Auf der CeBIT 2010 wurde von der DATEV eG eine neue Lösung zur Bear­bei­tung elek­tro­ni­scher Rech­nungen vorge­stellt. Im Rahmen dieses Arti­kels möchten wir Sie näher über das inter­es­sante Produkt DATEV eRech­nung infor­mieren.

Damit auch bei einer elek­tro­ni­schen Rech­nung die Berech­ti­gung zum Vorsteu­er­abzug besteht, sind aller­dings einige Voraus­set­zungen zu erfüllen, die bislang recht kompli­ziert umzu­setzen waren. Auf der CeBIT 2010 stellt die DATEV eG eine Lösung vor, mit der sich elek­tro­ni­sche Rech­nungen auf einfache und rechts­si­chere Art sowohl akzep­tieren als auch versenden lassen. Dabei sorgt das System dafür, dass sowohl die Anfor­de­rungen an die Gültig­keit der elek­tro­ni­schen Signatur als auch an die Daten­hal­tung erfüllt sind.

Eine elek­tro­ni­sche Rech­nung muss mit einer quali­fi­zierten elek­tro­ni­schen Signatur versehen sein. Nur dann kann die Vorsteuer bei der Umsatz­steuer-Voranmel­dung geltend gemacht werden. Mit der Signatur ist nach­ge­wiesen, dass die Rech­nung unver­än­dert und die Iden­tität des Signie­rers einwand­frei ist. Damit die Rech­nung auch in der Buch­hal­tung verar­beitet und die Vorsteuer rechts­kon­form abge­zogen werden darf, muss außerdem eine Signa­tur­prü­fung mit einer zerti­fi­zierten Soft­ware durch­ge­führt werden.

Das Prüf­pro­to­koll ist in digi­taler Form gemeinsam mit der signierten Rech­nung revi­si­ons­si­cher über den Zeit­raum von zehn Jahren zu archi­vieren. Insbe­son­dere für mittel­stän­di­sche Unter­nehmen bedeu­tete dieses komplexe Verfahren bislang ein umsatz­steu­er­li­ches Risiko bei der Annahme elek­tro­ni­scher Liefe­ran­ten­rech­nungen und einen Hemm­schuh für den Einsatz digi­taler Ausgangs­rech­nungen.

Signa­tur­prü­fung, Signa­tur­er­stel­lung und Archi­vie­rung
Die neue Funk­tion DATEV eRech­nung ist eine Erwei­te­rung von DATEV Unter­nehmen online, einem System mit mehreren brow­ser­ba­sierten Anwen­dungen für die tägli­chen Geschäfts­vor­gänge in kleinen und mitt­leren Unter­nehmen. Kern­stück ist die digi­tale Beleg­ver­wal­tung. Über das Online-System greifen Unter­nehmen wie auch deren Steuer­berater gemeinsam auf den im DATEV-Rechen­zen­trum gespei­cherten Daten­be­stand zu. Auf diese Weise opti­miert das System das Zusam­men­spiel mit der Kanzlei, die für ihre Aufgaben Zugriff auf die Daten hat und ihrer­seits unter­neh­mens­re­le­vante Auswer­tungen online zur Verfü­gung stellen kann.

Bislang wurden bereits papie­rene Rech­nungs­be­lege mittels Fax oder Scanner digi­ta­li­siert und das Beleg­bild im Rechen­zen­trum hinter­legt. Mit einem einfa­chen Hand­griff lassen sich nun auch originär elek­tro­ni­sche Rech­nungen in die Beleg­ver­wal­tung online über­mit­teln, wobei die Signa­tur­prü­fung auto­ma­tisch im DATEV-Rechen­zen­trum durch­ge­führt wird. Die Rech­nungen, Signa­turen und Prüf­pro­to­kolle werden dort geset­zes­kon­form archi­viert und stehen sofort für die Finanz­buch­füh­rung zur Verfü­gung. Der abge­si­cherte Zugriff auf DATEV Unter­nehmen online erfolgt Smart­Card-basiert über das USB-Medium DATEV mIDen­tity, das zum Liefer­um­fang des Anwen­dungs­bün­dels gehört.

Bequemer Rech­nungs­ver­sand
Via DATEV eRech­nung können Unter­nehmen auch selbst elek­tro­ni­sche Rech­nungen an ihre Kunden versenden. Die Rech­nungs­datei wird dazu eben­falls in die Beleg­ver­wal­tung online über­tragen. Über ein soge­nanntes Vertre­tungs­mo­dell signiert DATEV diese Rech­nungen dann im Auftrag des Unter­neh­mens quali­fi­ziert elek­tro­nisch. Dafür ist ledig­lich eine Voll­machts­er­klä­rung des Unter­neh­mens erfor­der­lich.

Nachdem die elek­tro­ni­sche Rech­nung von DATEV signiert und archi­viert wurde, erhält der Rech­nungs­steller eine E-Mail mit Link auf die Rech­nung im DATEV-Rechen­zen­trum. Darüber kann die Rech­nung ange­zeigt und per E-Mail an den Rech­nungs­emp­fänger versendet werden. Selbst­ver­ständ­lich stehen auch die elek­tro­ni­schen Ausgangs­rech­nungen Unter­nehmen und Kanzlei auto­ma­tisch für die Buch­füh­rung zur Verfü­gung.

DATEV eRech­nung ist ein durch­gän­giges System zum Prüfen, Signieren, Archi­vieren und Buchen elek­tro­ni­scher Rech­nungen. Indem die Anwen­dung in das Anwen­dungs­paket Unter­nehmen online einge­bunden ist, entfallen aufwen­dige Einzel­schritte und Inves­ti­tionen in Signa­tur­lö­sungen und Archi­vie­rungs­sys­teme. So können Unter­nehmen die Vorteile elek­tro­ni­scher Rech­nungen unkom­pli­ziert und ohne Risiko nutzen und sind gewappnet, wenn bei einer Betriebs­prü­fung der Vorsteu­er­abzug elek­tro­nisch über­mit­telter Rech­nungen kontrol­liert wird.

Quelle: Quelle und weitere Infor­ma­tionen: www.datev.de/erechnung