Leis­tungen und Services

Wie werde ich den Papier­kram auf meinem Schreib­tisch los?

Für den Erfolg Ihres Unter­neh­mens ist es wichtig, dass Sie jeder­zeit schnell Einsicht in Ihre betriebs­wirt­schaft­li­chen Daten nehmen können. Die tradi­tio­nellen Methoden der Steuer­beratung – z.B. der Einsatz von Pende­l­ord­nern zum Austausch der Buch­füh­rungs­daten – setzen hier Grenzen.

Mit Unter­nehmen online haben wir eine Lösung geschaffen, mit der Sie tages­ak­tuell alle rele­vanten Infor­ma­tionen von überall nutzen können. Durch die elek­tro­ni­sche Über­mitt­lung Ihrer Daten zum und vom Steuer­berater wird dies möglich.

Unter­nehmen online ist die moderne Lösung der digi­talen Buch­füh­rung.

Im Ergebnis können Sie damit Ihren Aufwand senken und dabei von unserem Bera­tungs­wissen und unserem betriebs­wirt­schaft­li­chen Know-How profi­tieren. Ganz unab­hängig von Ihrem Standort.

Sparen Sie Zeit und Geld und profi­tieren Sie von der Möglich­keit immer und überall Einsicht in Ihre betriebs­wirt­schaft­li­chen Auswer­tungen nehmen zu können!

Gerne stehen wir Ihnen zur Verfü­gung um Ihren indi­vi­du­ellen Funk­ti­ons­um­fang von Unter­nehmen online zu ermit­teln, damit die Anwen­dung pass­genau auf Sie zuge­schnitten ist.

Die Funk­tionen von Unter­nehmen online im Über­blick:

Mini­mieren Sie Ihren Verwal­tungs­auf­wand und nutzen Sie folgende Dienste:

Der Ablauf von Unter­nehmen online im Detail

Sie scannen die Buch­hal­tungs­be­lege ein und legen diese in Unter­nehmen Online ab. Durch die Über­tra­gung ins DATEV Rechen­zen­trum stehen die Belege Ihnen und uns zentral zur Verfü­gung. Gleich­zeitig erfolgt eine revi­si­ons­si­chere Archi­vie­rung der digi­ta­li­sierten Belege.

Im zweiten Schritt sind nun wir gefragt. Über eine spezi­elle Online-Anwen­dung bekommen wir die Belege im Buch­füh­rungs­pro­gramm ange­zeigt. Die einge­henden Daten werden wie Ihre Papier­be­lege bisher von uns über­prüft und verbucht. Jedem Buchungs­satz wird dabei der entspre­chende digi­tale Beleg zuge­ordnet und mit diesem fest verknüpft. So ist der Beleg für die Abschluss­erstel­lung und Prüfung jeder­zeit wieder verfügbar und erspart Rück­fragen und Such­zeiten.

Zusätz­lich können wir die von Ihnen erstellten Ausgangs­rech­nungen, Ihre elek­tro­nisch erfassten Kassen­be­we­gungen und Ihre Konto­um­sätze direkt in die Buch­hal­tung über­nehmen. Die Über­gabe und Vorlage der Buch­hal­tungs­un­ter­lagen in Papier wird somit entbehr­lich.

Sobald die Daten von uns bear­beitet sind, können Sie über Ihren persön­li­chen Unter­nehmen online Zugang Einblick auf die entspre­chenden Infor­ma­tionen nehmen und so aktiv ihr Unter­nehmen steuern.

Die Mandanten-Fern­be­treuung ermög­licht uns den direkten Zugriff auf Ihren PC über eine verschlüs­selte und damit sichere Internet-Verbin­dung der DATEV. Wir schalten uns auf Ihren Rechner auf und können dann gemeinsam mit Ihnen Ihren Bild­schirm­in­halt bespre­chen oder bear­beiten. Über Maus- und Tasta­tur­ein­gaben können wir Ihren PC sogar fern­be­dienen.

Wenn Sie Fragen bei der Anwen­dung Ihres Unter­neh­mens – Online haben, spre­chen Sie uns bitte an, wir schalten uns bei Ihnen auf und beraten Sie gerne.

Die Ablage sämt­li­cher Geschäfts­un­ter­lagen, über die gesamte Aufbe­wah­rungs­dauer von 10 Jahren, in Papier­form, bindet zum einen räum­liche Ressourcen und ist zum anderen mit einem erheb­li­chen Arbeits­auf­wand verbunden.

Durch die Nutzung von Unter­nehmen Online werden Ihre Belege im DATEV Rechen­zen­trum revi­si­ons­si­cher archi­viert. Gehen Sie einen Schritt weiter, hin zur Vernich­tung der Origi­nal­be­lege nach der digi­talen Archi­vie­rung durch Erset­zendes Scannen.

Die recht­li­chen Rahmen­be­din­gungen hierzu sind durch die Grund­sätze zur ordnungs­mä­ßigen Führung und Aufbe­wah­rung von Büchern, Aufzeich­nungen und Unter­lagen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff (GoBD) fest­ge­legt. Voraus­set­zung für die digi­tale Archi­vie­rung und die anschlie­ßende Vernich­tung der Papier­be­lege sind die Einrich­tung eines Internen Kontroll­sys­tems und die Erstel­lung einer Verfah­rens­do­ku­men­ta­tion.

Die Schaf­fung eines Internen Kontroll­sys­tems im Unter­nehmen bedeutet, dass vorhan­dene Abläufe geprüft und Zustän­dig­keiten fest­ge­legt werden. Auf Basis von tech­ni­schen und orga­ni­sa­to­ri­schen Maßnahmen soll die Umset­zung der Entschei­dungen und Ziele der Geschäfts­lei­tung sicher­ge­stellt werden. Die Verfah­rens­do­ku­men­ta­tion dient der Aufzeich­nung des Wegs der Belege und der entspre­chenden Prozesse im Unter­nehmen und in der Steuer­kanzlei.

Wir unter­stützen Sie gerne bei der indi­vi­du­ellen Umset­zung dieser Vorgaben und der Imple­men­tie­rung von Prozessen. Anhand von Muster­pro­zessen und -doku­men­ta­tionen können wir in diesem Bereich gezielt Hilfe­stel­lung geben und eine indi­vi­du­elle Lösung für Ihr Unter­nehmen finden. Gerne über­prüfen wir auch einige Monate nach Einfüh­rung der digi­talen Archi­vie­rung, dass alle erfor­der­li­chen Vorgaben erfüllt werden.

Ihre Vorteile der digi­talen Archi­vie­rung

Die digi­tale Archi­vie­rung ist nicht nur ein Thema in Bezug auf Ihre Buch­hal­tungs­un­ter­lagen. Darüber hinaus können auch Geschäfts­briefe, Liefer­scheine, Bestel­lungen, Ange­bote, usw. digital archi­viert werden. Dies stellt ein schnel­leres Wieder­auf­finden der Belege sicher und verein­heit­licht die Abla­ge­struktur in Ihrem Unter­nehmen.

Wir unter­stützen Sie gerne bei der Einrich­tung eines Prozesses für die Digi­ta­li­sie­rung Ihrer Unter­lagen. Gerne infor­mieren wir Sie in einem persön­li­chen Gespräch über indi­vi­du­elle Möglich­keiten für Ihr Unter­nehmen.

Viele Abläufe inner­halb eines Unter­neh­mens haben sich über die Jahre hinweg entwi­ckelt. Im Alltag wird dabei oftmals nicht mehr darüber nach­ge­dacht, weshalb Vorgänge in einer bestimmten Art und Weise abge­wi­ckelt werden und ob diese Struk­turen sinn­voll sind. Dadurch kommt es vor, dass Vorge­hens­weisen weiter­ge­führt werden, die umständ­lich und zeit­in­tensiv sind und dabei unnötig Ressourcen binden. Gerade vor dem Hinter­grund der fort­schrei­tenden Digi­ta­li­sie­rung und der damit verbun­denen Möglich­keiten der Auto­ma­ti­sie­rung, erachten wir es für sinn­voll von Zeit zu Zeit zu über­prüfen, inwie­weit Abläufe neu struk­tu­riert werden können, um dabei Zeit und Kosten zu sparen.

Ihre Vorteile durch Prozess­op­ti­mie­rung

Gerne analy­sieren wir Ihren Büro­alltag und geben Ihnen Hilfe­stel­lung Ihre Prozess­ab­läufe zu verbes­sern. Poten­tiale zur Opti­mie­rung und Auto­ma­ti­sie­rung können sich auf viel­fäl­tige Art und Weise ergeben.

Dies kann beispiels­weise statt­finden durch:

Gerne schauen wir uns bei Ihnen vor Ort die Abläufe in Ihrer Büro­or­ga­ni­sa­tion an und geben Ihnen Hilfe­stel­lung und Anre­gungen um Prozesse opti­maler zu gestalten.

Belege einfach abfo­to­gra­fieren und sofort auf sicherem Weg ins elek­tro­ni­sche Beleg­ar­chiv trans­fe­rieren – das macht die App DATEV Upload mobil möglich.

Papier-Belege, die revi­si­ons­si­cher im DATEV-Rechen­zen­trum archi­viert werden sollen, werden in der Regel via Scanner digi­ta­li­siert. Mit DATEV Upload mobil geht das auch mit dem Smart­phone. Der Anwender kann damit den Beleg gleich dort, wo er entstanden ist, einfach erfassen. Das ist insbe­son­dere bei Belegen über Kleinst­be­träge prak­tisch, die bar bezahlt werden. Quit­tungen für das Park­haus oder den Park­platz, der Einkaufs­beleg für Putz­mittel im Super­markt, der Tank­beleg oder die Porto­quit­tung stehen über den neuen Weg umge­hend zur Verfü­gung.

Vorteile und Anwen­dungen

Die App punktet zudem in Sachen Sicher­heit: Die Beleg­bilder werden verschlüs­selt über­tragen und der Zugriff auf den Beleg­be­stand ist mit der Sicher­heits­funk­tion DATEV Smart­Login geschützt. Um den oder die Belege ins Rechen­zen­trum zu über­tragen, authen­ti­fi­ziert sich der Nutzer mittels Eingabe seiner PIN mit DATEV Smart­Login – einer weiteren App, die für nötige Absi­che­rung des Zugriffs auf seinen Beleg­be­stand sorgt und vom Sicher­heits­ni­veau mit einer physi­schen Smart­Card vergleichbar ist. Zur erst­ma­ligen Nutzung der App setzen Sie sich bitte mit uns zwecks Regis­trie­rung in Verbin­dung.

Nach erfolg­rei­cher Anmel­dung kann der Anwender dem aktu­ellen Upload einen Belegtyp (z.B. Rech­nungs­ein­gang, Kasse) zuordnen. Mit einem weiteren Klick lässt sich der Upload über eine gesi­cherte Verbin­dung anstoßen.

Die Belege stehen dann umge­hend in Unter­nehmen online für die weitere Verar­bei­tung in den einzelnen Anwen­dungen bereit, mit denen sich vom Angebot bis zur Zahlung der komplette kauf­män­ni­sche Prozess im Unter­nehmen abwi­ckeln lässt. Dabei werden die enthal­tenen Infor­ma­tionen auto­ma­tisch per OCR-Erken­nung iden­ti­fi­ziert und können unkom­pli­ziert in die jewei­lige Anwen­dung über­nommen werden. Auch die Steuer­beratungs­kanzlei hat Zugriff auf die in dieser gemeinsam nutz­baren Platt­form gespei­cherten Daten.

DATEV Upload mobil steht den Anwen­dern von Unter­nehmen online kosten­frei zur Verfü­gung. Derzeit gibt es die App ausschließ­lich für das Betriebs­system iOS – sie lässt sich also mit dem iPhone oder iPad verwenden. Für die Nutzung muss auf dem Gerät zudem das eben­falls kostenlos erhält­liche DATEV Smart­Login instal­liert sein. Beide Apps stehen im AppS­tore von Apple zum Down­load bereit.

Instal­la­ti­ons­hin­weis

Sollten Sie Fragen zur App oder Instal­la­tion haben, melden Sie sich einfach bei uns.

So instal­lieren Sie die Apps auf Ihrem iPhone/iPad

Für DATEV Upload mobil:

Für DATEV Smart­Login: