch: Jetzt wäre eine gute Gele­gen­heit, die Buch­füh­rung zu polieren. Belege auszu­misten. Ordner zu sortieren. Das Abla­ge­system zu über­denken. Und damit Platz im Regal zu schaffen sowie Zeit für die wirk­lich wich­tigen Dinge zu gewinnen – zugleich aber auch mal wieder zu prüfen, ob in Sachen Buch­hal­tung und Aufbe­wah­rung wirk­lich alles recht­lich sicher abläuft. Denn da kreuzen sich diese Themen schon, das Aufräumen und das Aufbe­wahren. Natür­lich müssen auch Unter­nehmer ihre Unter­lagen sortieren und von Zeit zu Zeit ausmisten, aber es gibt viel zu beachten, Aufbe­wah­rungs­fristen etwa mit Blick auf eine mögliche Betriebs­prü­fung und die so wich­tigen Grund­sätze ordnungs­ge­mäßer Buch­füh­rung und Daten­ver­ar­bei­tung (GoBD). Bei manchen rein privaten Unter­lagen sollte ebenso gut über­legt werden, was weg kann und was man doch noch brau­chen könnte, selbst ohne vom Fiskus vorge­schrie­bene Gründe. Also: Der Sommer bietet sich durchaus zum Aufräumen und Umor­ga­ni­sieren an, aber bitte mit Sinn und System.

Was vom Tage übrig bleibt: mal wieder ausmisten

Ausmisten ist eine wunder­bare Ange­le­gen­heit. Plötz­lich stehen wieder ganze Regal­meter oder Ecken in Büro und Lager­raum zur Verfü­gung. Es gibt mehr Platz und damit auch gefühlt mehr Luft und neue Energie für weitere Taten. Das jeden­falls ist verein­facht gesagt der Gedanke hinter Ordnungs­sys­temen für die Gestal­tung von Räumen, etwa dem chine­si­schen Feng- Shui, nach dem hier­zu­lande manches Unter­nehmen seine Firmen­räume desi­gnen lässt. Aber auch abseits spezi­eller Regeln ist seit Jahren ein Boom im Markt rund ums Ausmisten und Aufräumen entstanden. Aus gutem Grund: Gewisse Struk­turen helfen – privat wie geschäft­lich. Sehr im Trend liegt seit Jahren, was die japa­ni­sche Aufräum­ex­pertin Marie Kondo („Magic Clea­ning. Wie Wohnung und Seele aufge­räumt bleiben“) empfiehlt. Ihre einfache Regel fürs magi­sche Ausmisten: Kleider, Bücher, Papiere und Unter­lagen, Klein­kram und Erin­ne­rungs­stücke und zum Schluss die Küche. Warum genau in dieser Reihen­folge? „It’s magic“, sagt Kondo – das ist Magie.

Unter­nehmer sollten die Magie der freien Flächen – anders als von Aufräum­ex­pertin Kondo empfohlen – ruhig als Erstes für Büro und Buch­hal­tung nutzen und dann, falls noch Zeit bleibt, für ihre eben­falls meist zahl­rei­chen privaten Unter­lagen. Denn da sind auf jeden Fall immer Dinge zu erle­digen. Wer gerade sowieso die Unter­lagen für den Steuer­berater zusam­men­ge­stellt hat, befindet sich hierbei natür­lich in einer beson­ders guten Start­po­si­tion fürs Ausmisten und Aufräumen.

Von Fristen – was Unter­nehmer beachten müssen

Die gesetz­liche Grund­lage, die für Firmen­chefs beim Ausmisten der Buch­hal­tung gilt, ist klar: Handels- und Steu­er­recht geben Aufbe­wah­rungs­fristen vor, an die sie sich halten müssen – in der Regel sechs Jahre oder zehn Jahre. Geht eine Rech­nung verloren, die ein Betriebs­prüfer noch Jahre später sehen wollen könnte, weil sie die Recht­mä­ßig­keit eines Betriebs­aus­gaben- oder Vorsteu­er­ab­zugs belegt, würde das teuer. Unter­nehmer sollten, bevor sie steu­er­lich rele­vante Unter­lagen wegwerfen, sicher­heits­halber den Steuer­berater fragen, welche Aufbe­wah­rungs­frist dafür gilt. Denn die ist nicht immer ganz einfach zu berechnen – sie beginnt nicht mit dem Ablauf des genannten Jahres, sondern „stets mit Ablauf des Kalen­der­jahres, in dem die letzten Eintra­gungen, Ände­rungen oder Hand­lungen in den jewei­ligen Unter­lagen vorge­nommen wurden bezie­hungs­weise Handels­briefe empfangen oder abge­sandt worden sind.“ Und bei Vertrags­un­ter­lagen nach Ablauf des Vertrags. Wer es richtig machen will, bewahrt Unter­lagen also im Zweifel ein oder zwei Jahre länger auf. Über Details infor­miert der Steuer­berater.

Der Privat­kram – kein Klein­vieh

Und dann gibt es natür­lich den Privat­kram. Beim Ausmisten empfiehlt sich auch und gerade Unter­neh­mern ein tiefer Blick in ihre privaten Unter­lagen, etwa die Versi­che­rungs­un­ter­lagen. Der jähr­liche Wech­sel­termin für die private Kfz-Versi­che­rung zum November etwa ist nicht so weit entfernt, wie es klingt. Man sollte ihn im Kalender notieren. Und sich beizeiten über das Thema Auto hinaus gene­rell fragen: Passt mein Versi­che­rungs­schutz noch, ist er sinn­voll? Das betrifft – für gesetz­lich ebenso wie privat Versi­cherte – neben der Kranken- und Pfle­ge­ver­si­che­rung inklu­sive Zusatz­ver­si­che­rungen auch Haft­pflicht- und Haus­rat­ver­si­che­rung. Zur Absi­che­rung drin­gend empfeh­lens­wert ist auch eine Berufs­un­fä­hig­keits­ver­si­che­rung und für alle, die eine Familie abzu­si­chern haben, eine Risi­ko­le­bens­ver­si­che­rung – falls noch nicht geschehen, sollten Unter­nehmer hierfür bald Ange­bote einholen. Und dabei auch gezielt danach fragen, ob diese so gestaltet sind, dass die Beiträge steu­er­lich abzugs­fähig sind. Der Steuer­berater weiß, worauf Unter­nehmer dabei achten müssen.

Alle Versi­che­rungen an Bord?

Bei der Gele­gen­heit sollten Unter­nehmer auch checken, ob der Schutz in der gesetz­li­chen Unfall­ver­si­che­rung auch sie einschließt – dies nöti­gen­falls jetzt zusätz­lich abzu­schließen, ist günstig und lohnt meis­tens. Sinn­voll kann eine Auslands­rei­se­ver­si­che­rung für Fami­lien sein – spätes­tens wenn die Kinder auf Klas­sen­reise ins Ausland fahren. Zudem gilt es zu prüfen, ob Risiken doppelt abge­si­chert sind, etwa durch Kfz-Auslands­ser­vice-Police und sowie die Mitglied­schaft im Auto­mo­bil­club. Bei wich­tigen Policen wie Haft­pflicht-, Hausrat- oder Wohn­ge­bäu­de­ver­si­che­rung muss geklärt werden, ob der Schutz ausreicht, und gege­be­nen­falls ange­passt werden. Manche Policen wie Handy- oder Laptop-Versi­che­rung sollten darauf geprüft werden, ob sie über­haupt sinn­voll sind. So ein Policen-Update kann Geld sparen und die Absi­che­rung verbes­sern.

Diese Unter­lagen bleiben – Aufbe­wah­rungs­frist hin oder her

Bei privaten Unter­lagen gelten andere Aufbe­wah­rungs­fristen als bei den geschäft­li­chen Unter­lagen. Während sie für betrieb­liche Belege immer mindes­tens sechs oder zehn Jahre betragen, müssen auch Unter­nehmer die im Privat­be­reich anfal­lenden steu­er­re­le­vanten Belege nur zwei Jahre lang aufbe­wahren – plus Puffer für offene Steu­er­be­scheide. Aber es gibt private Unter­lagen, die länger, wenn nicht gar lebens­lang aufbe­wahrt werden sollten. In steu­er­li­chen Zwei­fels­fällen sollten Unter­nehmer ihren Steuer­berater fragen, was gilt, und im Zweifel die jeweils längere Frist beachten. Darüber hinaus sollten Sie bei der Aufbe­wah­rung ihrer privaten Unter­lagen noch folgende Punkte beachten.

Private Versi­che­rungs­un­ter­lagen

Versi­che­rungs­scheine insbe­son­dere laufender Versi­che­rungen müssen im Ordner bleiben. Wichtig ist der Versi­che­rungs­ver­trag sowie jede daran vorge­nom­mene Ände­rung – und mit Blick auf Kranken- oder auch Berufs­un­fä­hig­keits­ver­si­che­rungen eine Kopie des einge­reichten Gesund­heits­fra­ge­bo­gens oder sons­tiger gemachter Angaben. Aber viel­leicht nicht jede Beitrags­rech­nung über die Aufbe­wah­rungs­frist hinaus.

Arzt­rech­nungen

Ansonsten sollten Unter­nehmer gerade im privaten Bereich unab­hängig von gesetz­li­chen Aufbe­wah­rungs­fristen manchen Beleg bewusst nicht aussor­tieren, auch wenn der Rech­nungs­ge­gen­stand womög­lich schon lang vergessen ist. Behalten sollten sie etwa Rech­nungen über Arzt­leis­tungen – zumin­dest für die Dauer der Gewähr­leis­tungs­frist, also drei Jahre. Aber es kann sich lohnen, gerade solche Rech­nungen unbe­grenzt zu behalten. Abwägen sollten Unter­nehmer dabei, dass sie Scha­den­er­satz­an­sprüche bis zu 30 Jahre später einklagen können, falls ein Schaden aus einer Behand­lung entsteht – natür­lich nur, wenn sie die Rech­nung noch haben. Sie zu behalten, ist auch nach einer erfolg­rei­chen Behand­lung auf Verdacht ratsam: Weiß man, ob nicht das womög­lich neuar­tige Mate­rial von dem einen Zahn­im­plantat oder Gelenk sich Jahre später als gesund­heits­schäd­lich heraus­stellt? Oder eine bestimmte Behand­lungs­me­thode oder Indi­ka­ti­ons­stel­lung als fahr­lässig, weil gesund­heits­schäd­lich oder auch nur unnütz, aber belas­tend? Gesund­heit­liche Schäden können noch nach Jahren auftreten – wer bei einer unklaren Diagnose einen Blick in alte Arzt­rech­nungen werfen kann, hilft viel­leicht später auch einem behan­delnden Arzt, die rich­tige Diagnose und Behand­lungs­me­thode zu finden.

Werk­statt­rech­nungen und teure Geräte

Auch Rech­nungen der Auto­werk­statt sollten Unter­nehmer wegen der Gewähr­leis­tungs­an­sprüche mindes­tens zwei Jahre behalten – oder solange die Gewähr­leis­tung läuft. Rech­nungen von teuren Geräten sollten auch darüber hinaus auf keinen Fall weg – bei einem Schaden oder Einbruch­dieb­stahl will die Haus­rat­ver­si­che­rung für die Wert­ermitt­lung meist die Origi­nal­rech­nungen sehen. Aufbe­wahren lohnt sich also auch hierbei.

Spar- und Kredit­un­ter­lagen

Spar- und Kredit­un­ter­lagen sollten Verbrau­cher aufheben, solange der Vertrag läuft. Konto­aus­züge gelten für regel­mä­ßige Auszah­lungen bis zu vier Jahre als Beweis­mittel, für unre­gel­mä­ßige Zahlungen bis zu zwei Jahre. Betrieb­liche Konto­aus­züge sind selbst­ver­ständ­lich länger aufzu­be­wahren. Und bevor sie private Konto­aus­züge schred­dern, sollten Unter­nehmer sich beim Steuer­berater rück­ver­si­chern. Der wird mit Blick auf die übliche Prüf­praxis bei einer Betriebs­prü­fung – Stich­wort Barmit­tel­rech­nung – Unter­neh­mern und auch deren Ehegatten wahr­schein­lich zu längerer Aufbe­wah­rung raten.

Finanz­amts­an­ge­le­gen­heiten

Was das Finanzamt betrifft, können normale Schreiben oder Zahlungs­auf­for­de­rungen weg, wenn sie erle­digt sind – ein Hinweis auf Einkom­men­steu­er­vor­aus­zah­lung ist nicht aufzu­be­wahren. Steu­er­be­scheide dagegen sollten Sie behalten. Eine Verpflich­tung dazu besteht nicht, für Unter­halts­zah­lungen oder Kredit­an­träge aber ist zumin­dest der jüngste Steu­er­be­scheid wichtig.

Unter­lagen rund um Renten­an­sprüche

Even­tu­elle Lohn­zettel sowie Renten­in­for­ma­tionen beider Partner sollten gene­rell auch Unter­nehmer in einem großen Ordner aufbe­wahren – und nicht wegwerfen. Sie gehören nicht in den Müll – am besten bis nach Beginn der Rente. Denn die Daten sind zwar bei den Renten­ver­si­che­rungs­trä­gern gespei­chert, aber falls auf deren Compu­tern doch mal Daten verloren gehen, wären diese Belege ein Beweis, wie lange wo gear­beitet wurde. Und außerdem sollen sich auch Ämter gele­gent­lich mal vertun. Um mögliche Fehler in der Berech­nung später nach­weisen zu können, müssen Unter­nehmer die Daten selbst natür­lich auch behalten.

Lebens­ab­schnitts­ver­träge und -urkunden

Ein Leben lang aufbe­wahren sollte jeder seine Impf­aus­weise sowie auch Zeug­nisse, Geburts- und Heirats­ur­kunden sowie Abgangs- und Ausbil­dungs­ab­schluss­zeug­nisse jeder Art. Am besten in einem eigenen Ordner.

Kassen­sturz ist auch mitten Jahr sehr sinnig

Immer gilt: Nach der Steu­er­erklä­rung ist vor der Steu­er­erklä­rung. Wer schon die ans Finanzamt zu über­mit­telnde Abrech­nung vom Steuer­berater bekommen oder sie Ende Mai noch selbst bei Elster aufge­rufen hat und die Zeit erüb­rigen kann, sollte einen ersten Kassen­sturz für das laufende Jahr erstellen. Wer gerade im Saison­ge­schäft steckt, kann sich das für den Spät­sommer oder Herbst vornehmen – gerade wenn der Steuer­berater nicht die Buch­hal­tung erle­digt und so von sich aus laufend auf Gestal­tungs­mög­lich­keiten hinweist. Es lohnt sich. Wer seine finan­zi­elle Lage zeitnah möglichst genau über­blickt, kann mit genü­gend Zeit vor Jahres­ende optimal die Steu­er­last gestalten, etwa durch vorge­zo­gene oder noch mal verscho­bene Betriebs­aus­gaben, Inves­ti­ti­ons­ab­zugs­be­träge sofern möglich oder auch im privaten Bereich durch geschickt getimte Ausgaben für Sonder­aus­gaben und außer­ge­wöhn­liche Belas­tungen. Ist abzu­sehen, dass hier einiges ansteht, lässt sich durch Bünde­lung der Kosten in einem Jahr ein höherer Steu­er­abzug erzielen. Der Steuer­berater kann hierzu detail­liert beraten – und wert­volle Tipps für Vorhaben und auch Timing geben sowie auch Vorschläge für die Finan­zie­rung machen.

Und jetzt den Rest der Aufräum-Magie

Und wer sich jetzt im ordent­li­chen Büro richtig von der Aufräumwut gepackt fühlt, sollte ruhig weiter ausmisten. Unge­le­sene Fach­ar­tikel und -Bücher können weg. Auch Ersatz­kabel – insbe­son­dere wenn die dazu­ge­hö­rigen Geräte nicht mehr in Gebrauch oder nicht mehr mit aktu­eller Hard­ware kompa­tibel sind. Sehr beliebt: Tele­fon­kabel. Auch Gebrauchs­an­lei­tungen für Geräte, die womög­lich schon vor Jahren ausran­giert wurden – im Büro wie zu Hause – können weg. Defekte Gegen­stände und Objekte sollten Unter­nehmer eben­falls beherzt aussor­tieren. Im E-Mail-Programm und in Datei­ver­zeich­nissen ist regel­mä­ßiges Ausmisten immer hilf­reich. Wichtig ist übri­gens, Unter­lagen stets sorg­fältig zu vernichten und den Müll sach­ge­recht zu entsorgen, beispiels­weise auf dem Wert­stoffhof.

Wer damit durch ist, kann daran­gehen, den Rest der Magie zu voll­bringen. Die besteht ganz verein­facht darin, nicht darüber nach­zu­denken, was weg darf und soll – wie es bei der Buch­hal­tung durchaus sinn­voll ist –, sondern lieber zu über­legen, was man behalten will. Und alles andere wegzu­werfen. In der magi­schen Reihen­folge: Kleider, Bücher, Papiere und Unter­lagen, Klein­kram und Erin­ne­rungs­stücke und zum Schluss noch die Küche auszu­misten. Jetzt oder halt zwischen den Jahren, wenn zeit­lich das nächste Mal wieder etwas mehr Luft ist.

Bei Fragen spre­chen Sie uns gerne an.

Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Heraus­geber: DATEV eG, Nürn­berg