30. Oktober 2015

Lohnsteuer-Nachschau: Vorteil durch Makellosigkeit

Betriebs­prüfer dürfen ohne Anmel­dung die Geschäfts­räume betreten, Lohn­unterlagen einsehen und bei Auffäl­lig­keiten eine umfas­sende Lohn­steuer-Außen­prü­fung starten. Daher sollten Zahlen mit dem Steuer­berater gut aufbe­reitet und doku­men­tiert werden.

Text: Sigrun an der HeidenBETRETEN: Er kann unan­ge­kün­digt in alle beruf­lich oder gewerb­lich genutzten Räume gehen, auch ins häus­liche Arbeits­zimmer. Rein privat genutzte Räume sind aber tabu, und er darf Geschäfts­räume weder durch­su­chen noch Unter­lagen beschlag­nahmen.

EINSEHEN: Er darf Lohn- und Gehalts­un­ter­lagen, Aufzeich­nungen, Bücher, Geschäfts­pa­piere und andere Urkunden studieren, die zur Ermitt­lung der Lohn­steuer rele­vant sind, und die Vorlage von Lohn­ab­rech­nungen verlangen.

BEFRAGEN: Er darf Arbeit­geber wie Mitar­beiter befragen sowie Auskünfte über Art und Höhe ihrer Einkünfte von den Beschäf­tigten fordern. Beide sind zur Mitwir­kung verpflichtet.

DRUCKEN LASSEN: Er darf auf Daten der Lohn­buch­hal­tung zugreifen, wenn es erlaubt wird. Verwei­gert der Firmen­chef die Zustim­mung, muss er die Daten ausge­druckt aushän­digen.

AUSWEITEN: Er kann von der Nach­schau nahtlos zur umfang­rei­chen Lohn­steuer-Außen­prü­fung über­gehen, wenn er dazu Veran­las­sung sieht.

Prüfer begut­achten die Räume

Oft werden die Prüfer durch eine kurze Kontroll­mit­tei­lung oder Buchungs­fehler vergan­gener Jahre auf den Plan gerufen. „Die Finanz­be­amten verschaffen sich vor Ort einen Eindruck von den räum­li­chen Verhält­nissen, dem tatsäch­lich einge­setzten Personal und dem übli­chen Geschäfts­be­trieb“, so Edgar Wilk, Präsi­dent der Steu­er­be­ra­ter­kammer Rhein­land-Pfalz. Sie kon­trollieren, ob der Firmen­chef die Lohn­konten richtig führt, den Aufzeich­nungs­pflichten nach­kommt und Belege vorweisen kann. Zudem prüfen sie bei Betrieben mit vielen Aushilfen und Mini­job­bern, ob die Arbeits­ver­hält­nisse steu­er­lich korrekt einge­stuft und verbucht wurden. Fehler sind schnell passiert, zumal der Verdienst von Mini­job­bern durch die Einfüh­rung des Mindest­lohns leicht über die steu­er­be­güns­tigte 450-Euro-Grenze rutschen kann.

Heikel wird es, wenn die Lohn­steuer-Nach­schau neue Fragen aufwirft und der Prüfer steu­er­liche Unre­gel­mä­ßig­keiten vermutet oder Fehler beim Steu­er­abzug entdeckt. „Dann darf er nahtlos zur umfang­rei­chen Lohn­steuer-Außen­prü­fung über­gehen“, warnt Seer. Ob er die Lohn­buch­hal­tung auf Herz und Nieren prüft, ist Ermes­sens­sache. Falls der Firmen­chef nicht koope­riert, sondern auf Zeit spielt oder Unter­lagen vorent­hält, wird der Prüfer wahr­schein­lich die Lohn­konten, Perso­nal­akten, Verträge und Belege über steu­er­frei gezahlte Extras genau ansehen sowie die Gehalts­ab­rech­nungen mehrerer Jahre prüfen. Eine Prüfungs­an­ord­nung braucht er nicht. „Er muss den Unter­nehmer nur schrift­lich darauf hinweisen, dass sich eine Lohn­steuer-Außen­prü­fung anschließt“, sagt Seer. Außerdem darf der Prüfer eine Geld­buße verhängen. Das Verzö­ge­rungs­geld beträgt mindes­tens 2.500 Euro. Wer dieses Szenario nicht vorher mit seinem Steuer­berater durch­ge­spielt hat, wird meis­tens kalt erwischt. Anders als bei einer routi­ne­mä­ßigen Lohn­steu­er­prü­fung, die der Fiskus zwei Wochen vorher ankün­digt, bleibt bei einer Nach­schau mit anschlie­ßender Außen­prü­fung keine Zeit, sich vorzu­be­reiten und die Unter­lagen auf Vorder­mann zu bringen. Der Finanz­be­amte muss nicht einmal auf das Eintreffen des Steu­er­be­ra­ters warten, den der Unter­nehmer sofort alar­mieren sollte.

Oft werden die Kontrol­leure fündig: Sie monieren, dass Grenzen für steu­er­freie oder -begüns­tigte Zahlungen, für Sach­zu­wen­dungen wie Tank­gut­scheine und Kita-Zuschüsse oder Geschenke an Mitar­beiter und Kunden über­schritten wurden. Die Ermitt­lung des geld­werten Vorteils aus der Nutzung von Geschäfts­wagen für Privat­fahrten führt eben­falls oft zu Diskus­sionen mit dem Finanz­be­amten. Legt der Unter­nehmer keine aussa­ge­kräf­tigen Belege und kein ordent­lich geführtes Fahr­ten­buch vor, droht eine Lohn­steu­er­nach­zah­lung.

Chef haftet für die Lohn­steuer

Der Firmen­chef haftet als Arbeit­geber für die Abfüh­rung der Lohn­steuer sowie des Soli­da­ri­täts­zu­schlags und der Kirchen­steuer. Falls das Finanzamt die zu wenig entrich­tete Steuer nicht vom Arbeit­nehmer bekommt, muss der Betrieb zahlen. „Deshalb sollten Unter­nehmer auf eine sorg­fäl­tige Lohn­buch­hal­tung achten und mit ihrem Steuer­berater bespre­chen, wie sie sich bei der Lohn­steuer-Nach­schau am besten verhalten“, empfiehlt Professor Seer. Große Sorg­falt und gute Vorbe­rei­tung sind noch aus einem weiteren Grund entschei­dend: „Durch das Erscheinen des Finanz­be­amten ist eine straf­be­frei­ende Selbst­an­zeige nicht mehr möglich“, warnt Kammer-Präsi­dent Wilk.

Bei Fragen spre­chen Sie uns gerne an.

Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürn­berg, Ausgabe 03/2015