Büroplanung: auf die Laufwege achten
Der ergonomisch und logistisch optimal durchdachte Verwaltungstrakt wirkt wie ein Effizienzturbo: Fühlen sich die Mitarbeiter wohl und stimmt die Raumaufteilung, sind deutliche Produktivitätssteigerungen möglich.
Autor: Angelika Knop
Von einem so entspannten Arbeitsumfeld können viele Menschen nur träumen. Die Büros der QRC Group Personalberatung München GmbH befinden sich am östlichen Stadtrand in einem frei stehenden Haus mit Gartenblick. Sechs Räume und ein großzügiger Eingangsbereich bieten den fünf Beschäftigten genug Platz und Möglichkeiten, um entweder in Ruhe konzentriert zu arbeiten oder im Team kreativ zu sein. Richtig zufrieden war Carmen Kraushaar mit der Situation trotzdem nicht. „Wir wollten eine offene und einladende Atmosphäre, aber unser Empfang wirkte eher abgrenzend als integrierend“, erinnert sich die Partnerin bei QRC an die Zeit vor dem Umbau. „Der Arbeitsplatz der Assistentin im Empfangsbereich war zu dunkel, und das Sprechen machte Mühe, weil es hallte.“
Oft reicht schon umstellen. Deshalb engagierte Carmen Kraushaar die Architektin Sabine Weineck-Hubert, die darauf spezialisiert ist, Firmenräume mitarbeiter- und kundengerecht umzuplanen. Und sie stellte die Expertin gleich vor eine besondere Herausforderung: Weil die QRC Group Personalberatung unter Umständen in ein bis zwei Jahren umziehen wird, sollte nicht mehr zu viel Geld in die gemieteten Räume investiert werden. Darum verabschiedete sich die Architektin kurzerhand von der Idee eines aufwendigen Umbaus und entwickelte ein Konzept, mit dem sich allein durch Umstellungen das Arbeitsumfeld verbessern ließ. Im Empfangsbereich holte Sabine Weineck-Hubert die Assistentin nach vorn ins Licht und platzierte den Schreibtisch seitlich statt frontal zum Eingang. Jetzt wirkt er als Anlaufstelle und nicht mehr als Barriere. Außerdem erhielt er eine neue Seitenverkleidung. Die schafft nicht nur klare Linien, sondern schützt vor allem vor Zugluft und dämpft den Schall. Eine kleinteilige Sitzgruppe mit Kaffeebar, die bisher im Eingangsbereich stand, verlegte die Architektin in den hinteren Korridor, über den man die Büros erreicht. Nun lädt dieser Wartebereich zum Austausch unter Kollegen ein. Außerdem ist der erste Eindruck repräsentativ und Besucher fühlen sich gut aufgenommen.
Immer auf Ergonomie achten. Solche Veränderungen an Büroräumen sind nicht nur kosmetischer Natur. Wer das gesamte Arbeitsumfeld sinnvoll und einladend gestaltet, wird attraktiver für Kunden und Bewerber. Er erleichtert den Beschäftigten die Arbeit und steigert auf diese Weise oft sogar ihre Produktivität. Das Verbesserungspotenzial durch solche meistens ohne großen Aufwand realisierbaren Umstellungen oder Umbauten sehen Experten im zweistelligen Prozentbereich. Die Forscher vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Stuttgart etwa schätzen in ihrer Studie „Office Excellence Check“, dass sich die Arbeitsleistung um über 30 Prozent erhöhen kann, wenn das Bürodesign stimmt. Zusammen mit der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) und der Initiative „Neue Qualität der Büroarbeit“ (INQA-Büro) hat das IAO ermittelt, dass drei Faktoren ein effizientes Arbeiten fördern: Das Mobiliar muss hohe ergonomische Qualität haben, die Büroeinrichtung und -aufteilung die Kommunikation bestmöglich unterstützen, die Büroform bewusst geplant und
auf die Tätigkeitsanforderungen abgestimmt sein.
Erst Anforderungen klären. Diese Anforderungen gilt es aber erst mal zu ermitteln. Tatsächlich planen viele Firmenchefs ihre Räume immer noch aus dem Bauch heraus, ohne genau zu klären, welche Mitarbeiter möglichst nah zusammensitzen sollten oder wer wie oft in welche Konferenz- und Technikräume sowie Büros der Kollegen gehen muss. Die Bedeutung dieser Laufwege wird häufig unterschätzt. Und es wird zu wenig über die Frage nachgedacht, wann sich Großraum- oder Einzelbüros anbieten, ob sich mehrere Beschäftigte einen Arbeitsplatz teilen können und wie Kunden sich bei ihrem Besuch möglichst wohlfühlen. Um vor einem Neu- oder Umbau die Anforderungen genau zu definieren, entwickelt Sabine Weineck-Hubert ihre Konzepte möglichst mit den Mitarbeitern oder einem Teil von ihnen in einer „Zukunftswerkstatt“. In Workshops von einigen Stunden bis zu einem Tag sprechen die Beschäftigten über individuelle Bedürfnisse und Wünsche in Sachen Bürodesign, sortieren sie, überprüfen sie und setzen dann Prioritäten. „So fangen wir falsche Erwartungen ab und stoßen gleichzeitig eine ungeheure Kreativität an, was man mit den vorhandenen Räumen und Mitteln machen kann“, erklärt Sabine Weineck-Hubert. Die Architektin zeichnet immer die Wegestrukturen auf, um Engpässe zu vermeiden. Sehr wichtig ist ihr auch das Konzept der „Activity-based Areas“: Dabei wird das Büro in Zonen für Konzentration, Kommunikation oder Erholung eingeteilt. Und dazwischen muss es Bewegung geben, denn die fehlt dort, wo sich alles am Computer erledigen lässt.
Richtige Materialien wählen. Was im Kleinen wie bei QRC in München klappt, geht auch im Großen. Die ProLux-Systemtechnik GmbH in Blaustein bei Ulm beliefert Abschleppfirmen in 15 europäischen Ländern mit Bergungs- und Abschleppzubehör. Vor einigen Jahren erhielt der Sitz des gut 80 Beschäftigte zählenden Unternehmens einen Anbau. Dort sollten Mitarbeiter aus dem Service untergebracht werden, die unter anderem Kundentelefonate in verschiedenen Sprachen führen.
Nichts aber lenkt so sehr von der eigenen Arbeit ab wie die Gespräche der Kollegen. Damit es in dem offenen Büro trotz Stimmengewirr eine gute Akustik gibt, wurden je drei Schreibtische im Windradprinzip angeordnet, sodass der Schall nie direkt auf ein Gegenüber trifft. Außerdem senken Holzmöbel sowie Teppiche den Geräuschpegel. Wer noch mehr Ruhe will, kann ins Freie gehen. Das Dach einer Lagerhalle dient als Sonnenterrasse mit Liegestühlen, Teich und Feuerstelle – nicht nur für Raucher. Die Investition hat sich gelohnt, so Antje Hilsenbeck, Assistentin der Geschäftsführung: „Wenn man acht oder neun Stunden im Büro sitzt, kann man hier zwischendurch Kraft tanken und sich wohlfühlen. Dann ist man auch freundlich zum Kunden.“
Bürodesign
Auf diese Aspekte sollten Sie bei der Arbeitsplatzgestaltung achten
Planung: Es kommt auf die Kombination aller Details an: Wenn Akustik, Optik, Klima sowie Ergonomie stimmen, sind die Mitarbeiter gesünder, motivierter und leistungsfähiger.
Akustik: Teppiche, Vorhänge, Akustikputz, Akustiksegel sowie Absorberelemente für Wände, Decken und Fensterfronten schlucken Schall. Trennwände, Möbel oder Reflektorelemente lenken ihn auch in die gewünschte Richtung.
Optik: Für blendfreie Beleuchtung sorgen beispielsweise Schreibtische, die im rechten Winkel zum Fenster aufgestellt sind, sowie Wände oder Möbelflächen mit geringem Reflexionsgrad. Große Flächen sollte man in ruhigen Farben halten, möglichst in Pastelltönen.
Klima: Sind Fenster und Türen frei zugänglich, kann man regelmäßig kurz lüften. Das erhöht die Luftfeuchtigkeit, sorgt für ausreichend Sauerstoff und spart Energie. Strömt die Luft dauerhaft durch Öffnungen oder Klimaanlage, dürfen keine Arbeitsplätze im Zug liegen.
Ergonomie: Bringen Sie Mitarbeiter in Bewegung, etwa durch verstellbare Stühle, Tische oder Schränke, die sich auch als Pult oder Sitz eignen. Die Kaffeeküche oder der Kopierer dürfen gerne weiter entfernt liegen, solange die Laufwege frei sind.
Sicherheit: Vorgeschriebene und generell wichtige Aspekte sollten beachtet werden, etwa dass Stühle als Kippschutz fünf Rollen brauchen. Die Unfallversicherung VBG hilft mit der Checkliste „Büroarbeit – sicher, gesund und erfolgreich“, www.vbg.de, Suchnummer 5001.
Quelle: TRIALOG, Das Unternehmermagazin Ihrer Berater und der DATEV, Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 01/2013
