Das Manage­ment von virtu­ellen Teams gewinnt immer mehr an Gewicht und stellt für Unter­nehmen eine stei­gende Heraus­for­de­rung dar. Mit diesen Führungs­tech­niken, Stra­te­gien und Tools wird es zum Erfolg.

Die Arbeit in virtu­ellen Teams, deren Mitglieder über verschie­dene Stand­orte und Zeit­zonen verstreut sind, ist in vielen Unter­nehmen in den letzten Jahren von der Ausnahme zur Regel geworden. Doch remote arbei­tende Teams stellen nicht nur ihre Mitglieder vor neue Aufgaben, auch für Führungs­kräfte ist das Manage­ment einer virtu­ellen Orga­ni­sa­ti­ons­ein­heit eine große He­rausforderung. Das Manage­ment von virtu­ellen Teams erfor­dert sowohl andere Manage­ment-Tech­niken als auch den Einsatz zahl­rei­cher Soft­ware-Tools, ange­fangen von Tools zur Kommu­ni­ka­tion über Soft­ware zur Kolla­bo­ra­tion bis hin zu Daten­banken zur gemein­samen Spei­che­rung und Verwal­tung von Daten.

Der nach­fol­gende Beitrag beschäf­tigt sich einlei­tend mit der Frage, in welchen Berei­chen die Heraus­for­de­rungen im Manage­ment eines virtu­ellen Teams beson­ders groß sind. Im zweiten Teil werden Tipps für die effek­tive Führung von Remote-Mitar­bei­tern gegeben. Und im abschlie­ßenden dritten Teil des Beitrags stellen wir unver­zicht­bare IT-Tools für die virtu­elle Zusam­men­ar­beit von Teams vor.

Wie bereits einlei­tend erwähnt, stellt die virtu­elle Zusam­men­ar­beit sowohl Beschäf­tigte als auch Führungs­kräfte vor zahl­reiche Heraus­for­de­rungen, die es in dieser Form und Inten­sität nicht in einer Präsenz­ar­beits­um­ge­bung gibt. Diese Heraus­for­de­rungen lassen sich in fünf Teil­be­reiche grup­pieren:

In welchen Teil­be­rei­chen die Heraus­for­de­rungen beson­ders groß sind, lässt sich nicht pauschal sagen. Sie hängen nicht nur von der Team­größe und der Art der Zusam­men­ar­beit ab, sondern auch von den persön­li­chen Voraus­set­zungen der Team­mit­glieder und Führungs­kräfte.

Onboar­ding

Die Heraus­for­de­rungen im Remote Work beginnen bereits beim Onboar­ding neuer Mitar­beiter. Bei einem physi­schen Bürojob werden Job-Einsteiger zwar auch mit vielen Neuheiten konfron­tiert. Sie genießen aber den Vorteil, dass sie bei Fragen und Problemen direkt ihre Vorge­setzten oder Kollegen anspre­chen können. Bei einem neuen Remote Job ist alles noch ein wenig „neuer“. Job-Einsteiger müssen mit neuen IT-Programmen zurecht­kommen, sie kennen ihre Kollegen oftmals nicht persön­lich und müssen sich auf unbe­kannte Arbeits­pro­zesse in ihrem Team einstellen. All das macht die Einar­bei­tung neuer Mitar­beiter im Remote Work zu einer größeren Heraus­for­de­rung als in einem Bürojob.

Kommu­ni­ka­tion

Die Kommu­ni­ka­tion ist wahr­schein­lich die größte Heraus­for­de­rung, die Remote Teams zu bewäl­tigen haben. Meetings können nicht als Präsenz­ter­mine abge­halten werden und auch eine Kommu­ni­ka­tion über den Flur­funk gibt es im Home­of­fice nicht. Vor diesem Hinter­grund müssen Sie als Führungs­kraft der Kommu­ni­ka­tion im Remote Work einen wesent­lich höheren Stel­len­wert einräumen. Das bedeutet, dass sie Ihrem Team nicht nur die tech­ni­schen Hilfs­mittel für eine effek­tive Kommu­ni­ka­tion bereit­stellen, sondern auch für die notwen­dige „Kommu­ni­ka­ti­ons­kultur“ als Grund­lage einer erfolg­rei­chen Zusam­men­ar­beit im Team sorgen müssen.

Isola­tion

Arbeit im Home­of­fice kann dazu führen, dass Mitar­beiter mit der Zeit ein Gefühl der Isola­tion und Entfrem­dung entwi­ckeln. Dies ist umso häufiger der Fall, je schwä­cher die Kommu­ni­ka­tion im Team und die Führung durch das Manage­ment ausfällt. Wenn Remote Worker nicht mehr viel von ihren Vorge­setzten und Kollegen hören, fühlen sie sich zwangs­läufig allein und im Stich gelassen. Eine regel­mä­ßige Kommu­ni­ka­tion und häufiges Feed­back durch Sie als Team­ma­nager sind die besten Maßnahmen, um der Entste­hung dieser Isola­tion vorzu­beugen.

Führung

Das Manage­ment von virtu­ellen Teams stellt Führungs­kräfte vor beson­dere Heraus­for­de­rungen. Das Fehlen physi­scher Inter­ak­tion macht es für Manager wesent­lich schwie­riger, das Vertrauen, die Zusam­men­ar­beit und die Moti­va­tion ihres Teams zu stärken. Die Führung von Remote Teams ist deshalb für Führungs­kräfte mit einem Mehr­auf­wand an Zeit und Energie verbunden.

Tech­no­logie

Remote Work funk­tio­niert nur durch den Einsatz von Infor­ma­ti­ons­tech­no­logie, die die Zusam­men­ar­beit zwischen Team­mit­glie­dern über verschie­dene Stand­orte und Zeit­zonen hinweg ermög­licht. Diese Hard- und Soft­ware stellt viele Beschäf­tigte vor Heraus­for­de­rungen. Sie müssen deren rich­tigen Einsatz erlernen, was mit einem zusätz­li­chen Arbeits­auf­wand verbunden ist.

Um die im letzten Abschnitt geschil­derten He­rausforderungen in der Führung virtu­eller Teams möglichst erfolg­reich zu meis­tern, stehen Ihnen als Führungs­kraft zahl­reiche Manage­ment-Stra­te­gien und -Tech­niken zur Verfü­gung. Wir stellen nach­fol­gend die zehn wich­tigsten Tipps zur effek­tiven Führung im Remote Work vor.

Schaffen Sie klare Voraus­set­zungen

Bei Beschäf­tigten im Home­of­fice herrscht nicht selten Unklar­heit darüber, welche konkreten Aufgaben sie haben und welche Leis­tungen von ihnen erwartet werden. Dies ist beson­ders häufig der Fall, wenn die Verle­gung ins Home­of­fice ad hoc passiert. Als Führungs­kraft ist es Ihre Aufgabe, sicher­zu­stellen, dass Ihre Mitar­beiter außer­halb des Büros genauso gut über Ihre Aufgaben und Arbeits­an­for­de­rungen Bescheid wissen wie die Kollegen im Büro. Nur wenn Sie klare Voraus­set­zungen für das Remote Work schaffen, kann eine effek­tive Führung gelingen.

Finden Sie die rich­tige Balance

Fünf Tage die Woche im Home­of­fice, das mag für viele Arbeit­nehmer eine verlo­ckende Vorstel­lung sein, ist aber nicht für alle Tätig­keiten das ideale Arbeits­mo­dell. Für viele Jobs eignet sich ein Hybrid­mo­dell, also die Kombi­na­tion aus Büro und Home­of­fice, am besten. Finden Sie deshalb heraus, welches Arbeits­mo­dell am besten zu Ihrem Team passt, um es möglichst effektiv zu führen.

Bauen Sie Vertrauen auf

Vertrauen ist die Grund­lage erfolg­rei­cher Zusam­men­ar­beit. Dies gilt im Remote Work in noch viel stär­kerem Maße als bei der Präsenz­ar­beit im Büro. Virtu­elle Teams müssen darauf vertrauen können, dass jedes Team­mit­glied seinen Teil der Aufgaben verläss­lich über­nimmt. Hinzu kommt der Nach­teil, dass Remote Teams keine Möglich­keit haben, Vertrauen zuein­ander in der persön­li­chen Inter­ak­tion am Arbeits­platz aufzu­bauen. Als Manager eines virtu­ellen Teams sind Sie deshalb viel stärker gefor­dert, eine solide Vertrau­ens­basis und eine starke Vertrau­ens­kultur in Ihrem Team zu schaffen.

Kommu­ni­zieren Sie regel­mäßig

Wie bereits im letzten Abschnitt darge­stellt, zählt die Kommu­ni­ka­tion zu den größten Heraus­for­de­rungen in virtu­ellen Teams. Remote Worker sind darauf ange­wiesen, alle Infor­ma­tionen per E-Mail, Telefon oder Video­kon­fe­renz zu erhalten. Das bedeutet, dass ein Remote Team eine höhere Inten­sität an Kommu­ni­ka­tion erfor­dert als ein im Büro anwe­sendes Team. Etablieren Sie eine regel­mä­ßige Kommu­ni­ka­tion im Team und halten Sie Ihre Mitar­beiter dadurch auf dem Laufenden.

Legen Sie Kommu­ni­ka­ti­ons­re­geln fest

Telefon- und Video­kon­fe­renzen wollen gelernt sein. Nicht selten enden Konfe­renzen mit zu vielen Teil­neh­mern in Lange­weile, weil einzelne Personen Mono­loge führen, oder im Chaos, weil alle Betei­ligten zugleich spre­chen wollen. Für eine effek­tive Kommu­ni­ka­tion sollten Sie deshalb Kommu­ni­ka­ti­ons­re­geln fest­legen. Dazu zählen beispiels­weise, sich selbst kurz zu fassen und andere Personen ausreden zu lassen.

Geben Sie häufig Feed­back

Wir haben bereits die Heraus­for­de­rung erwähnt, dass Beschäf­tigte im Home­of­fice sich oftmals von ihren Vorge­setzten, ihren Kollegen und dem Infor­ma­ti­ons­fluss im Unter­nehmen abge­schnitten fühlen. Zudem wissen Remote Worker häufig nicht, ob ihre Arbeits­leis­tung zufrie­den­stel­lend ist. Um diesen Schwie­rig­keiten zu begegnen, sollten Sie als Führungs­kraft Ihren Team­mit­glie­dern häufiges Feed­back geben. In virtu­ellen Teams besitzt Feed­back einen noch höheren Stel­len­wert als in einer Präsenz­ar­beits­um­ge­bung. Idea­ler­weise findet das Feed­back im Rahmen eines Video­calls statt, sodass Sie und Ihr Mitar­beiter die Möglich­keit haben, die Mimik und Gestik des Gesprächs­part­ners zu verfolgen.

Setzen Sie klare Ziele

Einer der wich­tigsten Aspekte des Remote Leader­ships ist die Verein­ba­rung klarer Ziele. Nur wenn Ihr virtu­elles Team ein klar defi­niertes Ziel verfolgt, wird es zu einer effek­tiven Zusam­men­ar­beit finden. Zudem fördern klare Ziele den Zusam­men­halt und die emotio­nale Bindung in Teams. Wenn jedes Team­mit­glied weiß, wofür es täglich den Computer zu Hause anschaltet, werden Moti­va­tion und Bindung an Ihr Unter­nehmen ausrei­chend hoch sein für eine erfolg­reiche Team­ar­beit.

Fördern Sie die Team­ge­mein­schaft

Der Gemein­schafts­geist eines Teams entsteht häufig nicht im Rahmen der Arbeit, sondern außer­halb beim gemein­samen Mittag­essen in der Kantine oder beim Feier­abend­bier mit den Kollegen. Remote Teams haben den großen Nach­teil, dass ihnen diese sozialen Events nicht zur Verfü­gung stehen. Als Führungs­kraft müssen deshalb Sie dafür sorgen, dass sich in Ihrem Team ein guter Mann­schafts­geist entwi­ckelt.

Setzen Sie Tech­no­logie richtig ein

Der Erfolg der virtu­ellen Zusam­men­ar­beit hängt maßgeb­lich am Einsatz der rich­tigen Technik. Die Auswahl der passenden Kommu­ni­ka­tions- und Kolla­bo­ra­ti­ons­tools kann ein Projekt zum Erfolg machen oder zum Schei­tern verur­teilen. Als Führungs­kraft sollten Sie diesem Aspekt große Aufmerk­sam­keit schenken und Ihrem Team die besten Tools für die Zusam­men­ar­beit zur Verfü­gung stellen.

Kümmern Sie sich um neue Mitar­beiter

Nicht zuletzt ist auch das Onboar­ding neuer Mitar­beiter ein zentraler Aspekt der effek­tiven Führung virtu­eller Teams. Dies gilt insbe­son­dere, wenn es sich um gemischte Teams aus eigenen Mitar­bei­tern und (externen) Frei­schaf­fenden handelt. Neue Mitglieder in virtu­ellen Teams stehen in der Regel vor großen He­rausforderungen: Sie kennen das Unter­nehmen und seine Kultur nicht, müssen sich auf neue Arbeits­in­halte und -prozesse einstellen und haben keinen persön­li­chen Kontakt zu ihren Kollegen. Vor diesem Hinter­grund müssen Sie sich beim Onboar­ding in virtu­ellen Teams noch inten­siver um neue Mitar­beiter kümmern als im Büro.

Die Zusam­men­ar­beit in virtu­ellen Teams kann nur gelingen, wenn den Mitar­bei­tern die rich­tigen IT-Werk­zeuge für ihre Arbeit zur Verfü­gung stehen. Grund­lage der Zusam­men­ar­beit im Remote Work sind Tools für die Kolla­bo­ra­tion, die Kommu­ni­ka­tion und die Spei­che­rung von Infor­ma­tionen. Sie sind unver­zichtbar – unab­hängig von der Größe des Teams, dem Geschäft des Unter­neh­mens und dem konkreten Projekt.

Neben diesen drei Basis­ka­te­go­rien gibt es noch zahl­reiche weitere Bereiche, in denen Soft­ware die Zusam­men­ar­beit von virtu­ellen Teams effi­zi­enter und erfolg­rei­cher gestalten kann. Dazu zählt beispiels­weise Soft­ware für Brain­stor­ming oder für Abwe­sen­heits-, Zeit- und Perfor­mance-Manage­ment.

Die Abgren­zung der einzelnen Kate­go­rien ist nicht immer trenn­scharf. So gibt es bei vielen Tools ein gewisses Maß an Über­schnei­dungen in Bezug auf den Funk­ti­ons­um­fang. Viele Soft­ware­pa­kete für die Kolla­bo­ra­tion von Teams beinhalten beispiels­weise auch Funk­tionen zur Kommu­ni­ka­tion zwischen den Team­mit­glie­dern.

Kolla­bo­ra­tion

Kolla­bo­ra­ti­ons­tools sind die unver­zicht­bare Grund­lage der Zusam­men­ar­beit in virtu­ellen Teams. Sie haben sich in den letzten Jahren zu sehr mäch­tigen Programmen entwi­ckelt, die die Zusam­men­ar­beit großer und komplexer Teams über viele Stand­orte und Zeit­zonen hinweg ermög­li­chen. Kolla­bo­ra­ti­ons­soft­ware unter­stützt in allen Aspekten des Manage­ments virtu­eller Teams, von der Projekt­orga­ni­sa­tion über die Zuwei­sung von Aufgaben bis zur Planung von Arbeits­schritten.

Aus diesen fünf Gründen ist Kolla­bo­ra­ti­ons­soft­ware uner­läss­lich für die Arbeit in virtu­ellen Teams:

In den letzten Jahren haben sich zahl­reiche neue Anbieter von Kolla­bo­ra­ti­ons­soft­ware auf dem Markt etabliert. Die bekann­testen und belieb­testen Programme in diesem Bereich sind Asana, factro und Trello.

Kommu­ni­ka­tion

Neben Kolla­bo­ra­ti­ons­tools stellen Kommu­ni­ka­ti­ons­tools die zweite wesent­liche Säule der Zusam­men­ar­beit in virtu­ellen Teams dar. Kommu­ni­ka­ti­ons­soft­ware ermög­licht die Vernet­zung von Mitar­bei­tern an verschie­denen Stand­orten und in unter­schied­li­chen Zeit­zonen. Neben Audio- und Video­ge­sprä­chen ist darüber meist auch der Austausch von Doku­menten möglich.

Kommu­ni­ka­ti­ons­tools bieten virtu­ellen Teams folgende Vorteile:

Zu den wich­tigsten Kommu­ni­ka­ti­ons­tools mit dem größten Funk­ti­ons­um­fang zählen Skype, Zoom, Google Meet und GoTo­Mee­ting. Darüber hinaus bieten Dutzende klei­nere Anbieter eigene Soft­ware im Bereich der Kommu­ni­ka­tion an.

Video­kon­fe­renzen

Video­kon­fe­renz-Soft­ware gehört eigent­lich zur Gruppe der Kommu­ni­ka­ti­ons­tools. Aufgrund der enormen Bedeu­tung von Video­kon­fe­renzen für das Manage­ment von und die Zusam­men­ar­beit in virtu­ellen Teams führen wir sie jedoch als eigene Kate­gorie.

Ohne Video­kon­fe­renzen wäre die Arbeit von virtu­ellen Teams kaum möglich. Virtu­elle Meetings werden für so gut wie alle Manage­ment-Aufgaben im Remote Work benö­tigt: für Arbeits­an­wei­sungen, die Projekt­steue­rung, Diskus­si­ons­runden, Feed­back-Gespräche und vieles mehr. Video­kon­fe­renzen ermög­li­chen den Teil­neh­mern die Mimik und Gestik aller Team­mit­glieder mitzu­er­leben und sind somit ein wesent­lich geeig­ne­teres Manage­ment-Tool als das Telefon oder E-Mails. Die bekann­testen Video­kon­fe­renz­an­bieter sind Google Meet, Micro­soft Teams und Zoom.

Cloud-basierte Spei­cher­sys­teme

Virtu­elle Teams sind darauf ange­wiesen, dass alle Mitglieder sofor­tigen Zugriff auf alle für ihre Arbeit notwen­digen Dateien und Infor­ma­tionen haben. Die beste Art, die Zusam­men­ar­beit von Remote Workern zu erleich­tern, sind Cloud-basierte Spei­cher­sys­teme. Sie ermög­li­chen es jedem Team­mit­glied, auf alle rele­vanten Dateien und Infor­ma­tionen zuzu­greifen, diese zu bear­beiten, zu spei­chern und Kollegen zur Verfü­gung zu stellen.

Die stetig wach­sende Beliebt­heit von Cloud-basierten Spei­cher­sys­temen liegt in ihren zahl­rei­chen Vorteilen:

Die beiden mit Abstand bekann­testen Cloud-Spei­cher­sys­teme sind Google Drive und Dropbox. Darüber hinaus gibt es zahl­reiche weitere Anbieter von Cloud-basierten Spei­cher­lö­sungen.

Perfor­mance-Manage­ment

Mit Soft­ware zum Perfor­mance-Manage­ment messen Sie die Arbeits­qua­lität und sons­tigen Leis­tungen Ihrer Mitar­beiter. Diese Art von Soft­ware gehört inzwi­schen in den meisten Unter­nehmen zum Stan­dard.

In virtu­ellen Teams kommt dem Perfor­mance-Manage­ment jedoch eine beson­dere Bedeu­tung zu. Die Arbeits­leis­tungen Ihrer Mitar­beiter sind im Gegen­satz zu einem klas­si­schen Bürojob weniger sichtbar. Das bedeutet, dass Sie im Perfor­mance-Manage­ment Ihrer Teams mögli­cher­weise andere Faktoren berück­sich­tigen müssen.

Das Perfor­mance-Manage­ment ist nicht nur für Sie als Führungs­kraft von Bedeu­tung, um die Arbeits­leis­tungen Ihrer Mitar­beiter zu beur­teilen, es ist auch für ein virtu­elles Team ein zentraler Erfolgs­faktor. Remote Teams können sich keine Schwach­stellen leisten. Sie sind darauf ange­wiesen, dass alle Team­mit­glieder verläss­lich ihren Beitrag zum Team­er­folg leisten. Über das Perfor­mance-Manage­ment finden Sie heraus, ob Ihr Team richtig zusam­men­ge­stellt ist.

Brain­stor­ming

Das Brain­stor­ming ist einer der wich­tigsten Prozess­schritte beim Aufsetzen eines neuen Projekts. Idea­ler­weise kommen beim Brain­stor­ming alle Team­mit­glieder an einem Ort zusammen, um an Flip­charts und White­boards ihre Ideen „zu Papier“ zu bringen.

Nur weil Ihr Team remote arbeitet, sollten Sie keines­falls auf ein Brain­stor­ming verzichten. Zahl­reiche Soft­ware­her­steller bieten heut­zu­tage Krea­ti­vi­täts- und Ideen­fin­dungs­tools für virtu­elle Teams. Die meisten Kolla­bo­ra­ti­ons­tools sind inzwi­schen mit spezi­ellen Tools für das Brain­stor­ming ausge­stattet. Darüber hinaus gibt es aber auch Spezi­al­soft­ware am Markt, die nur diesen Bereich adres­siert.

Abwe­sen­heits­ma­nage­ment

Beim Manage­ment eines virtu­ellen Teams spielt das Thema der An- und Abwe­sen­heit eine größere Rolle als in einer Arbeits­um­ge­bung mit Präsenz­jobs. Nicht nur Sie als Führungs­kraft, auch die anderen Team­mit­glieder sind in der Regel darauf ange­wiesen, zu wissen, ob die Kollegen an- oder abwe­send sind.

Beson­ders in größeren Teams kann es schwierig sein, den Über­blick über die An- und Abwe­sen­heit der Mitar­beiter zu behalten. Um nicht im Chaos zu enden, sollten Sie eine Abwe­sen­heits­ma­nage­ment-Soft­ware verwenden. Sie erlaubt Ihnen, die Kontrolle über die Arbeits­zeiten Ihrer Mitar­beiter zu behalten und Ihrem Team Infor­ma­tionen über die An- und Abwe­sen­heit von Kollegen in Echt­zeit zu geben. Zudem ist Soft­ware für das Abwe­sen­heits­ma­nage­ment bei virtu­ellen Teams eine wich­tige Grund­lage von Prozess­op­ti­mie­rungen.

Zeit­ma­nage­ment

Neben dem Abwe­sen­heits­ma­nage­ment zählt auch das Zeit­ma­nage­ment zu den wich­tigen Funk­tionen in einem Remote Team. Die Arbeit im Home­of­fice bringt für viele Beschäf­tigte eine gewollte oder unge­wollte Vermi­schung von Berufs- und Privat­leben. Das bedeutet, dass das Zeit­ma­nage­ment nicht nur für Sie als Führungs­kraft eine Bedeu­tung hat, sondern viel­mehr für Ihre Mitar­beiter selbst.

Häufig wissen im Home­of­fice beschäf­tigte Menschen zum Ende der Woche gar nicht, wie viele Stunden sie tatsäch­lich gear­beitet haben. Mit einem Zeit­ma­nage­ment­system behalten sie den Über­blick über ihre Arbeits­zeiten. Die Vorteile liegen dabei auf der Hand:

Die Zusam­men­ar­beit in virtu­ellen Teams ist heraus­for­dernd, nicht nur für Beschäf­tigte im Home­of­fice, sondern auch für Führungs­kräfte. Aber Heraus­for­de­rungen bringen es mit sich, dass man daran wachsen kann. Mit dem Einsatz der rich­tigen Manage­ment- und IT-Tools gelingt die Zusam­men­ar­beit in jedem virtu­ellen Team.

Beson­ders Führungs­kräfte sind im Manage­ment von Remote-Mitar­bei­tern gefragt. Es ist Ihre Aufgabe als Manager, durch die rich­tige Auswahl von Führungs­tech­niken und Soft­ware-Tools die Basis für eine effek­tive und erfolg­reiche Zusam­men­ar­beit zu schaffen. Beson­ders im Bereich der IT-Tools ist das Angebotsspek­trum in den letzten Jahren explo­diert. Das heißt aber auch: Niemals zuvor waren die Voraus­set­zungen für die erfolg­reiche Führung von virtu­ellen Teams so gut wie heute.